Удаленная работа существенно изменила процессы приема на работу и адаптации новых ИТ-сотрудников. Алек Империал, старший менеджер по инженерии Veeva Systems, делится на портале InformationWeek опытом своей компании.

Сказать, что пандемия ускорила развитие удаленной работы, значит преуменьшить. Всего за три года сотрудники перешли от временной работы дома к ожиданию удаленных и гибридных вариантов. Если добавить к этому хроническую нехватку ИТ-кадров, то становится понятно, почему работодатели, некогда сопротивлявшиеся удаленке, изменили свою точку зрения. Эти организации адаптируются, чтобы конкурировать за высококвалифицированных специалистов и удерживать их.

Тем не менее, некоторые критически важные рабочие процессы еще предстоит освоить. В частности, по-прежнему актуальной остается проблема адаптации новых удаленных сотрудников. Например, инженеры-программисты должны быть тесно связаны с командами для совместной работы над продуктами. В отсутствие человека, сидящего напротив нового сотрудника, физически или виртуально, проблемы могут остаться незамеченными, а вопросы — без ответа.

Наша компания приняла модель работы в любом месте (work anywhere) в 2021 г. Благодаря этому мы смогли решить проблемы, связанные с удаленным трудоустройством, с которыми сегодня сталкиваются многие организации. Вот некоторые уроки, извлеченные на этом пути.

Вопросы и ответы

Когда мы проводим собеседование с кандидатами на должность руководителя инженерного подразделения, мы специально задаем некоторые технические вопросы для того, чтобы оценить их навыки наставника. Это делается для того, чтобы проверить их готовность к тем вопросам, которые они будут задавать новым сотрудникам в процессе адаптации. Мы стараемся подбирать вопросы в зависимости от того, с какими сотрудниками менеджеру чаще всего придется работать. Например, новый сотрудник, пришедший из другой компании, будет иметь совершенно иное представление о себе, чем тот, кто пришел из колледжа.

Сотрудники, пришедшие из других компаний, быстрее вливаются в коллектив, чем выпускники колледжей, но, как правило, нуждаются в терминологических руководствах. Мы готовим для всех новых сотрудников два особых типа справочников. Первый содержит используемые нами термины, связанные с отраслевыми стандартами, а также полезное описание терминов. Такая связь быстро помогает новым сотрудникам, которые, возможно, ранее использовали другие термины. Этот же справочник содержит отраслевые термины и аббревиатуры, поскольку не все разработчики имеют одинаковый опыт.

Во втором руководстве предполагается, что не все новые сотрудники программируют на Java. Некоторые используют JavaScript, потому что являются фронтенд-разработчиками и хотят изучить Java. Другие могут быть C#-разработчиками полного стека, которые не знают Java, но знают JavaScript. Поэтому мы привлекаем внутренних специалистов по языкам для создания руководств по работе с Java или JavaScript.

Адаптация контента

В процессе адаптации мы используем много модульных материалов. Когда мы пересматривали наши процессы, мы взглянули на этот контент свежим взглядом, чтобы убедиться, что информация актуальна и охватывает все необходимые темы. Мы убрали все лишнее. Мы сосредоточились на таких актуальных темах, как создать собственную среду разработки и что нужно делать в первые пять дней. Все материалы были подобраны по степени важности и аудитории. Мы также разработали материал, который помог бы новым сотрудникам почувствовать себя так, как будто кто-то сидит с ними в одной комнате. В нем мы попросили трех разработчиков рассказать о том, как они настраивают свою машину.

Не менее важно было сделать так, чтобы люди могли легко отыскивать нужную им информацию. Это позволило создать вики, которая была активно поддержана сотрудниками. Они постоянно дополняют ее деталями, чтобы она оставалась актуальной, делятся способами повышения эффективности и привлекают внимание тех, кто проходит адаптацию. Если кто-то обратится к теме, он увидит дату записи, ссылку и краткое содержание.

Тем не менее, не все воспринимают информацию одинаково, поэтому мы предоставляем материалы в разных формах и обычно находим то, что подходит каждому.

Мониторинг прогресса

Важно, чтобы новые сотрудники начинали работу с прочной основы, поэтому мы следим за их успехами. После того как мы приняли нового сотрудника, в течение первой недели мы проводим контрольные встречи, чтобы узнать, как он адаптируется. Они посвящены жизни в компании, их самочувствию, а также тому, чего, по их мнению, им не хватает.

В идеале все сотрудники должны быть адаптированы в течение первых пяти рабочих дней. Мы разработали график адаптации на основе изучения того, через что проходят новые сотрудники. Он основан на том, что каждый день человек находится в определенной точке. К концу первого дня он должен получить все необходимые кадровые документы и познакомиться со своей командой. На второй день должна быть создана среда разработки. В третий и четвертый дни среда должна быть доработана, и на пятый день он будет готов к работе.

Офисный опыт

Хотя модель «работа в любом месте» привлекательна для соискателей, необходимо предусмотреть меры по обеспечению поддержки, выходящей за рамки процесса адаптации. С точки зрения местоположения мы требуем, чтобы все новые сотрудники находились в двух часовых поясах от центрального офиса. Это гарантирует, что поддержка будет доступна в разумные сроки. А вот дальше могут возникнуть проблемы.

Выпускники имеют определенную свободу действий, но в течение первого года они обязаны посещать офис. Это позволяет им получить ценный опыт работы в офисе в самом начале своей карьеры. Они привыкают к распорядку дня и получают оперативные указания, а также очную поддержку от гибридных и офисных сотрудников. После этого они могут выбрать удаленную, гибридную работу или остаться в офисе. Идея состоит в том, чтобы убедиться, что недавние выпускники чувствуют себя вовлеченными в общение с другими сотрудниками и что их можно узнать по имени вне сеансов Zoom.