В Ростовской области в 2017 году стартует уникальный проект «Электронный архив». Целью данного проекта является создание первого в России архива, в котором будут храниться как традиционные бумажные, так и подлинники электронных документов.
Разработчиком программных решений для реализации пилотного проекта является компания «Электронные Офисные Системы». Сформированная в рамках проекта база данных будет комплектоваться прежде всего документами органов исполнительной власти и местного самоуправления Ростовской области.
Задачи и основные этапы реализации проекта обсуждались на рабочем совещании. В нем принимали участие представители министерства информационных технологий и комитета по управлению архивным делом Ростовской области, а также администрации г. Волгодонска. Компания ЭОС представила здесь свою концепцию построения «электронного архива», реализующего возможность комплектования архивных учреждений области электронными документами для последующего их хранения, учета и использования уже в статусе архивных документов. Концепцией также предусмотрена возможность удаленного доступа к архиву вне зависимости от местонахождения пользователя (он может находиться как на территории области, так и за ее пределами). Отмечено, что система будет поддерживать учет традиционных (бумажных) архивных документов и иметь весь необходимый аналитический функционал в соответствии с требованиями Росархива.
Первый этап пилотного проекта стартует в 2017 году. На этой стадии компанией ЭОС будут предложены программные продукты, обеспечивающие решение поставленных задач. Затем начнется тестирование системы, по результатам которого будут определены сроки внедрения и запуска в эксплуатацию.
Важность данного проекта для всей системы органов государственной власти и местного самоуправления России сложно переоценить. В настоящее время ни одно учреждение не имеет архива, в котором электронные документы хранятся и используются в качестве подлинников, так как на долговременное хранение передаются только бумажные экземпляры. В случае успешной реализации пилотного проекта опыт Ростовской области можно будет распространить на любые государственные структуры.
