НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Одна из ключевых проблем СЭД

Сергей Голубев
15.04.2011 15:28:22

Программистом я стал случайно. Если совсем точно - по недоразумению. Поэтому в ИТ отношусь с сугубо крестьянским интересом - с точки зрения интегральной практической пользы, без пиетета к полету кодерской фантазии.
В том смысле, что не воспринимаю ИТ само по себе, а только в качестве приложения к чему либо, причем стоящее на втором месте. если физика плюс ИТ, конструирование плюс ИТ, развлечение плюс ИТ. Или документооборот плюс ИТ.
То есть не "электронный документооборот", а "документооборот электронный" - именно в таком порядке должны стоять слова. Вот примерно в таком режиме я читал заметку Ольги Подолиной "Хочу электронный человекочитаемый документ! Придумайте!".
Поскольку мой очередной комментарий к ней получается слишком объемным и уже совсем "не в тему", я решил написать его вот так - отдельно. По-моему, эта тема важна сама по себе.
Итак, допустим, прогресс в технологической сфере привел к тому, что документы составляются быстро (даже писать не надо - машина сама пишет под диктовку), хранятся долго, не занимают много места и т.д. В-общем, достигнут идеал СЭД-технократов - построена идеальная система, в которой на первом месте стоит слово "электронный". Бери, дорогое и любимое общество.
Общество, конечно, возьмет. Оно такое - все берет. Но вовсе не обязательно, что будет использовать это так, как хотят технократы.
Знаете, чего чаще всего находят археологи, когда откапывают какие-нибудь клинописные таблички? Вовсе не сочинения ученых или поэтов, а обычную бюрократическую писанину. Взять хотя бы архив, обнаруженный в Пилосском дворце - типичная канцелярия. Из которой ровным счетом ничего не следует, поскольку тогдашние чиновники наверняка умели писать отчеты не хуже нынешних.
Отсюда проблема, сформулированная Натальей Храмцовской: "... одна из ключевых задач управления документами - своевременное уничтожение более не нужной информации". СЭД-технократы скажут, что решение лежит на поверхности. Каждому документу с самого начала присваивается некий атрибут важности и машина сама сотрет их по истечении какого-то заранее определенного срока.
Ага, так я и поверил. Помню, будучи еще молодым специалистом получил я письмо от смежников. Ничего секретного там в даже в намеках не было, но гриф стоял. Причем, даже не ДСП, а покруче.
Времена были уже перестроечные, поэтому начал я громко потешаться над таким безобразием. Но старшие товарищи без всякого смеха объяснили, что все правильно - так и надо делать. Мол, документы без грифа даже молодые специалисты выбрасывают не читая.
И мне посоветовали поступать точно так же. Если я хочу, чтобы составленный мной документ был хотя бы прочитан, то надо сделать так, чтобы ему присвоили гриф - чем выше, тем лучше.
Правда, такие документы обязательно проходили через специальное машбюро, что было некоторым сдерживающим фактором на пути их бесконечного роста с одной стороны, но увеличивало накладные расходы - с другой. Куда ни кинь - все клин.

Комментариев: 3

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

15.04.2011 18:31:24

Сергей Голубев писал: Но старшие товарищи без всякого смеха объяснили, что все правильно - так и надо делать. Мол, документы без грифа даже молодые специалисты выбрасывают не читая.

И у нас было то же самое smile:) Но машбюро у нас было общее, оно печатало как секретные, так и несекретные документы, и подчинялось спецчасти только в плане соблюдения режима секретности - как и любое другое подразделение.

Каждому документу с самого начала присваивается некий атрибут важности и машина сама сотрет их по истечении какого-то заранее определенного срока. Ага, так я и поверил.

Машина-то сотрёт, ей что, она железная... Но я согласна с тем, что степень важности, как говорится, "в глазах смотрящего". Для бизнесмена, например, самыми важными являются уставные документы, которые похожи друг на друга, как близнецы-братья - а вовсе не материалы, отражающие историю его бизнеса или рассказывающие о выдающихся людях, которые в нем работали. Росархив тоже хорош - если Вы заглянете в их последние перечни, то в них историческая ценность документов уже не учитывается, как раньше, при назначении сроков хранения. В мировом масштабе тоже наблюдается перекос в сторону деловых документов - так, в определении документа в стандарте ISO 15489 об исторической ценности информации нет ни слова.

Именно поэтому для общества важны квалифицированные и увлеченные архивисты и документоведы, поскольку без них в исторические архивы могут попасть одни лишь финансовые документы да парадные отчеты smile:)

15.04.2011 18:52:42

Не могу удержаться от цитирования слов моего приятеля: "... самое надёжное хранилище информации - человеческая память. А когда она стирается - значит, эта информация не востребована более." smile:)

15.04.2011 19:21:07

Говорят, что человеческая память не стирается - к ней просто закрывается доступ, и, при необходимости, нужно идти в обход операционной системы, через подсознание smile:)

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии