Компания “АйТи” внедрила систему “БОСС-Референт” в челябинском оптово-розничном ОГУП “Областной аптечный склад”, располагающим сетью из 250 аптечных структурных подразделений в Челябинске и области. Как сообщается, в единую рабочую среду включено около 300 сотрудников.

Перед началом проекта специалисты “АйТи” провели анализ сложившихся на предприятии процессов работы с документами, выявили узкие места и определили требования к системе. На этапе обследования выяснилось, что для перехода с “бумажной” технологии на электронную, необходимо ввести ряд регламентирующих документов и инструкций по делопроизводству. Также потребовалось заменить ранее установленную СЭД, имеющую ряд ограничений: отсутствие удаленного доступа к системе через веб-браузер, сложность получения информации о местонахождении и статусе документа в любой момент времени и т. д.

По итогам анализа руководство “Областного аптечного склада” приняло решение о внедрении системы “БОСС-Референт”, развертывание которой было начато в ноябре 2010 г. Сейчас она находится в стадии промышленной эксплуатации. В системе учтены характерные особенности ведения аптечного делопроизводства. Для организации потокового сканирования бумажных документов используется программное обеспечение ABBYY Fine Reader.

Сообщается, что в результате проекта удалось добиться значительной оперативности взаимодействия между центральным складом, филиалами и аптечными пунктами, а также повысить скорость принятия решений, согласования и исполнения документов внутри предприятия. Организованные специалистами “АйТи” учебные занятия для пользователей и администраторов, в том числе дистанционные курсы, существенно облегчили переход сотрудников на новую систему документооборота.

“Данная СЭД позволила не только перевести в электронный вид существующий документооборот, но и оптимизировать процессы делопроизводства, связанные с внешней и внутренней корреспонденцией, — говорит первый заместитель генерального директора ОГУП “Областной аптечный склад” Валерий Яковенко. — Приятно отметить, что переход к электронному документообороту состоялся в ожидаемые сроки и теперь поток документов на предприятии стал более прозрачным”.

Версия для печати