Компания «Современные технологии» завершила проект автоматизации документооборота и взаимодействия сотрудников в Объединенной двигателестроительной корпорации с помощью DIRECTUM. Особый акцент при внедрении был сделан на повышении исполнительской дисциплины, а также сохранении мобильности высшего руководства.

АО «Объединенная двигателестроительная корпорация» (ОДК) — интегрированная структура, выпускающая двигатели для военной и гражданской авиации, космических программ, установки различной мощности для выработки электрической и тепловой энергии, а также газоперекачивающие и корабельные газотурбинные агрегаты. АО «ОДК» объединяет более 85% активов отрасли и является дочерней компанией Объединенной промышленной корпорации «ОБОРОНПРОМ».

Команда проекта успешно перевела в электронный вид работу канцелярии и с помощью веб-доступа подключила к системе сотрудников дочерних обществ. Помимо автоматизации канцелярского документооборота были решены и другие задачи.

На текущем этапе рабочая группа проекта приняла решение не использовать электронную подпись в процессе согласования, соответственно было необходимо разработать механизм отслеживания истории работы с документом: какая версия и кем согласована, на каком этапе добавлен новый документ в пакет, с каким результатом завершилось согласование и т.д.

В итоге, при необходимости согласовать проект исходящего или внутреннего документа исполнитель с помощью специального сценария создает новую регистрационно-контрольную карточку (РКК), связывает с ней пакет электронных документов и инициирует процесс. При старте и последующем прохождении типового маршрута в карточке РКК автоматически фиксируется история согласования.

Процесс остается прозрачным и для инициатора, и для прочих участников. Информацию о стадии согласования документа можно получить непосредственно из карточки РКК без длительного изучения переписки по задаче.

Чтобы исключить двойной ввод и корректировку информации по работникам и организационной структуре, специалисты ЗАО «Современные технологии» наладили интеграционный обмен данными с учетной системой «1С:Зарплата и кадры». Синхронизация происходит один раз в сутки. При увольнении работника или реорганизации подразделения старые записи в соответствующих справочниках DIRECTUM закрываются.

Теперь в дороге или в командировке высшее руководство компании работает в ECM-системе с помощью приложения DIRECTUM iDecide Documents for iPad: просматривает и подписывает документы, оставляет текстовые и графические комментарии, выносит резолюции. Для обеспечения комфортной работы топ-менеджмента компании решение было адаптировано под внутренние процессы организации.

Согласно регламенту, резолюции высшего руководства контролируются сотрудниками канцелярии. Поэтому в приложении реализовано автоматическое назначение контролера поручения: если автор резолюции относится к высшему руководству, то в карточке поручения в качестве контролера указывается его делопроизводитель.

Для того чтобы исполнитель мог видеть вложения в подзадачах, стартованных пользователями iPad, был создан сценарий, который запускается каждые 5 минут и автоматически назначает исполнителю права на вложенные объекты.

Для улучшения контроля исполнения наиболее значимых в организации поручений были разработаны специальные отчеты. Один из них — «Контроль исполнения поручений генерального директора» — позволяет сотрудникам канцелярии отслеживать этапы выполнения соответствующих поручений. Он формируется с учетом заданного периода и в зависимости от значений запрашиваемых параметров включает в себя информацию по поручениям: подлежащим выполнению в запрашиваемый период; выполненным в отчетный период (с нарушением срока и без); незакрытым со сроком исполнения в отчетном периоде.

Отчет «Контроль исполнения поручений заместителей генерального директора» аналогичен предыдущему, за исключением того, что формируется он в разрезе поручений других представителей менеджмента компании.

Отчет «Контроль исполнения поручений канцелярией» позволяет сотрудникам канцелярии следить за исполнением важных поручений из вышестоящих организаций.

«Система сильно упростила работу канцелярии. Процесс работы со служебными записками полностью переведен в электронный вид, снизилось время поиска и согласования организационно-распорядительных документов. Появилась возможность использования результатов согласования в дальнейшем при создании аналогичных документов. Сотрудники начали включаться в реорганизацию бизнес-процессов делопроизводства, — прокомментировал результаты проекта главный специалист по информационным системам АО «ОДК» Андрей Миронов. — В дальнейшем планируем разработать механизм интеграции DIRECTUM со сторонними системами документооборота дочерних обществ для полной автоматизации работы с поручениями и передачи организационно-распорядительных документов.

Автоматизация процедур контроля распоряжений привела к существенному повышению исполнительской дисциплины, также значительно сократились сроки исполнения распоряжений вышестоящих организаций и генерального директора. В 2015 году в системе были реализованы процессы по контролю исполнения решений проектного комитета.

Руководство компании пользуется мобильным решением DIRECTUM для iPad, благодаря чему значительно повысилась оперативность рассмотрения документов, и появилась возможность решать многие вопросы удаленно.

Пресс-релиз

Версия для печати