Нынешним летом компания SAP и концерн “Калина” подвели итоги совместного внедрения информационной системы на парфюмерном предприятии в Екатеринбурге и оценили результаты ее многомесячной эксплуатации в рабочем режиме.

Парфюмерия “Сделано в России”

Для того чтобы понять специфику проекта, несколько слов нужно сказать об объекте внедрения. Свою историю “Калина” ведет с 1942 г., когда в Свердловске (ныне Екатеринбурге) на основе эвакуированных мощностей московской фабрики “Новая заря” было основано парфюмерно-косметическое предприятие “Уральские самоцветы”, создавшее впоследствии один из символов советской эпохи — одеколон “Тройной”.

Рыночная эпоха началась для производства с приватизации в 1992 г., но свою новейшую историю она отсчитывает с 1996-го, когда у компании сменились владельцы, руководство и, что самое главное, принципы организации работ. Новые порядки на предприятии за их строгость многие были склонны сравнивать с методами одного небезызвестного советского диктатора, но с учетом наглядных результатов такой политики эти сравнения вскоре стали завершаться добавлением “в хорошем смысле”.

Так или иначе, но уже к 1998 г. компания становится лидером отечественного рынка по объемам продаж продукции. А дальше была смена названия, ребрендинг, вывод на рынок нескольких торговых марок, которые сейчас известны даже людям, совсем не интересующимся парфюмерией, выход на международный рынок и перманентная модернизация, последним крупным элементом которой на сегодняшний день и является внедрение информационной системы SAP.

Почему SAP?

Проект стартовал в мае 2008 г. Как вспоминает начальник отдела ИТ “Калины” Алексей Солонкин, именно тогда стало очевидно, что существовавшая на тот момент система полностью себя исчерпала и не способна далее поддерживать основные бизнес-процессы предприятия. Речь идет о программном продукте Damgaard Concorde XAL, который лишился опеки производителя и явно перестал справляться с ростом количества операций в системе — регулярно происходили сбои, нарушающие работу предприятия.

По словам г-на Солонкина, в качестве кандидатов на новое внедрение рассматривались ERP-системы SAP, Oracle и Microsoft. Выбор в пользу SAP он склонен объяснять совокупностью причин, среди которых функциональность системы, доступность консалтинга и высокая репутация производителя, подтвержденная значительным количеством успешных проектов (в том числе в нашей стране на схожих отраслевых предприятиях).

С точки зрения генерального управляющего по производству и логистике “Калины” Анджея Жолэндзиовского, именно SAP является той открытой системой, которая способна следовать за развитием бизнеса вместе с компанией. С ее помощью на предприятии удалось снять ряд системных противоречий.

По мнению г-на Жолэндзиовского, основным результатом внедрения любой системы должно быть более простое, разумное и эффективное управление бизнесом. Однако во всех компаниях существуют подразделения, интересы которых в некотором смысле противоречат друг другу. Отдел сбыта всегда хочет продавать именно то, чего сейчас нет на складе, финансисты стремятся уменьшить все затраты до нуля, производство хотело бы производить только одно изделие (так удобнее) и т. д. Это совершенно нормальная ситуация, но чтобы вся компания работала эффективно, необходимо максимальное единство бизнес-процессов, и SAP как раз позволяет одновременно учитывать интересы всех подразделений.

Г-н Жолэндзиовски подчеркивает, что в бизнесе все должно быть, как в жизни (проще, дешевле, легче), поэтому в компании ставили перед собой задачу, используя лучшие практики SAP, убрать из него все ненужное. (В схеме работы любой динамично развивающейся компании рано или поздно возникают и накапливаются лишние шаги и итерации.) В этой связи г-н Жолэндзиовски считает одним из важнейших достоинств SAP тот факт, что в ней уже расписаны основные бизнес-процессы и ничего не надо придумывать — все уже придумано в ведущих мировых компаниях. Соответственно при внедрении системы использовался принцип, исходя из которого выбор между существующими в компании схемами работы и бизнес-процессами, предлагаемыми в SAP, в 90% случаев делался в пользу последних.

Внедрение

Имеющий обширный опыт подобных проектов г-н Жолэндзиовски вспоминает, что, когда на “Калине” начали обсуждать сроки внедрения, он стал настаивать на том, что они не должны превышать 12 мес. Его практика свидетельствовала о том, что если внедрение растягивается больше чем на год, то дальше оно входит в ту фазу, когда процесс может длиться бесконечно. В итоге реальный срок был определен на уровне девяти месяцев.

