Компания «СКБ Контур» перевела документооборот с клиентами в электронный вид. У «СКБ Контур» более 1 200 000 клиентов и 2500 партнеров по всей России, с которыми компания регулярно обменивается документами.

Для перехода на ЭДО «СКБ Контур» воспользовалась собственным сервисом «Контур.Диадок». Кроме того, в документообороте компании задействовано несколько учетных и информационных систем собственной разработки: система бухучета «Контур-Бухгалтерия Актив», биллинговая система, система автоматической регистрации электронных договоров, система автоматического расчета агентского вознаграждения для партнеров, система учета счетов, сервис интернет-отчетности «Контур.Экстерн».

Внедрение прошло в несколько этапов. На первом в электронный вид перевели ежемесячный документооборот с партнерами. У них появилась возможность оперативно представлять подписанные клиентом акты и своевременно получать агентское вознаграждение.

На втором реализовали пилотный проект: несколько подразделений «СКБ Контур» вручную загружали документы в «Диадок» и отправляли клиентам.

На третьем этапе с «Диадоком» интегрировали бухгалтерскую систему и начали отправлять в электронном виде акты и счета-фактуры сначала пользователям сервиса «Контур.Диадок», а затем и «Контур.Экстерна».

Последним этапом стала интеграция «Диадока» с биллинговой системой, благодаря чему продавцы и партнеры компании начали отправлять документы клиентам самостоятельно. Это стало настоящей победой, так как в документообороте компании так или иначе задействовано порядка 4 300 сотрудников, включая менеджеров партнеров.

Все системы были интегрированы средствами API «Диадока».

Сейчас в «СКБ Контур» полностью переведен в электронный вид весь поток исходящих документов для клиентов, включая договоры, соглашения, лицензию «Крипто.Про» и другие. Налажен обмен электронными документами напрямую между компанией и клиентами. На ЭДО с клиентами перешли 60% партнеров, включая самых крупных. В 2015 году этот процесс будет завершен, планируется настроить отправку документов в автоматическом режиме.

«Ежемесячное пополнение бумажного архива в 4 квартале 2014 года сократилось на 40%, в 2015 году этот показатель планируется увеличить до 80%. Издержки на доставку документов снижены на те же 40%, так как они уменьшаются настолько, насколько увеличивается доля электронных документов. Срок подписания документов, которые требуют двусторонней подписи, теперь составляет 1-2 дня, независимо от того, где географически находятся стороны, — поделился полученными результатами Денис Баянов, специалист разработки „СКБ Контур“. — Мы достигли и других результатов. Менеджерам не нужно обрабатывать огромные объемы вторых экземпляров документов, поступающих из сервисных центов и от клиентов, — электронные документы учитываются автоматически, сразу же после их подписания клиентом. Мы больше не сталкиваемся с сомнительными подписями, непропечатанными фрагментами и ошибками, характерными для бумажных документов. Наши сервисные центры получили важное преимущество : время на документальное оформление продажи теперь не превышает длительности обычного телефонного звонка клиенту. Прямо в процессе разговора можно оформить все документы и подписать их, попутно рассказав клиенту о преимуществах электронного документооборота».

«Как правило, для тестирования того или иного сервиса разработчик прибегает к услугам фокус-групп, а мы пробуем новые функции „Диадока“ на себе, — отметил Эдуард Шифман, руководитель направления ЭДО в „СКБ Контур“. — Таким образом, наши представления о том, как должна работать система ЭДО, подкреплены собственной практикой. Мы надеемся, что такой подход поможет нам сделать „Диадок“ еще удобнее для клиентов, ведь именно это наша главная цель».

Пресс-релиз

Версия для печати