ПАО «Транснефть» реализовало проект по созданию электронного архива технической документации в сотрудничестве с компанией «Логика бизнеса» (ГК АйТи). Система предназначена для автоматизации процессов комплектования, ввода, хранения, поиска и использования в электронном виде технической документации организаций ПАО «Транснефть». Всего насчитывается более 300 видов технических документов. В настоящее время автоматизирована обработка 18 типов из них, среди которых группа документации планирования, проектирования, строительства, диагностики и эксплуатации. В перспективе это коснется всей технической документации компании.

В автоматизации задействованы процессы, которые реализуются в рамках планирования, капитального строительства объектов магистральных нефтепроводов, технического перевооружения и развития, реконструкции, капитального и текущего ремонта, диагностики и эксплуатации.

Функционально система состоит из двух разделов «Управление и хранение документов» и «Сканирование и распознавание документов», которые реализованы на решениях IBM FileNet и ABBYY FlexiCapture, соответственно. Подрядчик по созданию системы был выбран в рамках конкурсных процедур ПАО «Транснефть».

Подсистема «Управление и хранение документов» предназначена для автоматизации и обеспечения процессов оперативного, долговременного хранения, поиска и использования в электронном виде документации с возможностью разграничения доступа.

Подсистема «Сканирование и распознавание документов» реализует автоматизацию процессов сканирования и распознавания документации на бумажных носителях, с последующим экспортом полученных электронных данных в подсистему «Управление и хранение документов» при помощи технологий ABBYY. Потоковый ввод документов осуществляется «Центром сканирования и ретроконверсии» «АйТи».

Новая система уже используется в ООО «Транснефть-Балтика» и АО «Транснефть-Центральная Сибирь», осуществляется ее тиражирование на другие организации ПАО «Транснефть». Ранее «Логика бизнеса» создала для ПАО «Транснефть» архив финансовой документации, в ходе которого была оптимизирована работа с первичными финансовыми документами.

«В результате использования электронного хранилища сократились сроки и повысилось качество работ, выполняемых с использованием технической документации, — прокомментировал результаты проекта начальник отдела автоматизации производственной деятельности департамента ИТ ПАО „Транснефть“ Сергей Прокин. — Также существенно снизилось количество обращений в архив за бумажными оригиналами документов, поскольку пользоваться электронными образами документов удобнее, а оцифровка поступающей документации происходит очень быстро».

«Многим производственным организациям требуется обеспечить централизованный доступ к технической документации, как бы она ни была распределена территориально, а также сделать более эффективным управление имеющимся информационным массивом, — отметил коммерческий директор „Логики бизнеса“ Георгий Подбуцкий. — Наиболее оптимальным решением этих задач будет перевод всей технической документации в электронный вид и внедрение промышленной системы для электронного хранилища документации».

«В крупных компаниях объем бумажных документов достигает десятков, сотен тысяч, а порой миллионов страниц в месяц. Обработка такого количества технической документации вручную отнимает массу времени, кроме того, может повлечь за собой ошибки, связанные с человеческим фактором, — прокомментировал Дмитрий Шушкин, заместитель генерального директора ABBYY Россия. — Для таких компаний, особенно сегодня, важно повышать эффективность и при этом оптимизировать расходы. Как показывает практика, именно решения потокового ввода позволяют вернуть вложенные в проект инвестиции в короткий период».