НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

К вопросу о сочетании электронного и бумажного документооборота

Андрей Колесов
02.02.2014 14:45:51

Типичная проблема выглядит так. С точки зрения повышения эффективности работы (бизнес-процессов) удобнее работать с электронными документами, но нормативные требования (или требования контрагентов) заставляют использовать бумажные.

Что делать? Есть очевидный вариант: работаем с электронными, а отчитываемся бумажными. Преобразуя в нужный момент электронные в бумажные.

Правда, тут возникает некая проблема в стиле "тени отца Гамлета" (никто не уверен в ее реальности и адекватности, но следовать заветам нужно) – проблема подлинника (в этом важном и, на самом деле, не очень сложном вопросе, так никакой ясности и нет).

Вот еще одно предложение по решению этого вопросы, прозвучавшее в прошлонедельном разговоре в ECM-Фейсбук-группе:


Цитата
Вообще ситуация когда на выходе нужен бумажный документ очень частая. И решается довольно типовым образом - внутри организации вся работа ведется в электронном виде, в том числе создание и согласование, ознакомление и прочее. Причем все процессы можно запускать параллельно.

Далее, когда документ должен покинуть пределы организации он печатается специально обученным секретарем, сшивается (чтобы гарантировать неизменность) и обходятся все подписанты, ставят свои автографы. Обычно к этому прилагается протокол электронного согласования, чтобы все знали кто, что и когда согласовывал в электронном виде.


Вообще-то, эффективность такого совета чем-то напоминает старый анекдот: "Украли ящик водки, продали, на вырученные деньги купили водку и напились".

Но тут есть очень важное рациональное зерно. Автор этого совета предлагает использоваться в отношениях с внешними контрагентами подход "выстрелил и забыл".
Идея, как я понимаю простая: если есть требования контрагента (например, Росархива), то нужно формально выполнить его требования и не морочить себе голову.

Правда, я бы тут предложил бы несколько иной подход: выполнить операцию в соответствии с требованиями закона, а не контрагента.
Сказано, например, в законе, что можно отправлять в Архив электронные документы, вот и нужно отправить электронные (как вам удобно) и пусть дальше у самого Архива болит голова, что и как делать с полученными документами.

Комментариев: 0

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии