В исследовании «Ключевые тенденции в печати и их влияние на сектор СМБ», выполненном компанией InfoTrends при финансовой поддержке Brother International, утверждается, что предприятия среднего и малого бизнеса (СМБ) в недостаточной степени используют свои средства печати и копирования, а общий ущерб от потерь рабочего времени их персонала составляет 336 млн. долл. ежегодно. Эти выводы сделаны по результатам опроса менеджеров высшего и среднего звена, а также других сотрудников предприятий различных отраслей.

«Один из выводов исследования заключается в том, что офисный копир становится чем-то вроде кулера для воды», — говорит Дан Валдингер, директор по маркетингу в подразделении решений и услуг компании Brother.

Результаты исследования показывают, что работники СМБ-предприятий, имеющих централизованные копиры и принтеры, проводят на 6500 часов в год больше времени возле этих машин, чем сотрудники фирм, в которых функции печати и копирования не централизованы. Как установлено в ходе исследования, дополнительные затраты времени обусловлены хождением к принтеру и обратно, а также обсуждением частных вопросов на «пятачке» возле централизованного устройства.

Исследователи пришли к выводу, что хождение к централизованным принтерам и копирам может привести к значимым потерям рабочего времени.

Исходя из средней зарплаты сотрудника в 30 долл. в час и из того факта, что в США примерно 1728 средних и малых фирм используют централизованные копиры или принтеры (по данным бюро переписи населения США), Brother оценивает ежегодный ущерб от потерь рабочего времени в 336 млн. долл.

Выяснилось также, что сотрудники стали печатать меньше, чем раньше: средний размер задания на печать сейчас не превышает пяти страниц. Хотя предприятия СМБ имеют возможность печатать до 100 000 страниц в месяц на своих МФУ, по факту они печатают порядка 10 000 страниц в расчете на одно устройство. Результаты исследования показывают, что потребность в печати снизилась по ряду причин, в числе которых улучшение бизнес-процессов, а также привычка молодого поколения обходиться без печати, используя мобильные устройства. «Приходящие на работу новые сотрудники не приучены к бумаге», — подчеркивает Валдингер.

Из числа респондентов, работающих в фирмах с численностью сотрудников от 500 до 999, примерно две трети (64%) причиной номер один для снижения объемов печати назвали автоматизацию бизнес-процессов, которые прежде предполагали печать документов, 60% указали на улучшение ИТ-инфраструктуры, а 52% сообщили, что часть их сотрудников предпочитает электронные документы. Еще одной причиной стали «зеленые» инициативы и растущее число мобильных устройств как средств доступа к информации.

Результаты исследования говорят и о том, что каждое МФУ теперь обслуживает больше сотрудников. Например, в компаниях со штатом от 500 до 999 человек на одно цветное лазерное МФУ приходится в среднем 39 сотрудников, а на монохромное — сорок.

Однако Валдингер не считает централизованное МФУ оптимальным решением для СМБ. Размещение необходимых устройств ближе к рабочим местам приводит к уменьшению потерь времени на хождение туда-сюда и неформальные разговоры. «Важно привести технологии в соответствие с потребностями организации, вот самый главный вывод, который мы хотим донести, — говорит он. — Организации ищут любые способы сокращения расходов. Печать — это та область, о которой в подобном ключе обычно не думают. Вкладывая средства в планшеты и смартфоны, разумно поразмышлять и об устройствах печати».

Версия для печати