Компания «МайТэк», генеральный партнер DIRECTUM, завершила масштабный проект в сервисном холдинге «Локомотивные технологии». Внедренная ECM-система DIRECTUM имеет широкую функциональность — наличие 20 готовых бизнес-решений и 70 технических решений позволяют закрывать большой спектр бизнес-задач организаций. Открытость и масштабируемость платформы обеспечивают легкое расширение возможностей системы. Благодаря веб-клиенту пользователи могут работать в DIRECTUM удаленно в режиме онлайн с различных мобильных устройств, что отвечает современным требованиям ведения бизнеса.

Обладая опытом работы в системе и пониманием процессов, команда проекта четко сформулировала задачи внедрения и определила основные процессы для автоматизации: рассмотрение входящих документов, контроль исполнения поручений; согласование исходящих писем во внешние и дочерние организации и другие зависимые общества; оформление, согласование, передача и отзыв доверенностей; согласование приказов и распоряжений, ознакомление и исполнение документов; создание и согласование договорных документов и заявок на оплату, создание единого реестра; согласования и исполнение служебных записок; оформление, согласование и выполнение заявок в IT.

Решение поставленных задач реализовано с помощью базовых модулей DIRECTUM, бизнес-решений «Классическое делопроизводство» и «Управление договорами». Также было реализовано техническое решение для процесса управления доверенностями, разработан механизм многоуровневого контроля исполнения поручений и настроена интеграция с 1С.

Согласование почти всех видов документов спроектировано на основе матриц, которые представляют собой справочники с правилами определения согласующих в зависимости от параметров документа. Для каждой отдельной матрицы определен список согласующих, который легко изменить при редактировании регламентов предприятия. Это делает настройку типовых маршрутов простой и понятной, что значительно сокращает стоимость и трудозатраты на сопровождение системы в дальнейшем, а также ее поддержку и развитие (подключение к системе новых компаний).

Для руководителей, часто находящихся в командировках, был упрощен и доработан интерфейс веб-доступа, в результате чего появилась возможность удаленно выносить множественные резолюции и оперативно, в режиме реального времени, осуществлять мониторинг и управлять бизнес-процессами предприятия.

Именно на работу с поручениями делался основной акцент в ходе проекта. Грамотно реализованный механизм по управлению поручениями и многоуровневому контролю их исполнения позволил повысить прозрачность и управляемость не только отдельных процессов, но и компании в целом.

В ходе реализации проекта была настроена глубокая интеграция с 1С на уровне процессов. В DIRECTUM перенесены все действующие договоры и контрагенты, а это порядка 12 000 записей справочника, и настроена их дальнейшая синхронизация. В качестве первичной системы по договорам теперь выступает DIRECTUM.

Кроме того, были автоматизированы процессы управления доверенностями, заявками в IT и заявками на расходование денежных средств.

Проект охватил 8 часовых поясов России и порядка 1000 сотрудников в более, чем 100 организациях холдинга. В результате были укреплены горизонтальные связи между компаниями холдинга, сформированы единые регламенты работы с поручениями. Существенно возросла исполнительская дисциплина за счет повышения скорости доведения поручений до конечных исполнителей и возможности контроля их исполнения на любом уровне.

С целью обеспечения непрерывного консультирования пользователей компания «МайТэк» организовала круглосуточную службу поддержки. Более того, отличительной особенностью проекта стала работа большей части сотрудников через веб-доступ DIRECTUM.

«Основной эффект, достигнутый на сегодняшний момент, выражается в повышении общего уровня исполнительской дисциплины, — рассказал руководитель проекта от исполнителя Денис Касимов. — В частности, было сформировано единое информационное пространство с единой точкой входа, унифицированы управленческие процессы в холдинге, повышена скорость доведения поручений до конечных исполнителей и реализован контроль поручений до уровня руководства заводов. В результате чего повысился уровень исполнения поручений: выполняется 90% поставленных поручений».

«Уже сейчас за счет обеспечения прозрачности бизнес-процессов возросла управляемость холдингом. Также мы достигли существенной экономии времени на подготовку отчетов (по поручениям, по оказанию услуг и т.д.). В ближайшем будущем ожидаем сокращение затрат на ФОТ за счет оптимизации процессов, — прокомментирует проект внедрения СЭД DIRECTUM заместитель генерального директора по правовому сопровождению — руководитель аппарата генерального директора ООО «Локомотивные технологии», Лилия Терехина.

Пресс-релиз

Версия для печати