Компания «Этлас-Софт» совместно со специалистами компании «Нова Груп» запустила в промышленную эксплуатацию электронный архив в Сибирском Промышленном Альянсе. В качестве платформы для электронного архива был выбран архив «Этлас».
Специфика деятельности компании связана с большими объемами бумажной документации, доступ к которой необходимо не только строго разграничивать, соблюдая конфиденциальность, но и обеспечивать оперативный доступ к любому участку хранения с возможностью выдачи, как электронной справки по каждому отдельному документу или списку документов, так и оригинала самого документа. Для этого во время внедрения был установлен и настроен модуль «архивное дело», который предназначен для организации учета хранения и выдачи оригиналов.
Система электронного архива «Этлас» привлекла, в первую очередь, такими качествами, как гибкость в подходе к настройке и адаптации системы, отсутствие ограничений на типы хранимых документов и возможность организации картотек с любыми типами объектов. Также очень важным фактором было наличие в системы механизмов учета хранения и выдачи оригиналов документов.
В процессе внедрения системы электронного архива «Этлас» на первом этапе специалистами компании «Нова Груп» были выполнены следующие работы: созданы группы пользователей и назначены права доступа к документам; в соответствии с номенклатурой дел создана структура папок дерева-хранилища документов; в соответствии с решением заказчика были настроены правила автоматического наименования, размещения и нумерования документов; настроена процедура резервного копирования базы данных и базы документов заказчика; установлены и настроены модуль контроля над функционированием системы и модуль интеграции со сторонними приложениями; для обеспечения быстрой работы на медленных каналах передачи данных был установлен локальный кэширующий сервер.
На втором этапе были выполнены работы по настройке модуля «архивное дело»: сформирована и занесена в систему структура склада хранения оригиналов документов; настроена форма запроса на выдачу оригинала; настроено автоматическое взаимодействие архивного дела и электронного архива при размещении/выдаче дел; настроена работа со сдаточными описями.
В результате внедрения электронного архива с модулем «архивное дело» Сибирский Промышленный Альянс получил полный контроль над всеми документами предприятия, как над оригиналами, так и их копиями.
