Компания «Систем-Консалт», сертифицированный партнер DIRECTUM, завершила проект внедрения DIRECTUM в Тюменском Областном центре зимних видов спорта «Жемчужина Сибири». Это современный тренировочный и соревновательный комплекс мирового масштаба. Независимая инфраструктура позволяет проводить полный спектр учебно-тренировочных мероприятий по подготовке российских спортсменов и соревнования мирового уровня. В течение года в ОЦЗВС «Жемчужина Сибири» проходит порядка 10 соревнований по лыжным гонкам и биатлону.

«Переговоры о внедрении DIRECTUM мы вели с „Жемчужиной Сибири“ почти 2 года. Задолго до начала проекта внедрения мы конкретизировали все основные задачи и запланировали оптимальное время для старта работ, когда персонал не будет перегружен текущей работой. В ходе внедрения DIRECTUM мы всегда опираемся на ключевых сотрудников заказчика», — рассказал Владимир Трофимов, коммерческий директор «Систем-Консалт».

Проект внедрения DIRECTUM стартовал в ноябре 2014 года. Перед проектом были поставлены две ключевые задачи: ускорить документооборот между подразделениями и повысить контролируемость процессов согласования документов. На первом этапе внедрялось бизнес-решение «Классическое делопроизводство», кроме того, специалистами «Систем-Консалт» был специально разработан маршрут согласования договоров по закупкам.

Так, автоматизация затронула основные процессы: регистрация входящей и исходящей корреспонденции; согласование, регистрация и рассылка внутренней организационно-распорядительной документации; ознакомление и контроль исполнения по приказам и распоряжениям; работа со служебными записками различных видов; согласование договоров по закупкам.

Все ключевые сотрудники «Жемчужины Сибири» прошли обучение по специализированным учебным курсам DIRECTUM, часть сотрудников была обучена непосредственно на рабочих местах в ходе этапа опытно-промышленной эксплуатации.

По завершении проекта внедрения весь административный персонал «Жемчужины Сибири», руководство и сотрудники основных подразделений, перешли на электронный документооборот. С первых дней работы в системе DIRECTUM отмечается значительное сокращение времени согласования документов. Например, на согласование служебных записок вместо нескольких дней уходит несколько часов, а рассмотрение договоров по закупкам занимает всего 3-5 дней вместо нескольких недель.

«Многие подразделения „Жемчужины Сибири“ разнесены по территории спортивного центра, и уже с первых недель использования системы DIRECTUM стало заметным существенное ускорение работы сотрудников, поскольку отпала необходимость тратить время на личную передачу документов» — прокомментировал результаты проекта Алексей Черепанов, первый заместитель директора ОЦЗВС «Жемчужина Сибири».

В феврале 2015 года система DIRECTUM была передана в промышленную эксплуатацию. Дальнейшее обслуживание и развитие СЭД ИТ-специалисты ОЦЗВС «Жемчужина Сибири» будут выполнять самостоятельно. На следующем этапе руководство Центра планирует внедрение бизнес-решений «Управление договорами» и «Управление тендерами».

Пресс-релиз

Версия для печати