Организация офисной работы требуется на любом предприятии вне зависимости от его величины и формы собственности. Причем наиболее остро эта проблема стоит для малых и небольших компаний, где нет специальных и весьма жестких требований к безопасности передаваемой информации. Поэтому ИТ-специалистам приходится выбирать из множества решений с открытым кодом или офисных пакетов коммерческого уровня, для использования которых необходимо приобретать отдельные лицензии. Правда, бесплатные решения подходят далеко не всем — к примеру, калининградский офис компании “Сител”, попробовав пакет OpenOffice.org, все-таки решил сменить его на Office 2007, внедрением которого занимался региональный поставщик решений Microsoft фирма “Новый мир”.

Исходная ситуация

Одно из значимых преимуществ программных пакетов с открытым кодом — минимальная цена “входного билета” и приемлемая стоимость владения. Именно на эти параметры обратило внимание руководство калининградского офиса компании “Сител”, которая работает на рынке мобильной связи России и занимается оптовой и розничной торговлей сотовыми телефонами, оказанием сервисных услуг. Для связи с контрагентами и с собственной сетью магазинов компании в первую очередь нужна была программа электронных таблиц, обеспечивающая подготовку документации, анализ себестоимости, быстрый подсчет и сверку цифр; электронная почта для обеспечения коммуникаций, постановки задач, планирования встреч, передачи информации (в том числе отправки и сбора отчетов), а также текстовый редактор для подготовки обширной номенклатуры документов.

Как и большинство других малых и средних предприятий России, “Сител” пыталась сократить ИТ-расходы за счет использования бесплатных компьютерных решений с открытым программным кодом, оснастив автоматизированные рабочие места сотрудников пакетом офисных приложений OpenOffice.org. В результате такого решения руководство компании рассчитывало получить эффективную и недорогую в обслуживании программную среду для работы с документацией.

Но для небольших и средних компаний (у калининградского офиса компании всего 25 рабочих мест), работа с таким ПО может оказаться сложной. В основном из-за необходимости дополнительного обучения пользователей, содержания квалифицированного ИТ-специалиста и возможных сложностей с освоением всего функционала нового для сотрудников ПО, которое выполняет самые простые офисные операции с текстом, электронной почтой и таблицами.

Переход к офисным приложениям Microsoft в компании “Сител” происходил плавно и быстро — все работы по внедрению продукта в корпоративную ИТ-систему были завершены в двухнедельный срок.

“В итоге практический результат оказался спорным, — рассказал Алексей Варфоломеев, заместитель генерального директора по коммерческим вопросам компании “Сител”. — Из-за непривычного интерфейса приложений и неудовлетворительной совместимости с форматами файлов других офисных систем специалисты предприятия столкнулись с многочисленными сложностями при выполнении повседневных задач, связанных с обработкой документов. К примеру, приложения OpenOffice.org не распознавали значительное число файлов, получаемых от клиентов и партнеров (их у компании несколько десятков. — Прим. ред.): ситуация, когда сотрудники компании не могли прочитать присланный по электронной почте документ, стала обыденной, что сказывалось на эффективности ведения бизнеса. Первое время мы обходились бесплатными программами для просмотра файлов, но эмоции сотрудников и потери времени того не стоили. Кроме того, в компании существенно возросли трудозатраты на подготовку текстовых файлов, диаграмм и презентаций, несмотря на вполне достойные системные возможности настольных рабочих станций, офисные приложения загружались медленно, а использование многих полезных функций было осложнено из-за непривычного вида панелей инструментов и средств их настройки”.

В компании также столкнулись с отсутствием поддержки необходимых форматов документов. Так, не поддерживались форматы документов Excel, в которых часто сохраняются и редактируются данные из бухгалтерской системы “1C”. В этих же форматах бухгалтерия привыкла готовить сводные таблицы, рассчитывать себестоимость, налоговую нагрузку и выполнять многие другие операции.

“После детального изучения работы пакета программ OpenOffice.org стало ясно, что за формально нулевой стоимостью приобретения скрывается множество особенностей, — отметил Алексей Варфоломеев. — Либо нам было необходимо инвестировать в обучение персонала, чтобы сотрудники могли полноценно изучить работу данного пакета программ, а также докупить дисковое пространство и другие компоненты компьютеров из-за существенно большей требовательности пакета к аппаратному обеспечению, либо выбирать другое решение. Вопрос о переходе на другой пакет ПО стал подниматься практически на каждом совещании”.

После изучения ситуации и сканирования рынка было решено внедрить пакет Microsoft Office 2007 в редакции для малого и среднего бизнеса, который решает две важные для компании задачи. “Во-первых, — уверен г-н Варфоломеев, — с его использованием возрастает скорость работы, а во-вторых, исчезают проблемы совместимости форматов документов. Вдобавок, стоимость владения бесплатным офисным пакетом OpenOffice.org с точки зрения временных потерь сотрудников оказалась, по оценке компании, выше стоимости приобретения Microsoft Office 2007”.

Практика перехода

В целом широкие функциональные возможности приложений пакета Microsoft Office позволяют существенно оптимизировать работу компании “Сител”, повысить производительность труда офисного персонала — к примеру, полностью исчезают проблемы совместимости форматов документов. А использование общей базы контактов в Microsoft Outlook 2007 всеми сотрудниками значительно сокращает потери времени на их поиск. Кроме того, на базе этого инструмента обеспечивается работа с электронной почтой, планирование встреч и ведение календаря, а также решение множества текущих задач.

Дополнительная перспектива связана с совместным использованием документов в SharePoint Server 2007, что необходимо для управления информацией и запуска рабочего процесса и обеспечивает совместную работу с важными корпоративными данными через интранет-портал. Теперь пользователи могут быстро создавать узлы на портале SharePoint, которые их коллеги впоследствии будут заполнять данными. Кроме того, в будущем планируется внедрение расширенных средств бизнес-аналитики на основе системы управления реляционными базами данных Microsoft SQL Server — подобное решение необходимо для эффективного анализа накопленной деловой информации.

Еще одна возможность применения Microsoft Office — это выявление закономерностей динамики продаж с помощью функции Excel. Она позволяет понять тип клиентской аудитории, проанализировав клиентскую базу, проводить сегментацию базы клиентов, выявлять их ключевые потребности на основании истории продаж, делать прогнозы объемов продаж.

Переход к офисным приложениям Microsoft в компании “Сител” происходил плавно — все работы по внедрению продукта в корпоративную ИТ-систему были завершены в двухнедельный срок. Отдельного обучения персонала обращению с новым ПО не потребовалось, поскольку большинство сотрудников уже имели опыт использования продуктов Microsoft Office на предыдущей работе или на домашних компьютерах. По словам Алексея Варфоломеева, в результате внедрения нового офисного пакета Microsoft сотрудники компании получили в свое распоряжение простые и понятные средства для подготовки текстовых документов, вычисления данных в электронных таблицах, создания наглядных графиков, диаграмм и эффектных презентаций.

Версия для печати (без изображений)