За это время на предприятии были внедрены решения SAP для управления финансами, контроллинга, управления логистикой, производством, материальными потоками и сбытом, а также для контроля качества. По словам руководителя проекта Натальи Сигуниной, число конечных пользователей составило примерно 300 человек.

Как уверяет директор по экономике и финансам Олег Лунин, руководство компании было вовлечено в проект в полном составе. Последние два месяца рабочие встречи, на которых обсуждался статус проекта, собирались практически ежедневно, и решения о необходимых изменениях принимались в онлайн-режиме.

Г-н Лунин вспоминает, что с самого начала были поставлены четкие задачи: запуститься в конкретные сроки и покрыть внедрением весь основной функционал предприятия, но при этом не углубляться далеко в технические дебри и не пытаться автоматизировать каждое рабочее место — главное, чтобы оказались закрыты ключевые направления.

Не последнюю роль в успешном решении этих задач, считает г-н Лунин, сыграл опыт внедрения предыдущей системы — были учтены прошлые ошибки и существовало понимание того, к каким именно сложностям необходимо быть готовым.

Продуктивный старт системы, по словам г-жи Сигуниной, состоялся 1 августа 2009 г. с остановкой рабочих операций на семь дней.

Эффект

Рассуждая о результатах внедрения системы, г-н Лунин отмечает явное улучшение качества планирования, повышение уровня сервиса и снижение операционных рисков. Кроме того, по его мнению, в компании появились новые инструменты для более эффективного управления заказами, что крайне важно в условиях обостряющейся конкуренции.

Как вспоминает Анджей Жолэндзиовски, в 2008 г. уровень обеспечения спроса клиентов в компании был где-то на уровне 80%. Это означает, что из каждого заказа на 100 позиций поставлялось только 80: клиенты были недовольны, а “Калина” теряла деньги. Теперь этот показатель превышает 95%, а по поставкам в федеральные сети и вовсе равняется 99%. Таким образом, компания находится существенно выше ожиданий рынка, так как адекватным считается обеспечение спроса на 90%.

По словам г-на Жолэндзиовского, производственный отдел теперь в состоянии осуществлять планирование минимум на три месяца вперед и, следовательно, перемещать заказы таким образом, чтобы использовать оборудование наиболее эффективно.

Еще одним позитивным эффектом, на который указывает г-н Жолэндзиовски, стала оптимизация взаимодействия с поставщиками, что позволило безболезненно снизить объемы сырьевых запасов на 40% (миллионы высвободившихся средств), и это не предел — в следующем году данный показатель вырастет еще больше.

С финансовой точки зрения позитивные результаты также налицо. По утверждению г-на Лунина, в компании увеличилась оборачиваемость дебиторской задолженности, которую удалось сократить на один день просто за счет процесса разноски платежей по всем 200 клиентам. В масштабах “Калины” это составило 15 млн. руб.

Ускорение оборачиваемости за счет лучшего планирования в течение года принесло разовый эффект в размере 170 млн. руб., а уменьшение списаний материалов будет приносить компании еще 15—30 млн. ежегодно. Таким образом, проект по внедрению системы SAP, обошедшийся компании в сумму, превышающую 4 млн. евро, окупился менее чем за год.

Планы

По окончании описываемого проекта на “Калине” были внедрены основные модули системы SAP, но ее потенциальные возможности еще далеко не исчерпаны. По уверению Олега Лунина, в планах компании внедрение функционала бюджетирования, который позволит рассматривать перспективы на четыре квартала вперед и понимать, какие должны появиться результаты. (Для публичной организации они просто обязаны быть предсказуемы.)

Также в компании намерены внедрить модуль SAP Business Warehouse для анализа данных (их уже немало накопилось, и в концерне рассчитывают грамотно использовать этот ресурс).

Еще одним из ближайших планов является внедрение системы взаимодействия с клиентами с помощью SAP Portal, так чтобы они могли не отправлять заказ через сотрудников “Калины”, а напрямую вводили свои данные в базу. Благодаря этому существенно уменьшатся ошибки и сократится время обработки заказа. Причем партнеры в режиме реального времени смогут отслеживать, как проходит поставка и где находится груз.

Что же касается более отдаленных перспектив развития проекта на предприятии, то среди них г-н Лунин отмечает необходимость оптимизации планирования (более тонкого учета узких мест в производстве и логистике для сокращения затрат), а также развитие аналитических систем отчетности.

Версия для печати (без изображений)