Затраты на заключение договоров ИТ-аутсорсинга способны убить всю сделку. Поэтому важно (в финансовом и юридическом плане) с самого начала построить взаимовыгодные отношения.

Каждый, кто прошел через процесс заключения сделки по ИТ-аутсорсингу, что бы она ни подразумевала (управление прикладной разработкой, службу поддержки, услуги ЦОДа или сетевые сервисы), — сделки, которая может стоить от 20 до 100 млн. долл. и потребовать не одного года работы, — знает, что одни лишь затраты на ее заключение могут быть огромны и обременительны. Однако при грамотной организации процесса юридическая сторона переговоров, включая согласование окончательного договора, не обязательно должна быть неподъемной. Надлежащая подготовка сделки, с прицелом на взаимовыгодный результат с самого начала, весьма поможет уменьшить затраты времени и сил на переговоры.

Одним из препятствий, тормозящих заключение сделки, может быть излишнее внимание к не самым важным для организации вопросам. Например, слишком много времени тратится на разграничение ответственности (которое в значительной мере предопределяется ценовыми условиями соглашения) и при этом не уделяется достаточно времени рабочим показателям или практическим методам устранения потенциальных проблем. Цель в том, чтобы использовать договор как готовый путь к разрешению проблем, когда вы уже работаете с вендором.

Очень часто главные участники процесса не понимают стандарты отрасли и точки, требующие согласования, или же они недостаточно быстро начинают процесс обсуждения. Это может привести к бюрократическим потерям времени в дальнейшем и недостаточной заинтересованности тех, кто принимает решения. Чтобы избежать нереалистичных ожиданий, запоздалых перемен в игре и нарушения планов “победы любой ценой”, вы можете следовать семи руководящим принципам.

Правило № 1. С самого начала соберите всех основных участников сделки

Проведите встречу всех главных участников сделки в самом начале. Среди таковых могут быть технические руководители, собственные юристы компании, группа аудита, сторонние консультанты по управлению рисками, сторонние юристы, специалисты по финансам и эксперты по другим вопросам. Такая встреча впоследствии, безусловно, сэкономит вам время и деньги в процессе заключения договора.

Правило № 2. Обсудите стратегию

Рассмотрите и обсудите цели аутсорсинга, ожидаемую отдачу от инвестиций, имеющиеся альтернативы, основания для выбора провайдера, главные ожидания и опасения, наиболее важные пожелания, потребности и нежелательные риски. Это позволит вам использовать время эффективно и вовлечь в процесс заключения сделки всех имеющих к ней отношение лиц. Если же провести такое обсуждение пост-фактум или не проводить вовсе, то в долгосрочной перспективе это обернется большими затратами и денег, и времени.

Правило № 3. Сформулируйте стратегический план на бумаге

Формулировка стратегического плана на бумаге и сверка с ним при каждой корректировке, чтобы сохранить прицел, является важной частью всего процесса. Имея написанный документ, команда переговорщиков может сверять важные решения с планом, созданным главными участниками процесса, сосредоточившись на действительно важных вопросах. Если вы не сформулируете план на бумаге и не будете сверять с ним свои действия, то конечные результаты могут оказаться хуже, чем могли бы.

Правило № 4. Согласовывайте обязательства с учетом взаимной выгоды

Вряд ли вы достигнете своих целей, если поставщик услуг не сможет заработать на этой сделке и начнет “срезать углы”. Помните, что после заключения договора вы поручаете важную функцию вашего бизнеса вендору. Если вы зашли слишком далеко и заставили его принять обязательства, которые он не хотел принимать, то вам не удастся заложить прочную основу для нормальных рабочих отношений.

Правило № 5. Следует понимать, что согласование договора аутсорсинга — это прежде всего вопрос распределения рисков

Договор аутсорсинга предполагает в первую очередь разделение рисков и закладывает основу вашей работы с поставщиком услуг как со стратегическим партнером в будущем. Понимая распределение предвидимых рисков до начала заключения договора, вы сможете более эффективно построить отношения с партнером при окончательной формулировке пунктов договора, касающихся данной стороны.

Правило № 6. Исходите из того, что вендоры действуют в рамках принятых у них стандартов

Вы должны понимать, что договоры, в рамках которых работают вендоры, имеют довольно стандартные параметры. Важно осознать эти параметры и донести до вендора то, что наиболее важно для вас. Вендор тоже заинтересован в том, чтобы ваши отношения были успешными, и ему тоже нужна эта сделка.

Правило № 7. Чем больше у вас альтернатив, тем шире ваши возможности

Чем шире у вас выбор, тем больше возможностей, чтобы отстоять те условия, что нужны вам. Это золотое правило любых переговоров. Если у вас нет реальных альтернатив поставщику услуг, с которым вы ведете переговоры, ваши позиции не будут прочными. В таком случае не стоит тратить время и деньги, настаивая на своем по пунктам, которые вы не сможете существенно изменить. Всегда нужно искать золотую середину и не тратить слишком много времени на отстаивание того, что сулит лишь незначительный выигрыш.

Затраты времени, денег и сил, требуемые в процессе заключения договора аутсорсинга, можно значительно уменьшить, если все заинтересованные стороны готовы на начальном этапе потратить некоторое время на тщательное планирование и подготовку. Если переговорная команда проведет предварительную работу, чтобы определить приемлемые варианты распределения рисков и главные цели сделки с данным вендором, а также выделить в этой сделке самое важное для себя, тогда процесс заключения договора может пройти гораздо менее болезненно.

Версия для печати