НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Что такое "Рекордс"? Предложение по новому определению

Андрей Колесов
20.01.2014 10:04:36

Выходные не стали препятствием для продолжения дискуссии о Records Management (см. предыдущий пост "Хождение кругами вокруг темы управления записями (рекордсами)" и запись в ECM-Фейсбук группе. Причем тут изначально присутствует очень забавный момент: моими оппонентами выступают в данном случае люди, стоявшие у истоков продвижения идей ECM в России, и в своей время (лет 12 назад) говорившие о необходимости выделения особой категории Records из общей массы документов…
Сегодня, как понял их позицию, они встали на позицию "традиционного российского делопроизводства", которая базируется на тезисе о том, что "records = документы". Ну и, как следствие, что никаких других документов, кроме рекордсов, просто не существует…

Что ж, "все течет, все изменяет". В том числе и позиции людей… Моя же позиция остается прежней: рекордсы – это некоторая категория документов, которая требует в силу ряда причин требует во многом специальных методов и технологий управления ими на протяжении их жизненного цикла.

Да, рекордсы – это самая важная категория документов (точнее – категория самых важных документов), но все же лишь одна из категорий. Более того – не самая значительная по объему. Тут вполне можно привести в аналогию верхнюю часть пирамиды под название "контент" (информационные ресурсы).

Но как выделить эту категорию из общей массы документов и контента?

Есть достаточно много вариантов определений понятия records, но все они в основном говорят о том, что это "важные" документы, содержание которые жестко зафиксировано. В российской практике для их обозначения используется термин "официальный документ", но все же такое название не очень точно и полно характеризует данную категорию. Не говоря уже о том, что определения "важный" и "официальный" сами по себе являются весьма размытыми.

Размышления на эту тему, в том числе по ходу нашей фейсбучной дискуссии, привели меня к довольно очевидной формулировке:

Рекордс – это категория документов, которые попадают под требования государственного нормативно-законодательного регулирования.
Т.е. рекордсы – это документы, управление которыми должно строиться в соответствии с требованиями, спущенными в организацию "свыше". А со всеми остальными документами организация может обходиться по собственному разумению, в том числе разрабатывая собственные нормативы и регламенты.

Разумеется, тут возникает вопрос: а зачем вообще нужны "государственные требования", чем они отличаются от внутрикорпоративных правил? Ответ тут довольно очевиден: государственные требования как раз нацелены на "важные" (в точки зрения общества) документы, и они предъявляют более четкие и жесткие условия по подготовки, оформлению и использованию документов.

Одно из наиболее важных требований относится к вопросам хранения, более того – долгосрочного хранения. Собственно, именно решение задач долгосрочного хранения является главным технологическим отличием рекордсов от всех остальных документов.

Собственно об этом довольно четко сказано в классификации Gartner:

Цитата
Records management. This allows for long-term retention of content through automation and policies, ensuring legal, regulatory and industry compliance. The minimum requirement is for the software to enforce retention of critical business documents, based on a records retention schedule. Desired capabilities include certified compliance with standards such as the Department of Defense (DoD) Directive 5015.2-STD, The National Archives (TNA), the Victorian Electronic Records Strategy (VERS) and Model Requirements for the Management of Electronic Records (MoReq2).


RM относится к вопросам долгосрочного хранения контента…

Комментариев: 0

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии