Что делать удаленным офисным работникам и их работодателям с ростом числа каналов общения и сохраняющимся ощущением изолированности, которое плохо сказывается на производительности труда? На эти вопросы на портале InformationWeek отвечает старший директор Oracle по коммуникациям Барбара Дэрроу.

Общение на рабочем месте — это хорошо. Но когда хорошего становится слишком много, будь то шоколад, виски или даже общение, обычно возникают проблемы.

Сегодня технологии, обеспечивающие удаленным работникам общение и сотрудничество, значительно усовершенствованы. Новое ПО для проведения видеоконференций и дискуссий отличается простотой использования и высокой эффективностью. Его дополняют средства обмена текстовыми сообщениями, в т. ч. SMS и электронная почта.

В то же время благодаря этим технологиям удаленные работники получают так много сообщений от разных людей по самым различным каналам, что отслеживать их и управлять ими становится невозможно. (Исключение представляют только сверхорганизованные люди типа А).

В результате человек может помнить, что недавно общался с кем-то по тому или иному вопросу, но не в силах сказать, происходило общение по электронной почте, через Slack, Twitter, Facebook, с помощью SMS или по телефону. И чтобы выяснить это, он должен проделать огромную работу.

Эти трудности касаются не только удаленного сотрудника, но и его работодателя. Компании все чаще предоставляют персоналу возможность работать дома полный день или часть его, что порождает интенсивный обмен информацией по каналам связи.

Видеоконференции и многоканальные хабы

Видеоконференции — просто находка для работающих дома, поскольку они могут видеть своих коллег и воспринимать невербальные сигналы, которые при другом способе общения были бы утрачены. Это позволяет улучшить обмен информацией между распределенными командами. По крайней мере, они смогут узнать друг друга, встретившись в реальной жизни.

Разумеется, для получения этого преимущества каждый сотрудник должен использовать видеокамеру, чего они часто не делают.

Имеются технологии, которые помогут навести порядок в хаосе коммуникаций. Такие продукты, как Slack или Microsoft Teams, играют роль «хаба рабочего места», объединяя множество каналов и облегчая управление сообщениями.

С помощью прилагаемых к продуктам средств интеграции или самостоятельно разработанных инструментов компании могут объединить в таких хабах несколько коммуникационных продуктов, используемых сотрудниками в различных целях. В результате сообщения электронной почты, тексты, календарные записи, твиты, отвечающие определенным критериям, будут автоматически направляться по одному или нескольким каналам, которые легче контролировать, чем приложения, работающие на множестве устройств.

Такая простая интеграция используется довольно часто, облегчая сотрудникам работу с несколькими приложениями.

Охват удаленных работников

Объединение нескольких каналов связи — отличное решение. Но оно не устраняет других нетехнических проблем, которые возникают при удаленной работе.

Как ни полезны видеоконференции, значительная часть удаленных сотрудников боится лишиться личных встреч. По данным Fast Company, многие опасаются, что это помешает их продвижению по службе и росту зарплаты.

Одной из проблем является одиночество. Удаленные сотрудники лишены возможности поболтать около кулера, что создает в офисе домашнюю атмосферу.

Побочным эффектом изоляции является паранойя. Один из удаленных сотрудников был убежден, что менеджеры в штаб-квартире сговорились его уволить. Несмотря на прекрасные отзывы, которые он ежегодно получал, и регулярное повышение зарплаты. Менеджеры и коллеги периодически тратили массу времени, чтобы его разубедить. Подобные случаи отнюдь не редкость.

Что могут сделать работодатели?

Как компаниям внушить удаленным сотрудникам уверенность, что они являются частью команды? Некоторые, как отмечает Fast Company, отмечают дни рождения, Хэллоуин и другие праздники с использованием видеоконференцсвязи, что выглядит несколько несуразно. Менеджеры должны творчески использовать технологию и находить способы воссоздать для удаленных сотрудников такое же межличностное общение, какое существует в офисе.

Несомненно, главное — создать структуру сотрудничества. Рабочие группы должны регулярно проводить встречи в форме видео- или вебконференций как для решения рабочих вопросов, так и для непринужденных бесед. Если бюджет позволяет, работающие удаленно должны несколько раз в год встречаться лично в штаб-квартире, в региональных или локальных офисах.

«Тем, кто управляет удаленно работающими командами, важно поощрять в них ощущение единства и уникальную культуру труда, несмотря на разделяющее их расстояние. Работа вне офиса — отличная идея для компаний, чтобы объединить удаленные команды, подчеркнуть миссию организации и участвовать в создании ценности для своих сотрудников», — считает Эмили Хи, старший вице-президент Oracle Cloud Business Group по управлению человеческим капиталом.

Компании должны также подчеркивать, что «успех сотрудника зависит не от того, где он работает, а от того, какой вклад он вносит», — утверждает старший аналитик Ovum Research Адам Холтби.

Не менее важно, чтобы работающие удаленно так организовали свое рабочее пространство, чтобы это способствовало производительности труда. «Вы должны быть дисциплинированы, когда речь идет о начале и окончании работы и отслеживании вашего вклада», — требует Холтби.

Некоторые работающие на дому в деталях воспроизводят обстановку офиса и с религиозным рвением следят за тем, чтобы их работа протекала только в таких условиях. Это позволяет им разграничить «офис» и «дом».

Другие располагаются на диване в гостиной и могут отвечать на звонки, расхаживая по дому. Главное создать рабочее пространство, отвечающее индивидуальным потребностям.

Разработайте рекомендации для удаленных сотрудников

Эксперты согласны, что в условиях ограниченного рынка труда в конкурентной борьбе за привлечение и удержание талантливых сотрудников работодатели должны создавать для удаленных работников структуры и рекомендации.

Многие компании придерживаются принципа ad-hoc. Но Хи считает, что важно планировать соответствующие политики и четко доводить их до сведения сотрудников. Это позволит как удаленным командам, так и обеспечивающим их работу подразделениям, включая ИТ-службу, работать по одному сценарию.

Немногие руководствуются этими соображениями. Согласно отчету, опубликованному в начале этого года гигантом рынка товаров для офиса Staples, 64% из 1001 опрошенного офисного работника по крайней мере часть времени работают удаленно, но всего 34% работодателей разработали формальные политики их поддержки.

Показательно, что 67% респондентов готовы уволиться, если условия работы станут менее гибкими.

Да, слишком интенсивный обмен информацией может стать хаотическим и контрпродуктивным, но это, возможно, меньшее из зол.