В центральном аппарате Министерства финансов Республики Беларусь запущена система электронного документооборота компании БФТ СЭД DoXLogic. Сегодня в системе работают 400 сотрудников министерства, включая высшее руководство ведомства.

В соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 4 апреля 2013 г. № 157 установлены требования к ведомственным системам документооборота. Так, в Указе в том числе прописана необходимость взаимодействия с системой межведомственного электронного документооборота государственных органов с применением формата обмена данными. Эти и некоторые другие требования направлены для решения главной задачи, поставленной Президентом Республики Беларусь Александром Лукашенко — обеспечить поэтапное сокращение к 2016 году количества документов на бумажных носителях. Необходимость реализации данных требований в Министерстве финансов Республики Беларусь стала предпосылкой для внедрения современной системы электронного документооборота СЭД DoXLogic.

Одна из главных особенностей проекта — это работа экспертов компании БФТ по адаптации системы СЭД DoXLogic в соответствии с нормативно-правовыми актами Республики Беларусь в части требований к электронному документообороту — по работе с электронными подписями, формированию электронных документов и контролю исполнительской дисциплины.

В рамках проекта экспертами БФТ была проведена миграция данных из ранее установленной в Министерстве финансов системы документооборота. Это позволило сохранить преемственность систем и продолжить осуществление контроля по документам с большими сроками исполнения (10-20 лет). Важным этапом стало проведение интеграции системы СЭД DoXLogic с порталом министерства в части работы с обращениями граждан. Теперь все обращения, с которыми граждане и организации обращаются в рамках портала министерства, попадают в систему документооборота практически мгновенно, что позволяет оперативно брать их в работу.

Кроме того, особый акцент был сделан на функциональности СЭД «DoXLogic», необходимой для контроля исполнительской дисциплины и прежде всего в части контроля работы с документами вышестоящих организаций.

В результате внедрения СЭД «DoXLogic» в Министерстве финансов Республики Беларусь были достигнуты следующие цели: обеспечен обмен документами без использования бумажных носителей с применением электронной подписи; создана единая информационная база поддержки принятия управленческих решений; организован единый порядок работы с документами на основе единой технологии документооборота, делопроизводства и ведения баз данных документов; обеспечена унификация управленческой документации и сокращение количества форм и видов документов; обеспечено создание и хранение регистрационных карточек документов, а также текстов документов, подготовленных в электронной форме, с возможностью оперативного поиска (подборки) документов; исключено дублирование работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним; обеспечен автоматизированный контроль над прохождением документов с момента их получения или создания до завершения исполнения; сокращены сроки создания организационно-распорядительных документов, повысилось качество и полнота решения вопросов, ответственность за их исполнение; организован оперативный доступ (в режиме реального времени) сотрудников в пределах их компетенции к соответствующим документам и заданиям; обеспечена интеграции с системой межведомственного электронного документооборота государственных органов Республики Беларусь (СМДО).

В итоге в Министерстве финансов Республики Беларусь были упрощены и в значительной степени ускорились процессы внутреннего и межведомственного документооборота, а главное — система СЭД DoXLogic позволила перейти на преимущественно безбумажный документооборот.

Пресс-релиз

Версия для печати