Golder Electronics в настоящее время занимает лидирующее положение на российском рынке среди компаний, занимающихся продажей и обслуживанием малой бытовой и аудио-видеотехники. В 2010 году в связи с расширением региональной дилерской сети и существенным увеличением товарной линейки перед компанией встали задачи по оптимизации ключевых бизнес-процессов и смены действующей корпоративной информационной системы.

Изначально применявшаяся система на базе “1С” разрослась до такой степени, что потеряла гибкость. Появилась острая необходимость в создании нового ИТ-фундамента для дальнейшего развития компании. Одновременно с этим Golder Electronics требовались четкая организация и порядок в справочниках контрагентов и номенклатуры. Объемы информации стремительно росли, справочники увеличивались, а данные часто дублировались. И, конечно, одной из самых острых проблем стала масштабируемость системы, которая в “высокий сезон” едва справлялась с растущей нагрузкой.

Перед новым решением были поставлены следующие задачи:

  • оптимизация ряда ключевых бизнес-процессов;
  • возможность гибкой перенастройки системы при изменении бизнес-процессов;
  • расширение функционала, связанного с закупками и поставками, управлением денежными потоками, управленческим учетом, ценообразованием, отгрузками;
  • упорядочивание основных справочников компании.

В качестве нового решения Golder Electronics остановилась на системе Microsoft Dynamics AX 2009. На роль интегратора была выбрана консалтинговая компания Columbus, решение которой более чем на 60% отвечало бизнес-задачам Golder Electronics, в частности, включало модуль для управления грузами. В дополнение к этому специалисты Columbus обладали должной отраслевой экспертизой.

Внедрение системы длилось с июня 2010-го по ноябрь 2011-го. По словам Анатолия Каращука, ИТ-директора Golder Electronics, сроки периодически сдвигались, но незначительно.

Что касается функционала Dynamics AX, то актуальными для Golder Electronics стали блоки продаж, закупок и логистики, особенно в части управления грузами. Для управления потоками денежных средств был разработан модуль “Счета к оплате”. В общей сложности компания закупила 141 лицензию на Dynamics AX 2009.

Анатолий Каращук признает, что на первом этапе проекта персоналу пришлось нелегко, поскольку Microsoft Dynamics AX отличалась от прежней системы по интерфейсу и принципам работы. К тому же по ходу проекта у заказчика возникали новые требования, и решение, естественно, приходилось дорабатывать.

Решить все технические моменты помогла оперативная работа специалистов Columbus, а уладить организационные вопросы — активная поддержка со стороны руководства Golder Electronics и функциональных подразделений компании. “К примеру, прежняя система позволяла изменять документы вчерашним числом, а Microsoft Dynamics AX — нет, что вызывало непонимание персонала. Но все первичные трудности были преодолены, и время подтвердило, что решение о переходе на Microsoft Dynamics AX было правильным”, — добавляет Анатолий Каращук.

Чтобы облегчить персоналу освоение новой системы, прямо на рабочих местах было организовано обучение, длившееся около трех рабочих недель. Обучение программистов провели специалисты Columbus. Распространению знаний о системе также способствовало активное взаимодействие сотрудников. Сейчас, если у пользователей возникают вопросы по работе с системой, ИТ-отдел консультирует их дополнительно.

Стоит отметить, что все трудозатраты окупились за счет полученных преимуществ. “В первые месяцы после запуска бизнес-процессы ожидаемо затормозились, зато нам удалось выстроить более прозрачную структуру. Сотрудники начали работать правильно, дисциплинированно, уделять внимание деталям, — делится Анатолий Каращук. — В качестве общих изменений также отмечу устойчивость и бесперебойность работы Microsoft Dynamics AX. Мы забыли о “зависаниях” и блокировках, появлявшихся при увеличении рабочей нагрузки прежней системы”.

По его словам, теперь специалисты Golder Electronics могут в реальном времени контролировать текущее состояние запасов по всей цепочке поставок, вести и анализировать ценовые и торговые соглашения с контрагентами, получать статистику продаж и закупок во всех необходимых разрезах и аналитических измерениях, оперативно управлять финансами.

“Для решения задач отделов продаж и обслуживания розничных сетей реализована система онлайн-резервирования товарных номенклатур, находящихся на складе. Также систематизированы основные справочники контрагентов, товаров, материалов и услуг, устранена проблема дублирования записей, характерная для предыдущей системы, — отмечает Анатолий Каращук. — Появилась возможность сквозного управления цепочками поставок на всех этапах. В результате внедрения департамент закупок и логистики отказался от двойного учета с использованием таблиц Excel. Уровень остатков товара на складе стал более предсказуемым, ведется отчетность по их внутреннему движению, появились новые возможности в области учета и контроля грузов”.

Теперь, по его словам, можно оперативно получать данные по размещенным заказам на покупку и продажу товаров, контролировать их исполнение, управлять денежными потоками и ценообразованием. Финансовый отдел приобрел инструментарий для учета проводок главной книги с должной аналитикой по торгово-закупочным операциям. Модуль “Счета к оплате” позволил выстроить четкие правила формирования и согласования заявок на исходящие платежи, обеспечил полный финансовый контроль расходования денежных средств и управление бюджетом предприятия.

Теперь статус исполнения заявок легко отслеживается, к регистрируемым заявкам прикрепляются сканированные копии документов. Все эти меры позволили упростить управление расходами, повысить дисциплину и ответственность сотрудников. Запуск системы произошел, однако впереди предстоит еще много работы по оптимизации, улучшению бизнес-процессов в компании. Golder Electronics продолжит совершенствовать систему в области бюджетного прогнозирования. В ближайшее время компания совместно со специалистами Columbus интегрирует новую систему с решением компании JDA для категорийного менеджмента и внедрит функциональность CRM.

СПЕЦПРОЕКТ

Другие спецпроекты

Версия для печати (без изображений)