НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Хочу электронный человекочитаемый документ! Придумайте!

Ольга Подолина
14.04.2011 12:29:35

Пост А.Колесова "Архивы электронных документов. Является проблема проблемой, если ее никто не решает?" вызвал желание вспомнить историю вопроса.

Я бы не сказала, что не делается вообще ничего.

Вспоминаю, что при переписи населения 2002 года было постановление- о порядке хранения документов - результатов переписи населения. Да, вот , нашла.
Архив России отвечал за перевод документов в графические образы, потом бумажные документы уничтожались.
Про этот опыт я слышала на какой-то конференции, и там был неформальный комментарий:" Пришлось заниматься переводом в электронный вид, потому что места хранить всю эту гору документов просто нет". Вот тут архивным работникам и пришлось задуматься о необходимости переводить документы в графические образы(т.е в электронные документы).

И технические решения по долгосрочному хранению электронных документов на рынке вроде есть - если судить по названиям.
Но долгосрочность эта- на 10-15 лет, ну чуть больше.
нужно обеспечить, чтобы эти документы можно было прочитать и через 100, и 500, и 1000 лет.

Как я вижу эту проблему?

У Н.Храмцовской есть любимый вопрос: "Перфокарта - это документ бумажный или электронный?" Коварство вопроса в том, что перфокарта- документ бумажный, но машиночитаемый ( правда, Н.Храмцовская утверждает, что при определенном навыке их и человек может прочитать. Я помню ящики перфокарт на ИВЦ завода, куда я пришла работать по распределению (там была машино-счетная станция). Наверно, действительно можно. Но не хочется...smile:-))

Проблему я вижу в том, что нынешние электронные документы - машиночитаемые, и без соответствующего оборудования уже лет через 20 их не прочитаешь. А бумажные - человекочитаемые, и их прочитают и через 100, и 200 лет( если бумага выдержит это хранение).
Обеспечивать процедуры сохранения необходимого железа, поддержку хранилищ и т.д. можно и нужно, но задачу нужно ставить так, чтобы иметь возможность прочитать архивные документы даже в случае отказа всех технических средств. Их нужно сделать человекочитаемыми!
Вот кто придумает электронный человекочитаемый документ на носителе, который выдержит и тысячу лет хранения?

Бумажные архивы столько не выдержат, поэтому решение искать нужно однозначно.
Например, качество краски современных принтеров зачастую таково, что тексты приказов и переписки, сдаваемых в архивы, иногда сейчас(!!) уже едва видны... Я читала жалобы архивных работников (с ностальгией по матричным принтерам- у них была стойкая краска!)
Для решения проблемы долгосрочного хранения документов нужен платежеспособный заказчик и ...идеи!!! А их явно не хватает.
Придумайте электронный человекочитаемый документ!

Комментариев: 66

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

Екатерина
14.04.2011 14:08:08

конеренции
архивыным
Н.храмцовской или Н,Храмцовская
жедеза

Расстраивают такие статьи. Орфография и пунктуация, точнее их отсутствие, портят вообще все впечатление о статье.
Хотя бы в word загоняйте текст перед публикацией smile:(

14.04.2011 14:14:48

Sorry.Увлеклась

Катерина
14.04.2011 16:16:20

Екатерина,

Вы смысл-то прочитали, или увлеклись пунктуацией?
В статьях важен смысл, т.е. содержание, а не форма.

Про Вас все понятно. Конструктива - ноль, "художника обидеть может всякий".

Лично мне понравилась статья, и общая идея. И то, что проблема понятна, актуальна и четко обозначено, в каком направлении нужно решать.

Автору +1)

14.04.2011 17:45:09

> Я бы не сказала, что не делается вообще ничего.

Позвольте... Но вы тут ничего не написали - что делается. А мой пост был именно про это: если проблема есть, то почему она не решается? Я пока вижу, что ее просто никто не собирается решать, а значит и проблемы нет.

> Придумайте электронный человекочитаемый документ!
Такие документы уже давно существуют. Только они чистаются с помощьсю специальных устройств - компьютеров.

Вы знаете, не каждый человек и бумажный документ может понять. Одному понадобятся очки, другому - переводчик.

Да, можно обходиться без автомобиля. Но стоит ли строить свою жизнь, исходя из того, что его нет?


> Но долгосрочность эта- на 10-15 лет, ну чуть больше.

С чего вы это взяли? Какие проблемы, чтобы прочитать его чего 100 лет?

14.04.2011 19:04:43

> Придумайте электронный человекочитаемый документ!

