НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Идеи и практики автоматизации:

Блог

"...происходит не внедрение системы документооборота как таковой, а лишь внедрение программного продукта..."

Евгений Васильев
23.05.2012 10:31:18

В топе Владимир Митин пишет...

Цитата
Итак, внедрение СЭД в органах государственной власти способствует не столько качественному улучшению документов, вырабатываемых на различных уровнях власти, сколько росту их количества. Что же делать? "Прежде всего следует отказаться от использования термина СЭД, -- считает заместитель директора Департамента делопроизводства и архива Правительства Российской Федерации, кандидат технических наук Сергей Алексеевич Жук. – Этот термин вводит в заблуждение заказчиков, аналитиков, журналистов и всех, кто каким-либо образом причастен к составлению так называемых историй успеха (рассказов об успешных внедрениях). Ведь при внедрении СЭД во многих случаях происходит не внедрение системы документооборота как таковой, а лишь внедрение программного продукта”.

, а ключевую фразу я вынес заголовок... О чем это?
С моей точки зрения, что проблема не СЭД, и уж тем более не в ПО, а скорее в качестве его внедрения. Причем под "внедрением" я лично понимаю не наличие настроенного ПО, и даже не то, что все сотрудники выучены в нем работать, а то что работа во внедренном ПО, в первую очередь - это изменение регламента! Причем замечу, что внедрение ПО приводит к усложнению регламента, а должно его просто модифицировать, не усложняя жизнь персоналу.
Как пример внедрение СЭД в госучреждениях.
СЭД - подразумевает, что все документы созданы электронно, проходят дальше электронно, подписываются ЭЦП и двигаются дальше электронно. Только внешние документы сканируются и распечатываются. Причем это движение регламентируется.
Вместо этого наши чиновники, по каким причинам не знаю, каждый экземпляр распечатывают и дублируют электронный экземпляр в бумажном.
Там присутствуют цифры 95% имеют СЭД, ЭЦП-1,5%. Я так понимаю, что только 1,5% используют именно электронный(но думаю, что и они печатают), а все остальные однозначно печатают и бегут подписывать и т.д.
То есть вместо ускорения и снижения издержек мы получаем увеличение издержек и снижение производительности.
Тогда спрашивается, а зачем это ПО вообще ставили?
Ну то что кто-то денег заработал понятно, тут сомнений нет. Деньги освоили... А что с эффективностью?
Я частенько вижу, когда ПО вроде как само по себе, а жизнь в организации сама по себе.
И в данном контексте вспоминаю слова одного посетителя, который писал: "Вы(в смысле ИТ-специалисты) - обслуживающий персонал, типа уборщицы, понимаете?".
Понятно, если начальник этого "обслуживающего персонала" точно знает все плюсы и минусы ПО, которые будет установлено. Но как показывает практика, начальники в лучшем случае знают "значек для интернета", "значек для редактора" и т.д.
И выходит, что есть начальники которые имеют очень слабое отношение к ИТ, есть ИТ-шники которые имеют очень слабое понимание как работает организация, есть серая масса интеграторов, которым нужно продать именно свой продукт. В результате никого, кто бы эффективно мог связать ИТ и регламент работы организации. Как результат есть масса внедрений, где результаты только одну поставленную цель - ПО установлено и работает, причем независимо от организации.
Разговаривая с большей частью руководства, я всегда задаю вопрос: "Что случиться если ваш сервер встанет?". "Ничего, все как работало, так и работать будет." - такой я получаю обычно ответ. Но вот на следующий вопрос: "А зачем вам тогда ИТ?", - я получаю максимум, что для бухгалтерии надо.
То есть реальная автоматизация если у нас и происходит, то только в бухгалтерии? А остальное? Может проблема в том, что управление в организациях идет не по написанному регламенту, а по исторически сложившемуся? И все изменения с регламентом происходят сами по себе, а исторически сложившийся регламент сам по себе?

Комментариев: 4

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

23.05.2012 14:45:05

Многие отмечали уже, что одним из основных итогов внедрения СЭД является оптимизация бизнес-процессов, достигнутая в ходе внедрения.

По поводу, что случится, если... могу сказать, что первым нашим мероприятием после внедрения ИС было задание ответственным сотрудникам разработать регламент действий на случай полного выхода из строя данной ИС (максимум - на 1 час на конфигурирование нового сервера Linux и восстановление БД MySQL из дампов). Мы становимся очень привязанными к технике, а бизнес не должен останавливаться в любом случае.

23.05.2012 19:31:23

Цитата
Многие отмечали уже, что одним из основных итогов внедрения СЭД является оптимизация бизнес-процессов, достигнутая в ходе внедрения.

Интересно это как? Есть предположение, но лучше услышать у того кто добивался этой оптимизации.
Цитата
По поводу, что случится, если... могу сказать, что первым нашим мероприятием после внедрения ИС было задание ответственным сотрудникам разработать регламент действий на случай полного выхода из строя данной ИС (максимум - на 1 час на конфигурирование нового сервера Linux и восстановление БД MySQL из дампов).

Рекомендую собрать кластер из 2 серверов хотя бы, стоимость не более 70000р. за оба аппарата + 40000р. на сетевую инфраструктуру. Хватает чтоб запустить любую виртуальную машину за 2 минуты.

23.05.2012 19:49:44

1. У авторов больших внедрений лучше и спросить. При нашем внедрении, например, была обнаружена недостаточная формализация некоторых моментов, что выражалось в произвольном внесении исполнителями в документацию определенных записей. До внедрения СЭД на это не обращали внимания. Сейчас записи стандартизованы, и исполнители вправе только выбирать их из списка. Как результат - оптимизация процессов и четкое обоснование расходов на их реализацию. Было и еще несколько аналогичных ситуаций. Далее, руководство может иметь отчеты о состоянии процессов в оперативном режиме, о чем раньше нельзя было и мечтать. Скорость и точность при первоначальном знакомстве с результатами внедрения были настоящим шоком. И это только начало.

2. Спасибо, мы примерно так и сделаем после покупки новых серверов (первоначально бюджет на проект был сильно ограничен). И даже разместим их на весьма большом отдалении друг от друга, связав волоконно-оптической магистралью на 10 Гбит/с. Сетевая инфраструктура уже имеется, весьма хорошая и дорогая.

24.05.2012 07:54:39

Цитируемый автор полагает , что "происходит не внедрение системы документооборота как таковой, а лишь внедрение программного продукта". И считает, что это плохо, что "внедрение системы документооборота как таковой" не производится. Но и он ошибается в диагнозе - плохо в гораздо большей степени и совсем в другом месте. На самом деле нужно "... автоматизировать не документооборот, а бизнес-процессы" (см. http://www.itd-systems.ru/solutions/dm ).

Итак, три уровня проблемы (связанные не иерархически, а скорее - уровни сложности):
1. Внедрение программного продукта.
2. Внедрение системы документооборота.
3. Автоматизация бизнес-процессов.

Многие ограничиваются уровнем 1 (и мне встречались практические примеры такой "автоматизации" - при этом информационные сообщения называются обычно "В компании А внедрен продукт Б..."). Аналитики и хорошие внедренцы максимум доходят до уровня 2. Но решение проблемы находится на уровне 3, и это имеет отношение к ИТ весьма опосредованное.

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии