Компания ТАНАИС, сертифицированный партнер DIRECTUM, завершила работы по обновлению ECM-системы в компании «Э.ОН Россия». Помимо перехода c версии 4.7 на 5.0.3 удалось оптимизировать логику маршрутов и снизить нагрузку на аппаратное обеспечение.

В 2010 году в ОАО «Э.ОН Россия» была внедрена ECM-система DIRECTUM версии 4.7. Автоматизация коснулась процессов согласования служебных записок, приказов и распоряжений, регистрации входящей и исходящей корреспонденции, учета корреспонденции по инвестиционным проектам и контроля выполнения резолюций. По прошествии четырех лет работы в ней руководство компании приняло решение перейти на новую версию и провести анализ системы на предмет возможной оптимизации бизнес-процессов. Так, в 2014 году команда консультантов и разработчиков ООО «ТАНАИС Ритейл» приняла участие в обновлении версии DIRECTUM до 5.0.3.

Перед запуском проекта специалисты ОАО «Э.ОН Россия» провели централизованный опрос удовлетворенности основных пользователей при работе в СЭД. По результатам интервьюирования было установлено, что основная проблема, с которой сталкиваются пользователи, — неудовлетворенность быстродействием системы, вторая — отсутствие навыков в применении стандартной функциональности. В итоге перед проектной командой ТАНАИС были поставлены цели:

  • изменить пользовательский интерфейс веб-доступа DIRECTUM;
  • усовершенствовать работу маршрутов документооборота.

Для достижения поставленных целей требовалось оптимизировать процессы подготовки, согласования и регистрации исходящих документов, а также процедуры регистрации входящих документов и вынесения резолюций.

На новую версию системы DIRECTUM были переведены крупные структурные единицы компании: исполнительный аппарат ОАО «Э.ОН Россия», Сургутская ГРЭС-2, Шатурская ГРЭС, Березовская ГРЭС, Яйвинская ГРЭС, Смоленская ГРЭС, филиал «Э.ОН Инжиниринг».

Проект позволил существенно снизить нагрузку на аппаратное обеспечение и оптимизировать логику маршрутов. Также были изменены общие настройки, влияющие на производительность системы, произведена оптимизация прикладной разработки, обновлен интерфейс и подготовлены новые пользовательские инструкции.

Благодаря возможностям обновленной платформы, активные пользователи предыдущей версии начали работу в DIRECTUM без предварительного обучения. Реагируя на действия пользователя, система запускает обучающие видеоролики с подсказками, что значительно упрощает освоение новых функций и сокращает затраты на обучение. Также были подготовлены видео-инструкции, которые упростили процесс освоения системы.

В январе 2015 года компания ТАНАИС заключила с ОАО «Э.ОН Россия» соглашение о технической поддержке системы DIRECTUM 5.0.3. Под проект была выделена команда специалистов, закрепленная персонально за заказчиком. Специалисты выполняют работы по технической поддержке и сервисному обслуживанию на всех линиях вне зависимости от количества находящихся в работе заявок.