В “Международном университете МИТСО” (Беларусь) внедрена ECM-система eDocLib 2.5.3 разработки компании “Электронные офисные системы” (ЭОС). Проект осуществила компания “Электронное ДЕЛО” — местный партнер ЭОС.
Сообщается, что в настоящее время практически все документы университета проходят регистрацию в системе “ДЕЛО”, начиная от входящей корреспонденции и заканчивая личными карточками студентов и их заявлениями. При этом платформа eDocLib обеспечивает всю необходимую функциональность для управления контентом: создание, экспорт/импорт, изменение, безопасное хранение документов, управление версиями, многоуровневую систематизацию. А также контроль над процессами, осуществляемый с помощью отслеживания истории изменений, протоколирования действий пользователей и ограничения доступа к информации и функциям.
Как сообщается, главным преимуществом этого программного продукта для решения поставленной задачи явилась возможность простой интеграции с другими системами. В частности, для загрузки документов из системы “ДЕЛО” процесс был построен следующим образом:
-
отбор и подготовка документов к выгрузке и последующему удалению;
-
экспорт документов в xml формат, а также прикреплённых к карточкам документов файлов средствами “ДЕЛО 8.10”;
-
импорт информации, экспортированной из СЭД, в систему eDocLib 2.5.3.
Были разработаны соответствующие инструкции и проведено обучение пользователей работе по данной технологии. В настоящее время все документы, утратившие свою важность, или документы, которые можно передать на архивное хранение, могут быть переданы на хранение в систему eDocLib.