Я еще давно, в дискуссия по теме "что такое СЭД", отмечал, что специафика СЭД заключается в том, что она (в отличие, скажем от ERP). имеет дело с "человеко-читаемыми" и "человеко-создаваемыми" документами (см. http://www.pcweek.ru/ecm/article/detail.php?ID=125346).

Уже потом понял, что еще точнее использовать термин "человекопонимаемые" документы, поскольку у человека для восприятия информации (и доказательств!) есть не только зрения, но и другие органы чувств. Например слух для посприятия аудиодокументов.

А сейчас сделал поиск в Гугле "человекочитаемые" и нашел вот такую интересную публикацию. Где многие вещи сказаны очень точно:
http://edu.tsu.ru/historynet/informatika/posobia/rojneva/glava1.htm

"По способу фиксирования информации ресурсы Интернета являются электронными документами. Существуют разные определения этого понятия. В общем виде электронный (или электронно-цифровой) документ - это документ, созданный человеком средствами электронно-вычислительной техники. [3] При создании электронных документов, которые называют еще машиночитаемыми, информация фиксируется на материальном носители в виде "машинного кода", что делает ее недоступной для непосредственного восприятия человеком. Представить электронный документ в человекопонимаемой форме возможно только с помощью специальных аппаратных и программных средств."

Собственно, я еще несколько месяцев назад начал писать статью ровно на эту тему, но не закончил. Наверное, нужно все же...

15.04.2011 09:20:39

В общем виде электронный (или электронно-цифровой) документ - это документ, созданный человеком средствами электронно-вычислительной техники.

Браво! Значит, любая офисная бумажка - электронный документ. Она создана в компьютере и распечатана на принтере smile:) А вот автоматически сформированная электронная квитанция, согласно этому определению, ну никак не может быть электронным документом - человек-то в этом не участвовал (правда, сомневаюсь, что Вы сможете убедить в этом, скажем, налоговую инспекцию)!

При создании электронных документов, которые называют еще машиночитаемыми, информация фиксируется на материальном носители в виде "машинного кода", что делает ее недоступной для непосредственного восприятия человеком.

Это упрощенная формулировка "для массового юзера". Знающий код программист многие электронные документы способен прочитать - на уровне двоичного кода уж точно, а в некоторых случаях и на физическом уровне (да, это будет очень медленно, но это можно сделать).

Когда сегодня судебная экспертиза восстанавливает данные со шредированных на 2 мм фрагменты жёстких дисков - это ведь не машина делает, а сидит человек за мощнейшим микроскопом, находит и обрабатывает зоны с разным уровнем намагниченности...

15.04.2011 09:35:53

Цитата
Браво! Значит, любая офисная бумажка - электронный документ. Она создана в компьютере и распечатана на принтере


Мне кажется, что вы тут перепутали необходимые и достаточные условия. Каждый электронный документ создается средствами ЭВМ, но не все, что создается ЭВМ является электронным документом.

Но дело даже в этом.
Например, вы создаете в Word некий документ. И распечатываете его.

Вопрос - что является документом: DOC-файл или его распечатка?

15.04.2011 10:26:01

А.Колесов писал: Мне кажется, что вы тут перепутали необходимые и достаточные условия. Каждый электронный документ создается средствами ЭВМ, но не все, что создается ЭВМ является электронным документом.

Вы, Андрей, дали определение. Вы знаете, что такое "определения"? Это не афоризмы, которые следует интерпретировать в некоем контексте, их понимают и применяют буквально. "Дырявость" этого определения была Вам продемонстрирована, - и вот теперь кое-кто извивается, как студент на зачёте (пытаясь к тому же замолчать второй из указанных недостатков) smile;) smile:{}

15.04.2011 10:35:25

Во-первых, это не мой определение, а цитата другого автора.
Во-вторых, понятно, что определение электронного документа не может быть сведено к одной фразе. Нужна как минимум хорошая статья.

В-третьих, я - не студент на экзамене, а вы - не преподаватель принимающий экзамен.
Я бы вам тоже далеко не всегда зачет поставил. smile:)

Дмитрий Романов
15.04.2011 13:58:10

>Например, вы создаете в Word некий документ. И распечатываете его.
>Вопрос - что является документом: DOC-файл или его распечатка?

В такой постановке - ни то, ни другое smile:)

15.04.2011 14:05:09

А я уверен, что - и то и другой. Но только это разные документы.

И разного уровня:
DOC-файл - это document
распечатка - records

Дмитрий Романов
15.04.2011 14:22:25

>DOC-файл - это document
Да. Но не документ.

>распечатка - records
Нет, это тоже document

15.04.2011 14:25:38

Вот еще одно четко зафиксированное разхождение позиций smile:)

Начинаются игры с переводами.
А что же тогда DOC-файл? Как вы это назовете на языке документоведов?

Дмитрий Романов
15.04.2011 14:45:28

>Начинаются игры с переводами.
Это не игры. Это "ложные друзья переводчика"
Data и Дата - это ведь не одно и тоже?
Вот и Document и Документ - тоже разные вещи, увы smile:)

>А что же тогда DOC-файл? Как вы это назовете на языке документоведов?
Информация, зафиксированная на материальном носителе.

Чтобы DOC-файл стал документом, а распечатка стала records, нужно еще кое что....

15.04.2011 17:56:15

ОК!
Вас записываем в "лагерь НХ" smile:)
Хотя и с некоторыми оговорками - она считает что документ=records. А вы, похоже, как-то их различаете, хотя и не очень понятно, как.

Дмитрий Романов
15.04.2011 18:48:49

Просто в отличии от Вас я обязан уметь общаться со специалистами из различных предметных областей на их языке smile:)

15.04.2011 20:07:07

Вы ведь отлично знаете, что в предметной СЭД области нет единого языка. Наверное, знаете и то, что кроме перевода терминов Moreq2 в исполнении НХ, есть еще и перевод, одобренный ГУД. Вы тут придерживаетесь перового варианта, а, как я понимаю, когда говорите в ГУД - второго?

Тогда уж было бы логично, в разговоре со мной, придерживаться моего варианта smile:)

Дмитрий Романов
15.04.2011 20:55:04

>Тогда уж было бы логично, в разговоре со мной, придерживаться моего варианта

Андрей, это феноменально!!! Похоже, Вы тут же забываете не только ответы, но даже собственные вопросы! Вы ведь что спросили: "Как вы это назовете на языке документоведов?". При чем тут ваш вариант? Ответьте мне на французском, но так, чтобы это был китайский!? smile:)

Что же до двух вариантов переводов - в реальных проектах приходится сталкиваться с гораздо большим разнообразием трактовок и смыслов. Термины - это просто слова и гораздо продуктивнее договориться на уровне отдельной группы людей (например, проектной команды) о единой системе обозначений. А Вы упорно пытаетесь навязать бытовую лексику профессиональному сообществу.

15.04.2011 21:00:55

Цитата
гораздо продуктивнее договориться на уровне отдельной группы людей (например, проектной команды) о единой системе обозначений.

Это я отлично знаю, как из общей теории, так и из личного опыта.
Но дело в том, что в силу особенностей профессии, я не могу общаться с каждым читателем "глаза в глаза".
И в этом обмене мнениями, я должен писать так, чтобы это было понятно читателям, а не конкретному собеседнику.

Дмитрий Романов
15.04.2011 21:48:22

>я должен писать так, чтобы это было понятно читателям
Ну так и пишите smile:) Кто мешает определять термины прямо в публикации? Вас все поймут, если вы обозначите свою позицию. Например так: "Документом далее я буду называть любой набор символов, набранный в Ворде кем угодно для какой угодно цели или же без всякой цели, сохраненный на жестком диске или же распечатанный на бумаге"...

Мы ходим по кругу smile:(

15.04.2011 22:08:36

Думаю, что мы давно вышли за рамки темы данного поста.

14.04.2011 22:53:04

Цитата
Придумайте электронный человекочитаемый документ!


А может не надо? Давайте представим себе мир, в котором любой документ:
- быстро готовится и гарантированно доставляется;
- хранится вечно.
И нет первых отделов, ограничивающих сверху рост документооборота физическими возможностями машбюро smile:).

15.04.2011 08:58:37

Сергей, не могли бы Вы пояснить,
- зачем все документы хранить вечно?
- какое отношение первый отдел (спецчасть) имеет к машбюро, это всегда были отдельные подразделения? И если первые продолжают жить и работать, то вторые уже много лет как ушли в историю...

15.04.2011 10:15:26

Цитата
зачем все документы хранить вечно?


Вечно - это не буквально вечно, но очень долго. smile:)
А насчет "зачем" - рационального ответа не знаю. У меня просто какие-то смутные ощущения, что добром все это не кончится. smile:)

15.04.2011 13:24:24

Сергей Голубев писал: У меня просто какие-то смутные ощущения, что добром все это не кончится.

Я бы сказала, правильное предчувствие! smile:)

На самом деле одна из ключевых задач управления документами - своевременное уничтожение более не нужной информации. Когда это получается, на постоянное хранение уходит примерно 3 - 5% всех документов.

Сейчас технологии вроде как позволяют сохранять всё, и кое-кто агитирует за этот подход, поскольку в этом случае можно не выполнять массу трудоемкой работы, связанной с классификацией информации, проведением экспертизы ценности, назначением и отслеживанием сроков хранения. Однако лишняя информация не только создает информационное "болото", в котором трудно отыскать нужную инфомацию, но и лишние риски для коммерческих организаций (право уничтожить лет через 5 основную массу деловых документов - это, в сущности, амнистия по старым грехам).

15.04.2011 13:33:41

Цитата
На самом деле одна из ключевых задач управления документами - своевременное уничтожение более не нужной информации.


Именно. Только археологи говорят о другом. Большинство всякой клинописи и папирусщины - обычные бюрократические документы. Сколько чего заготовили, скольку куда отвезли...
Никакой "вечной" ценности они не имеют. А вот дошли до далеких потомков.
И люди с тех пор вряд ли стали сильно лучше.

15.04.2011 09:50:40

Все написанное выше относится к небольшой группе документов постоянного(т.е длительного, иногда очень) срока хранения.
Напомню, дискуссия развивалась так:
1. Вопрос: "Когда будет переход к полностью электронному документообороту?"
2.Точка зрения: "Только когда будет решена проблема долгосрочного хранения электронных документов, потому что сейчас приходится распечатывать документы и хранить их в бумажном виде для дальнейшей передачи в архивы"
3. Гипотеза:" Для длительного хранения электронных документов нужен носитель, позволяющий хранить электронные документы как человекочитаемые."

15.04.2011 10:52:58

Ольга Подолина писала: нужен носитель, позволяющий хранить электронные документы как человекочитаемые

А как Вам вот такая технология - http://www.norsam.com/rosetta.html ?

(Для тех читателей, кто не владеет английским, поясню - речь идёт о технологии микрозаписи информации - как в аналоговой, так и в цифровой форме - на никелевых пластинах небольшого размера. Информация может быть прочитана человеком при помощи микроскопа.)

15.04.2011 11:40:38

А чем использование микроскопа отличается от использования компьютера? Причем, скорее всего, микроскоп будет стоить намного дороже. Да и никелевые пластины тоже.
Посчитайте также стоимость хранения на единицу информации.
Не говоря уже про более низкую надежность.

Кстати.
Вы ведь наверное, знаете, что человечество уже давно отказалось от эталонов мер (вес, длина) в виде материальных носитетей. И неплохо живет с такими стандартрами, которые сам человек увидеть-пощипать не может.

Романов Дмитрий
15.04.2011 12:16:44

Коллеги, очень рекомендую вам сходить на сайт http://www.osgrm.ru/ и посмотреть как решается задача одовременной работы с электронным и бумажным архивом.

15.04.2011 12:31:41

Знакомые ребята - я про них (с фото) писал еще в декабре 2009 (!) года - http://ecmclub.blogspot.com/2009/12/blog-post_03.html

Кстати, вот вариант термина (тогда же это обсуждалось) - "рекордз".

Да, посмотреть можно, но...

В этом обилии рекламных матераиалов очень сложно разобраться по сути. Вот они бы пришлю сюда, рассказали бы, а мы бы посправшивали...

Заодно о том, как они решают задачи долгосрочного хранения электронных документов.

15.04.2011 12:43:02

А.Колесов написал: Вот они бы пришлю сюда, рассказали бы, а мы бы посправшивали...

Руководители и ведущие специалисты OSG регулярно выступали в последие годы на крупных конференциях (например, Гильдии), и подробно всё рассказывали. Кто хотел, мог услышать и задать вопросы smile;)

15.04.2011 12:56:41

Чтобы услышали многие, нужно рассказывать часто. И еще публиковать...
Интересно: сколько было слушателей на "крупной конференции" Гильдии? Я был на одной года два назад. 100 человек - это "крупная"?

И к тому же "кто хотел, кто не хотел" - это дело тонкое. Тогда не хотел, сейчас - захотел. И не настолько захотел, чтобы идти куда-то. Придут сюда - послушаю...

15.04.2011 13:10:43

Цитата
100 человек - это "крупная"?
Во-первых, народу там было побольше. Во-вторых, конференции по документационной тематике - это не айтишные тусовки, они всегда собирают меньше участников. Во-третьих, значение имеет не только количество, но и уровень участников и докладчиков. Для специалистов ДОУ - это одна из трех-четырех наиболее важных конференций.

Цитата
И не настолько захотел, чтобы идти куда-то. Придут сюда - послушаю...
Под лежачий камень вода не течёт.

15.04.2011 13:15:36

Цитата
Под лежачий камень вода не течёт

Вот и я про то же.
Только в данном случая я чувствую себя водой smile:)

Дмитрий Романов
15.04.2011 18:57:34

>Придут сюда - послушаю...

