НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Как подойти к решению вопросов межорганизационного документационного взаимодействия

Андрей Колесов
29.01.2014 10:43:19

В моем представлении, тему СЭД (я использую тут слово СЭД в широком смысле слова, как большой комплекс задач с использованием разного рода документов) можно условно разбить на две части: автоматизация внутренних дел организации и межорганизационное взаимодействие.

Деление условное, хотя бы потому, что эти две части связаны между собой.

Другой аспект СЭД – это соответствие нормативным требованиями (что у нас часто подменяется понятием "юридическая значимость). Тут есть также два основных уровня: требования, которые в организацию спускаются "сверху" (законы, например), и требования, которые организация формулирует сама. Понятно, что "свои" требования не должны противоречить тем, что "сверху".

И получается, что тема межорганизационного документооборота, по вполне очевидными причинам, определяется во многом именно "требованиями сверху".
Но тут, если мы говорим об оптимальной (!) организации межорганизационного документооборота (хотя, ко внутреннему это тоже относится) возникают две задачи:

1. Как построить оптимальный документооборот с учетом тех законов, которые есть сегодня ("Dura lex, sed lex - суров закон, но это закон").

2. Как изменить существующие законы с учетом новых потребностей рынка и новых технологических возможностей.

Две темы, опять же, тесно взаимосвязаны. Потому что делать сегодня системы нужно с учетом перспектив развития. Глупо тратить неимоверные усилия на то, чтобы научиться чесать пяткой ноги за ухом, если есть реальная перспектива изменить законы так, чтобы можно было почесать за ухом рукой.

В чем тут видятся проблемы? Они есть по обоим пунктам.

1. Выясняется, что СЭД-общественность имеет весьма неполное представление о существующих законов. И еще меньше представлений об их трактовке на практике и реальном применении. Больше руководствует представлением о законах, чем самими законами. При том, что само по себе законодательство у нас запутанное и противоречивое.

В результате, что решая задачи построения оптимального документооборота (а оптимизация – это всегда поиск компромиссов и даже некоторые риски), обычно используется самый консервативный вариант трактовки законов в ущерб решению задач эффективности.

Самый просто пример тут видится в том, что никто, по большому счету, не знает, как использовать обычную электронную почту в межорганизационном взаимодействии. С одной стороны, вроде бы никто не запрещается, но поскольку ни в одном законе не говорить о возможности ее использования (и понятно, почему не говориться – что не запрещено законом, то можно использовать), то никто без указания сверху и не рискует…

2. Неважно обстоят дела и с изменением законов. Но нашей традиции мы их воспринимает, как данность высших сил, которую нам изменить не дано. Только исполнять.

Все это, как мне кажется, хорошо видно на примере, скажем, сдачи отчетности в налоговые службы. ФНС, по вполне понятным причинам, организует процесс, так как удобном ей, а не организациям. Организациям отводиться роль не участника рынка, а "верноподданного". Забывается тот простой факт, что сбор налогов – это функция сугубо вторичная по отношению к задаче развития экономики.

И что создавая систему сдачи отчетов нужно учитывать интересы совсем не только мытарей.

Так что, если мы обсуждаем, скажем, вопросы сдачи отчетности, нужно все же выяснять мнение тех, кто зарабатывает деньги, а не только тех, кто собирает с них подати.

Как-то так.

Комментариев: 0

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии