Компания DIRECTUM сообщила о завершении внедрения ее ECM-системы DIRECTUM в ОАО “ОГК-4”, тепловой оптовой генерирующей компании. Как сообщается, в рамках проекта были автоматизированы процессы делопроизводства и управление совещаниями.
“ОГК-4” активно занимается инвестициями: ведутся проекты по строительству новых мощностей на Сургутской ГРЭС-2 и Яйвинской ГРЭС, а также подготовка к строительству 3-го энергоблока Березовской ГРЭС. Недавно был введен в эксплуатацию новый блок на Шатурской ГРЭС. При реализации инвестиционных проектов специалисты “ОГК-4” неизменно сталкиваются с необходимостью обработки больших объемов документации.
Для обеспечения эффективной работы с документами и совещаниями руководством ОАО “ОГК-4” был взят курс на внедрение системы электронного документооборота. В качестве решения была выбрана система DIRECTUM, исполнителем работы по внедрению стала компания Akelon
Проект стартовал в конце июля 2010 г. и завершился в октябре. Первоначально внедрением планировалось охватить направление инвестиций и развития компании, которое занимается проектами нового строительства, а также службы капитального строительства на филиалах Шатурской ГРЭС, Сургутской ГРЭС-2, Яйвинской ГРЭС, Березовской ГРЭС. Однако в ходе проекта было принято решение о расширении автоматизации, в результате чего в DIRECTUM теперь работают делопроизводители всего исполнительного аппарата “ОГК-4”. Ядром внедряемого функционала стал модуль “Канцелярия”, с помощью которого были автоматизированы основные процессы делопроизводства. Благодаря данному модулю специалисты “ОГК-4” получили возможность контролировать исполнение поручений по входящей корреспонденции, обращаться к единому архиву документов и быстро отслеживать всю историю переписки.
Для создания эффективного механизма контроля исполнения решений, принятых на проектных совещаниях, был переработан функционал стандартного модуля “Управления совещаниями”. На его основе, учитывая специфику деятельности компании, было создано новое решение для управления совещаниями по проектам строительства. Новый функционал предусматривает возможность автоматического создания событий в календаре Outlook прямо из DIRECTUM для более эффективной организации совещаний по проектам с большим количеством участников из различных подразделений.
Как сообщается, в текущий момент вся переписка исполнительного аппарата, в том числе и по инвестиционным проектам, фиксируется в системе. Постепенно к работе в системе подключаются сотрудники служб капитального строительства филиалов, где реализуются инвестиционные проекты.