А со стороны посмотреть - ну камень камнем smile:)

15.04.2011 13:06:37

Это все очень хорошо.Я знакомилась с их возможностями и технологиями.Но!
Опять же- одновременная работа с бумажным и электронным архивом!
Вопрос же ставился - как перейти к полностью электронному документообороту. Все равно есть доля документов ( соглашусь, что все меньшая- если применять описанные выше технологии), которые нужно хранить в бумажном виде.
Эти технологии решают проблемы хранения документов, которые будут актуальны еще лет 15-20. Но хранение документов, которые нужно хранить дольше(например, нотариальные архивы), я бы им не доверила. Да и нотариусы не согласятся. Им еще долго придется доказывать надежность ИТ-технологий. Они свои реестры даже печатать компьютеру не доверяют- по правилам, они переписываются вручную.
Что там нотариусы! Инспекция по труду требует заполнения раздела личной карточки "Отпуска" -вручную!

15.04.2011 13:31:27

Цитата
Эти технологии решают проблемы хранения документов, которые будут актуальны еще лет 15-20. Но хранение документов, которые нужно хранить дольше(например, нотариальные архивы), я бы им не доверила. Да и нотариусы не согласятся. Им еще долго придется доказывать надежность ИТ-технологий. Они свои реестры даже печатать компьютеру не доверяют- по правилам, они переписываются вручную.


Тут, в целом, давно известно, как это делается. Это вопрос проверки технологий временем и смены поколений. Нынешее поколение нотариусов, может, и не перейдет, а следующее уже ни с какой бумагой и дело не пожелает иметь.
Все это уже не раз (и в истории ИТ и истории человечества) проходили.

А пока должны работать два механизма параллельно, но с одинаковыми правами (а не так - подлиник-копия),
А дальше все будет по принципу естественно отбора.

Понимаете - телефон с дисковыми набирателями номера никто не запрешщал. Они просто сами умерли.

15.04.2011 13:31:49

Ольга Подолина писала: Да и нотариусы не согласятся. Им еще долго придется доказывать надежность ИТ-технологий.

Новый закон о нотариате, разрешающий электронный нотариат, ожидается в конце этого года. А на днях прошло сообщение о том, что впервые в России московский нотариус произвел электронное заверение документов, необходимых для регистрации юрлица, и отправил их в налоговую службу.

15.04.2011 14:16:03

Там предусматривается возможность заверения документов в электронном виде. Организуют электронный документооборот по выполнению запросов к нотариусам- например, по части наследства. Но о ведении реестров в электронном виде речи не идет.
Там фраза-архивы хранятся в соответствии с праавилами госархивов. Госархивы документы в электронном виде не принимают и не планируют в ближайшее время (согласно интервью кого-то из руководителей Росархива прошлой весной- я специально задавала вопрос). Попозже найду- это где-то в интернете есть.

Дмитрий Романов
15.04.2011 14:01:45

Тёзка smile:?: smile:!: smile:?:

Дмитрий Романов
15.04.2011 14:35:47

А то... smile:D

15.04.2011 16:22:10

Я бы сказал еще и однофамилец. Может, и "по батюшке"? smile:)

Дима (mail.ru)!
Рад твоему подключению к обсуждениям!
Будет хорошо, если ты (как второй) как-то идентифицируешься (типа, как у Чехова - "Иванов 7-й") smile:)

И еще - все же полезно использовать аватарку.

15.04.2011 13:26:05

Кстати, мы тут говорим про разные интересные нюансы, а вопрос -- что же реально делается в плане решения задачи долгосрочного хранения электронных документов - повис в воздухе.

Как и повис и вопрос:
>> Но долгосрочность эта- на 10-15 лет, ну чуть больше.
С чего вы это взяли? Какие проблемы, чтобы прочитать его чего 100 лет?

Кстати, я утром написал пост (http://www.pcweek.ru/ecm/blog/ecm/), в котором предложил, в том числе, вынести вопрос "ДХЭД" на ДокФлоу, например, в формате панельной дискуссии. Написал по этому поводу организаторам ДокФлоу, но они пока молчат.
А вы что думаете?

15.04.2011 13:41:07

А.Колесов снова написал: Какие проблемы, чтобы прочитать его чего 100 лет?

Читайте литературу, чаще ходите на конференции и курсы повышения квалификации - узнаете smile:{}

А то пока мы видим лишь Ваши бездоказательные заявления о том, что "очевидно, как это можно сделать". Нам - не очевидно (может, мы, на свою беду, просто слишком много знаем?). Вот и расскажите, - конкретно, - как обеспечить сохранность юридически значимых документов в течение 100 лет.

15.04.2011 13:50:45

Вы мне этот вопрос задаете уже не раз, и каждый раз я вам поясняю:

Чтобы говорить о хранении электронных юридически значимых документов, нужно сначала выяснить - что такое "электронные документы" и что такое "юридически значимые документы" (не только электронные).

Но как только вам задаются эти вопросы, вы куда-то с поля дискуссии исчезаете.

Вот я например, пару часов назад в этом посте спросил:

> Например, вы создаете в Word некий документ. И распечатываете его.
> Вопрос - что является документом: DOC-файл или его распечатка?
Но ответа не последовало.

> Читайте литературу, чаще ходите на конференции и курсы повышения квалификации - узнаете

Я могу вам дать ровно такой же совет. Не ограничивайте свой кругозор только общением со спецами петровских времен smile:)

15.04.2011 13:58:41

А.Колесов в который уже раз повторил: Но как только вам задаются эти вопросы, вы куда-то с поля дискуссии исчезаете.

Вы задаете вопросы не мне, а сообществу. Своё понимание этого вопроса я раза три Вам излагала - но Вы не читаете ни моих ответов, ни ответов других специалистов, а я не считаю нужным повторяться. Так же поступают и остальные коллеги.

Пока же Вы уверяете, что знаете, как решать вопрос, который - по Вашим же словам - даже точно ещё не поставлен! smile:D

15.04.2011 14:07:12

Еще я хочу пояснить: для меня вопросы долгосрочного хранения документов не являются приоритетным. Если более актуальные.
Когда будет время - выскажусь более детально. А сейчас - просто нет времени на это.

15.04.2011 14:20:16

Констатируем уже давно известную позицию сторон: вы считаете, что уже ответили (чего проще, сделайте Copy-Paste), я считаю, что не ответили.

15.04.2011 14:08:49

Андрей Колесов писал: Не ограничивайте свой кругозор только общением со спецами петровских времен

И это пишет человек, который не шутя собрался на Docflow обсудить вопросы архивного хранения электронных документов со специалистами из Росархива и ВНИИДАД! smile:oops:

Впрочем, спецы петровских времен - они ведь действительно спецы, и с ними вполне можно и нужно вести серьёзные дискуссии.

15.04.2011 13:59:02

Какие проблемы, чтобы прочитать лет через 100?
Я лично вижу большие проблемы. Предлагаемые пути разработки процедур переформатирования и переноса на другие носители неявно предполагают, что все время хранения будут выполняться условия:

1.Есть некий субъект который заинтересован в сохранности этих архивов;
2-Есть финансирование этих работ;
3-Есть специалисты, способные проводить подобные работы.

История нашей страны(и мировая тоже)очень ярко демонстирует, что достаточно часто п.1 может исчезнуть -не навсегда, на время(что влечет п.2). Даже пяти лет (или меньше) отсутствия должного ухода за подобным архивом- и его уже никогда не восстановить, чисто физически. Ну, археологи покопаются.
п. 3 тоже критичен. Перерыв в подготовке специалистов лет на 10- и электронные архивы никто не восстановит. А все может быть, например что-то вроде китайской культурной революции.
Хранение архивов - требование общества больше, нежели государства. Поэтому сохранность архивов должна быть обеспечена- в общих интересах.
Пренебрежение вопросами сохранностии архивов в 90-е годы при ликвидации предприятий и организаций аукается сейчас очень многим людям при оформлении пенсий.
Конечно, нужно деверсиицировать риски - лучшее хранить документы и в бумажном, и электронном виде. Больше шансов их сохранить.
Это все кажется маловероятным, но при оценке рисков сохранности такой важной информации должны принимать во внимание все, даже маловероятные возможности, и нужно продумывать заранее, что делать, если рисковое событие все-таки произойдет.

15.04.2011 14:12:18

Теоретические проблема понятна. Это можно обсуждать.
Но все же давайте все это обсуждать с использованием практики.

Вы привели в тексте поста конкретный пример. Так давайте рассмотрим его до конца!
Вы написали там
> Но долгосрочность эта- на 10-15 лет, ну чуть больше.
А я уже третий раз справшиваю - откуда вязлись эти 10-15 лет?

И еще: разве поддержка архивов (даже в отдельных организация) сегодня не требует финансирования и каких-то усилий?

15.04.2011 14:32:25

10-15 лет-моя оценка. Смена технологий, поколений техники и т.д. Документы уже 20-летней давности восстанавливаются с большими проблемами.

Фраза из письма Вашего друга: "Если у тебя есть рукопись в читаемом формате.... " Очень велики шансы, что формат будет уже не читаемым, а вот документ потребовался.А бумажные документы лежат себе и лежат, электроэнергии не требуют. А для переконвертации данных нужно волевое решение начальства, выделение средств и других ресурсов. Мне не верится,что все и всегда будут давать на это деньги.

Да, хранение документов в бумажном виде тоже требует денег, но меньше.

И я подчеркиваю - я сторонница перехода на электронный документооборот, сейчас нужно деверсифицировать риски- хранить документы и в электронном, и бумажном виде. Если будет найден способ надежного хранения электронных документов- я, как специалист по электронному документообороту, буду только счастлива.

15.04.2011 17:45:00

Пост по "письмо друга" еще не закончен! Возможно, будут весьма оптимистичное продолжение smile:)

Но вот сайт PC Week. Вот моя первая статья опубликованная в газете: http://www.pcweek.ru/themes/detail.php?ID=78089

С тех пор прошло 15,5 лет и никакий проблем не наблюдается и в будущем.
У меня есть цифровые фото 20-летней давности (файлы той же давности), они вполне читаемы и тоже не вижу проблем.

Я уже не говорю о том, что изучение этого вопроса нужно с исследования зарубежного опыта. Мне лично, кажется позиция Н.Храмцовской очень странной и противоречивой. Онна знает зарубежные опыт и знает, что там эти проблемы решаются. Но почему-то не говорит об этом тут и более того, утверждает о неразрешимости проблем.

Кроме того, она сама же в одних постах приводит примеры "юридической значимости" (в суде) самых различных электронных документов, но при этом в других записях утверждает что ровно эти же документы документами не являются.
Странно все это...

15.04.2011 18:47:07

А.Колесов писал: Странно все это...

"Странно это, странно это, странно это - быть беде!"

Впрочем, я честно говорила Андрею, что если он надеется найти те формальные признаки, по которым электронный объект (как, впрочем, и бумажный) однозначно и независимо от внешних обстоятельств можно признать документом - то их нет.

Помимо собственно электронного объекта с его реквизитами, приходится принимать во внимание законодательство, внутреннюю нормативную базу организации, контрактные обязательства, обстоятельства создания, использования и хранения объекта, и ещё много чего. Ничего страшного в этом нет, наши суды и госорганы вполне успешно справляются с этой задачей, принимая (и не принимая) в качестве доказательств самые разнообразные объекты.

А в будущем - "То ли ещё будет, ой-ой-ой!"

15.04.2011 19:57:19

Цитата
Впрочем, я честно говорила Андрею, что если он надеется найти те формальные признаки, по которым электронный объект (как, впрочем, и бумажный) однозначно и независимо от внешних обстоятельств можно признать документом - то их нет.

Да, это как раз известно и без вашего честного признания. Странно то, что в одном месте, вы этот известный факт признаете, а в другом - не признаете.
С одной стороны, вы признаете, что только суд может решить является ли документ документом, а с другой - фактически не признаете права на существетование элекронных документов как таковых.

С одной стороны... Впрочем, все это будет повторами уже сказанного....

15.04.2011 20:08:38

Андрей Колесов написал: ...а с другой - фактически не признаете права на существетование элекронных документов как таковых.

Враньё.

15.04.2011 20:21:08

Пусть решают читатели.

Дмитрий Романов
15.04.2011 21:08:56

>Враньё.

+1

Шушунин Владислав
16.04.2011 15:19:58

Коллеги, Вы не слышите друг друга!
И от темы ушли уже.
Дискуссия ради дискуссии?

17.04.2011 09:36:30

Согласен!
Есть предложение к вам, как к независимому наблюдателю
1. Составьте по содержательной части обсуждений свое видение кратких итогов обмена мнениями
2. По этим итогам сформулируйте постановку вопроса.

Я все это вынесу в отдельный пост и буду следить, чтобы обсуждение шло в определенном русле.

Что скажете?

17.04.2011 11:06:44

Андрей, спасибо за предложение.

Давно и с большим удовольствием знакомлюсь с Вашими материалами по теме.
Для сверки, так сказать, своих ощущений с мнением спецов.
Я больше практик, реально пытаюсь создавать системы СЭД в госорганах различного уровня (побывал в шкуре и представителя Заказчика, и внедренца).
Анализ, обобщение - не мое поле. Впрочем, может быть уже пришло время, я подумаю.
Сегодня меня больше интересует тема "почему чиновник против внедрения электроного документооборота". Из собственного опыта знаю настроения чиновников разного уровня - от органов власти субъекта до муниципалитетов 1-го и 2-го уровней.
Реальность такова, что работа по созданию СЭД в органе власти невозможна без жесткой воли "сверху".
Написано об этом много, но ответа на вопрос "почему?" как не было, так и нет.
В программе Инфодокума-2011 планируется круглый стол с близкой темой, надеюсь поучаствовать.

17.04.2011 19:55:29

Владислав Шушунин писал: Сегодня меня больше интересует тема "почему чиновник против внедрения электронного документооборота".

Уважаемый Владислав, выскажу свою точку зрения на этот вопрос. Чиновники – точно такие же нормальные люди, как и сотрудники коммерческих фирм. Если внедрение новой технологии вынуждает их работать фактически больше, интенсивнее и при этом за ту же зарплату, а уж тем более, если появляется угроза потери работы – жди сопротивления и саботажа. Не способствует делу и то, что многие государственные органы – благодаря в первую очередь экономным дядям из Правительства – сильно сократили финансирование повышения квалификации своих сотрудников.

Когда чиновник, наоборот, понимает, что внедрение ИКТ не грозит ему потерей места, разгружает его от неинтересной технической работы, позволяет трудиться более творчески и проявить себя, когда он проходит обучение, повышает квалификацию и пропорционально растет его зарплата – он сопротивляться уже не будет.

Ровно ту же картину можно наблюдать и в отношении к внедрению ИКТ государственных органов в целом . Обычно оно положительное тогда, когда государственный орган видит в нем выгоду для себя и для своих сотрудников. Если же внедрение означает наваливание дополнительной работы, более жёсткие сроки и контроль со стороны вышестоящих инстанций (и, само собой разумеется, ни копейки дополнительного финансирования) – чему же тут радоваться?

Реальность такова, что работа по созданию СЭД в органе власти невозможна без жесткой воли "сверху". Написано об этом много, но ответа на вопрос "почему?" как не было, так и нет.

В любом зарубежном стандарте, связанном с внедрение чего-либо нового, Вы прочтете, что критически-важным условием успеха является поддержка со стороны высшего руководства. Руководство – оно руководство и есть, именно оно задает направление развития организации и выделяет необходимые деньги, ресурсы и людей. Конечно, встречаются случаи, когда что-то успешно внедряется без особой поддержки и даже вопреки воле начальства, но их очень немного, и, как правило, у тех, кто занимается внедрением, есть собственная жгучая заинтересованность в успехе.

Владислав Шушунин
18.04.2011 00:03:05

Наташа, я подписываюсь под каждым Вашим словом, возражать нечего. Но кроме этого в последнее время у меня начинает складываться ощущение, что мы вообще спешим с электронным документооборотом. СЭД ради СЭД. Нет, понятно – ускорение рассмотрения и согласования, прозрачность деятельности чиновника, повышение исполнительского контроля, etc.. – все это присутствует. Но система вполне способна жить и без этих «ускорений», по старой «бумажной» схеме. И живет. Поэтому пока можно не напрягаться. Какая новая цель или задача должна появиться, чтобы без новых технологий просто невозможно стало ее решить? Госуслуги в электронном виде могут быть таким катализатором прорыва?

18.04.2011 09:47:32

Владислав Шушунин писал: Но кроме этого в последнее время у меня начинает складываться ощущение, что мы вообще спешим с электронным документооборотом... Но система вполне способна жить и без этих «ускорений», по старой «бумажной» схеме. И живет.

Россия, конечно, могла бы ещё какое-то время пожить по старинке. Но, во-первых, нашему руководству стыдно стало, что даже самые отсталые страны мира внедряют электронное правительство, а мы – нет. Помимо этого, дальнейшее промедление означало бы потери по всем направлениям – начиная с политической стабильности (Северная Африка – урок и для России), дальнейшее отставание в военной области и, что очень важно, огромный вред для экономического развития. Мы ведь давно уже не самодостаточная страна, а часть мировой капиталистической системы – поэтому и не можем без ущерба для себя жить не как все.

Даже наше законодательство теперь уже мало отличается от европейского, и все ключевые законы из «джентльменского набора» приняты, хотя мы ещё до конца не осознали, для чего они нужны нам самим (возьмите законы о персональных данных и о доступе к информации о деятельности государственных органов!).

Поэтому пока можно не напрягаться. Какая новая цель или задача должна появиться, чтобы без новых технологий просто невозможно стало ее решить? Госуслуги в электронном виде могут быть таким катализатором прорыва?

С моей точки зрения, госуслуги для граждан – вторичная задача (хотя и важная в пропагандистском отношении). Главное для государства – защита существующего политико-экономического строя, поддержание военной мощи, борьба с терроризмом и укрепление национальной экономики. Сегодня системы управления на основе бумажных технологий с этими задачами уже справляются плохо.

18.04.2011 09:21:17

Забыл чера напис тут: я вчера же, как обещал, опублковал отдельный пост - "Почему чиновник против внедрения электронного документооборота?". Предлагаю перенести обсужедение туда.

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии