Компания «Тринити» внедрила систему электронного документооборота и автоматизации процессов нормотворчества в Ростовской-на-Дону городской Думе.

Ростовская-на-Дону городская Дума — выборный представительный орган местного самоуправления, действующий на основании Устава города Ростова-на-Дону. Городская Дума избирается на основе всеобщего равного и прямого избирательного права при тайном голосовании сроком на 5 лет. Численность депутатов городской Думы — 40 человек. На 2016 г. в Думе насчитывается 10 постоянных комиссий.

Интегрированные системы — «Электронный документооборот», «Нормотворчество» и «Сопровождение заседаний» — позволили полностью автоматизировать работу с документами, подготовку и проведение заседаний.

Вся работа с документами: регистрация документов, наложение резолюций и поручений всеми руководителями, формирование исполнений, проектов ответных документов, согласование проектов документов, подписание документов руководителями происходит в электронном виде в СЭД. Бумажные документы присутствуют только при регистрации: входящие документы при регистрации превращается в электронные, а исходящие документы при регистрации превращаются в бумажные.

Система «Нормотворчество» предназначена для подготовки заседаний. Карточки повесток, протоколов, календаря заседаний и прочих документов автоматически формируются из системы документооборота и доступны депутатам удаленно. При регистрации всех последующих документов, связанных с инициирующим, они прикрепляются к вопросу автоматически. Из вопросов, находящихся на рассмотрении, формируются повестки заседаний. По каждому вопросу в соответствии с настройками в повестку автоматически отбираются нужные документы.

Для ознакомления участников заседаний с материалами (документами), используется инструмент рассылки ссылок, позволяющий зайти в WEB-форму модуля «Нормотворчество» с любого устройства, подключённого к сети Интернет.

Повестки вместе с документами передаются в систему «Сопровождение заседаний». Из системы сопровождения заседаний результаты передаются обратно в систему «Нормотворчество», где автоматически формируется протоколы и решения заседаний.

«Решение, разработанное специалистами „Тринити“, позволяет исключить необходимость создания большого количества бумажных копий документов, повышает оперативность в работе с документами, — уточнил Валерий Танага, специалист, осуществлявший внедрение всех компонентов информационной системы со стороны Ростовской-на-Дону Городской Думы. — Благодаря системам документооборота и нормотворчества фиксируются и рассматриваются все поступающие документы и обращения граждан. С новым решением работа депутатов стала эффективнее в связи с тем, что доступ к материалам заседаний появляется сразу после их публикации в системе. Появилась возможность отказаться от большого количества рутинных операций при подготовке заседаний и контролировать корректность предоставления материалов заседаний. Планируется интеграция используемой СЭД с системой делопроизводства в Администрации города, автоматизация процессов голосования и записи на выступление, использование в работе с СЭД электронно-цифровой подписи».

«Специалистам „Тринити“ удалось создать комплексное решение, автоматизирующее весь процесс работы городской Думы. Необходимо было не просто автоматизировать отдельные процессы, но связать между собой несколько модулей, — рассказал Игорь Неживых, руководитель Программного отдела ЗАО „Тринити Урал“. В результате мы разработали полный набор инструментов для работы с документами — от регистрации документа до принятия решения по нему и создания нормативного акта в ходе заседания».

Пресс-релиз

Версия для печати