Сегодня внедрением той или иной системы автоматизации документооборота на коммерческих предприятиях или в государственных структурах уже никого не удивишь. Но совсем другое дело — общественные некоммерческие объединения и организации, где подобные события пока еще довольно редки. Одним из таких пионеров стала “Деловая Россия” — общероссийская общественная организация, объединяющая представителей малых, средних и крупных предприятий, которые представляют в основном несырьевые, перерабатывающие отрасли экономики.

Предпосылки проекта

“Деловая Россия” объединяет предпринимателей из более чем 70 регионов Российской Федерации и 30 отраслей промышленности.

Организация активно участвует в работе важнейших государственных и общественных институтов, созданных в нашей стране: Совета по демографии и приоритетным национальным проектам Президента РФ, Совета по конкурентоспособности и предпринимательству при Правительстве РФ, Общественной палаты РФ и многих других. В числе партнеров “Деловой России” — профессиональные и общественные организации, государственные органы власти и политические партии. “Деловая Россия” осуществляет подготовку аналитических докладов, экспертных заключений, проектов текстов законодательных актов, направленных на создание условий для экономического роста, развития предпринимательства в России.

В связи с постоянным расширением состава организации, сфер ее деятельности, наработкой значительного объема контактов, проведением большого количества разноплановых мероприятий возникла необходимость в систематизации этих сведений.

Для этого, по словам Управляющего делами “Деловой России” Елены Пудовкиной, требовалось внедрить комплексную систему, которая позволила бы собрать всю накопленную информацию воедино, создать обобщенную “базу знаний”, систематизировать ее и дала бы возможность для направленного и более эффективного продолжения работы.

В “Деловой России” рассмотрели несколько вариантов решений организации баз данных. Предпочтение было отдано IBM Lotus Domino/Notes, как технологиям распределенных документоориентированных баз данных и в частности Электронной Системе Комплексной Автоматизации Документооборота (ЭСКАДО), разработанной специалистами “Интерпроком Лан”.

Решающими критериями, обеспечившими данный выбор, стал тот факт, что ЭСКАДО позволяет заказчикам работать так, как им удобно. Специалистов “Деловой России” привлекла возможность гибкой настройки системы для текущих задач и формирования баз не только стандартно поставляемой структуры, но и индивидуально для каждого конкретного случая.

“Система ЭСКАДО существует на рынке уже достаточно долго, и зарекомендовала себя как надежный и устоявшийся программный продукт. Нам не хотелось отрабатывать на себе “свеженаписанную” программу. Кроме того, для внедрения ЭСКАДО не требуется приобретения сложного и дорогостоящего дополнительного оборудования и долговременного обучения пользователей”, — подчеркнула Елена Пудовкина.

Особенности реализации

Внедрение ЭСКАДО в “Деловой России” началось в феврале 2008 г. На первом этапе основными задачами были автоматизация ведения базы контактов по членам организации. Для решения этой задачи, прежде всего, нужно было настроить систему в соответствии с особенностями деятельности “Деловой России”, что включало в себя доработку карточек организаций и контактных лиц для учета специфической информации о них, расширение поисковых возможностей в контактной базе. Помимо этого необходимо было автоматизировать и расширить возможности для процессов проведения рассылок, формирования и вывода на печать персонифицированных раздаточных материалов.

На этом же этапе был осуществлен импорт в систему ЭСКАДО большого объема информации в несколько десятков тысяч контактов (сведения о членах и партнерах “Деловой России”: их контактные данные, история взаимоотношений с “Деловой Россией” и т. д.) из самых разнообразных источников, включая таблицы Excel, обычные текстовые документы и пр.

Благодаря тому, что ЭСКАДО обладает широкими интеграционными возможностями и позволяет сформировать неограниченного количества специализированных баз данных на эту работу ушло всего два месяца.

Немаловажную роль здесь, по мнению Елены Пудовкиной, сыграло и то, что с компанией “Интерпроком Лан” были налажены долгосрочные деловые отношения с последующим техническим сопровождением и гарантийным обслуживанием продукта. Так, начиная с февраля 2008 г. и по настоящее время специалисты “Интерпроком Лан” оказывают техническую поддержку по телефону “горячей линии” и электронной почте, консультируют ИТ-администраторов по установке и настройке программы, при необходимости проводят дистанционное обучение пользователей.

Основные результаты и перспективы

В настоящее время система ЭСКАДО развернута в Исполнительном комитете “Деловой России”. Внедрены три модуля системы: первый — “Контакты” — обеспечивает регистрацию контактов и необходимой информации по физическим лицам и организациям — членам базы, предусматривает несколько вариантов сортировки информации; второй — “Маркетинг” — предназначен для выполнения организационной работы по проведению разного рода мероприятий (семинаров, конференций, собраний, совещаний), а также рассылки документов и информационных материалов; третий — “Канцелярия” — позволил организовать электронный документооборот: регистрацию и хранение входящих и исходящих писем, проведение выборок по адресатам, исполнителям, контроль исполнения поручений, автоматизировать формирование реестров корреспонденции.

При этом, как отмечает Елена Пудовкина, интуитивно понятный интерфейс программы позволил использовать систему с самого первого дня, а функциональные возможности легко было освоить всем пользователям. “Хочется отметить также очень доброжелательное отношение сотрудников компании “Интерпроком Лан” и их активное желание помочь во внедрении и дальнейшем использовании системы, причем некоторые дополнительные возможности ее использования “рождались” непосредственно в процессе внедрения”, — сказала она.

Говоря о результатах внедрения, Елена Пудовкина выделила тот факт, что создание однородной среды и определенных стандартов ведения и хранения документов помогает организации выдержать четкую технологию работы в целом. Прежде всего, охвачены и автоматизированы все происходящие процессы: ведение списков участников базы и проводимых мероприятий, формирование выборок участников мероприятий и проведение массовых персонифицированных рассылок (по электронной почте, факсу, с помощью SMS-сообщений и обычной почты); при этом обеспечена возможность постоянного контроля хода работ. Обеспечен автоматический вывод на печать списков участников, настольных именных табличек, бэджей и т. п. Всё это значительно облегчило процесс подготовки мероприятий.

Кроме того, теперь формализован учет движения входящих и исходящих документов, выработаны схемы их визирования и регистрации, налажен контроль прохождения. И, наконец, система позволяет оперативно производить поиск и извлечение необходимых данных, вести историю работы с документами, разграничивать права доступа.

“Успешное внедрение системы ЭСКАДО в “Деловой России” и активное ее использование доказывает универсальность наших разработок. Нам удалось выйти за рамки стандартного электронного документооборота и настроить систему для решения CRM-задач”, — такую оценку проекта дал директор департамента информационных технологий компании “Интерпроком Лан” Вячеслав Валышкин.

Этой точки зрения придерживается и Елена Пудовкина, которая видит основную особенность проекта в разработке и внедрении CRM-системы для нужд общественной организации, имеющей обширный документооборот, располагающей большой базой участников и активно занимающейся конгрессной деятельностью. Готовых решений такого рода на рынке CRM-систем, по ее мнению, не нашлось.

В ближайшие планы “Деловой России” входит дальнейшее распространение программы ЭСКАДО в организации и продолжение формирования единого массива хранения информации.

Подготовлено по материалам общероссийской общественной организации “Деловая Россия” и компании “Интерпроком Лан”.

Версия для печати (без изображений)