МГТС подключила к ЭДО около 10 000 абонентов-юридических лиц . До конца 2015 года этот показатель планируется довести до 13 000. В ближайшие годы МГТС рассчитывает перейти на ЭДО с 80% клиентов.
Принять решение о переходе на электронный документооборот (ЭДО) компанию вынудили три основные причины. Во-первых, финансовая. МГТС ежемесячно отправляет по почте порядка 58 000 пакетов документов. Во-вторых, стремление сделать труд своих сотрудников более результативным. Бумажные документы нужно распечатывать, подписывать, проштамповывать. Это замедляет документооборот, увеличивает сроки погашения задолженности за предоставленные услуги. В-третьих, неудобства, с которыми сталкиваются клиенты при бумажном документообороте — это получение документов посредством почты, в офисах компании, курьерской службой с увеличенным сроком доставки.
Электронный документооборот (ЭДО) — обмен электронными юридически значимыми документами между компаниями — способен решить все три эти проблемы. Передача электронного документа контрагенту занимает всего несколько секунд, а стоит гораздо меньше, чем отправка бумажного.
«Кроме того, ЭДО дает поставщикам телекоммуникационных услуг такое важное преимущество, как уверенность в качественной доставке документов, — пояснил Александр Барановский, руководитель проектов телекоммуникационной отрасли „СКБ Контур“. — Это очень дисциплинирует обе стороны и делает их взаимоотношения прозрачными. Кроме того, абонентам больше не нужно ждать, ходить в офис поставщика и т. д. Они удобно и быстро получают документы прямо на рабочем месте».
Для реализации ЭДО компания выбрала систему «Контур.Диадок» оператора «СКБ Контур». МГТС использует биллинговую систему Foris Fix, в которой формируются платежные документы для клиентов. Для ее интеграции с сервисом ЭДО команда «СКБ Контур» разработала решение «Диадок.Коннектор.МГТС». В него из локальной системы компании выгружаются файлы в формате txt с данными биллинга и детализацией. Коннектор распознает эти сведения и на их основе формирует электронные документы, которые уходят в «Диадок», а оттуда абонентам. Настройка систем и их интеграции заняла четыре месяца.
Два месяца ушло на тестирование решения в пилотном режиме. В первом месяце в пилоте участвовали восемь клиентов-юридических лиц, во втором — уже 400. После того, как число благополучно отправленных контрагентам электронных документов достигло 3 000, ЭДО перевели в промышленную эксплуатацию.
«Эффективность ЭДО для нас измеряется повышением качества работы, — объяснила Ирина Моруженко, руководитель проекта по внедрению ЭДО, начальник отдела управления бэк-офисными операциями. — Платежные документы для клиентов загружаются в „Диадок“ в первых числах каждого месяца, на рассылку требуется гораздо меньше ресурсов. Кроме того, ЭДО — это новый качественный уровень сервиса для наших абонентов, теперь они получают документы за несколько секунд, тогда как раньше на это уходило около недели. Те, кто уже перешел на ЭДО, отмечают в своих положительных отзывах, что работать с нами стало удобнее, быстрее и проще».
