В апреле 14-ого можно было наблюдать, как западные коллеги, причастные к работе AIIM, педалировали темы информационного хаоса и управления информацией (Information Governance). Появилась инфографика «Information Chaos vs. Information Opportunity», являющаяся выжимкой фактов из одноименной электронной книги, ссылка на которую висела на главной странице aiim.com. Sherpa Software опубликовали White Paper «What is information governance?».
Темы подогреваемые, связанные с большими данными, но, по сути, не новые. Кроме того, на них можно посмотреть и с другой стороны. Давайте – на примерах.
[spoiler]
Как мы получаем счета на оплату
Счет может представлять собой как бумажный, так и электронный документ (скан, pdf и так далее). Невольно могут плодиться копии одного и того же счета. При большом количестве контрагентов и частых взаимодействиях с ними, а также в ситуациях, когда документы перевысылаются по причине ошибок в данных счета, получаем мини-хаос, причем в той области, которая требует максимальной четкости, так как данные из счетов уже поступают в учетную (ERP) систему, то есть должны быть структурированными.
Отдельное решение, автоматизирующее захват, регистрацию, проверку и согласование счетов, может помочь справиться с проблемой структурирования информации за пределами учетной системы, в которую уже попадут только необходимые верные данные.
Что, если взглянуть шире?
Узких решений, которые помогают структурировать информацию до ее занесения в учетную систему, может быть несколько. К примеру, ту же функцию исполняет программное обеспечение по автоматизации согласования договоров. Аналогично дела обстоят с HRM-системой, в которой собирается информация о сотрудниках, в том числе резюме (учтем, что некоторые дизайнеры присылают резюме в виде иллюстраций-инфографик, а веб-программисты – выкладывают в сети в виде landing pages).
Такие системы априори работают с неструктурированной информацией, то есть – в условиях информационного хаоса. Причем они, среди прочего, структурируют информацию для целей использования в учетной системе.
«Зарождение» ECM-платформы
Уже сама по себе интеграция нескольких внешних решений с учетной системой – непростая задача. Также стоит принять во внимание, что внешние решения могут взаимодействовать между собой, обмениваться данными, опираться на одинаковые или подобные бизнес-процессы.
Это дает основание как минимум задуматься над тем, чтобы построить решения на единой платформе для упрощения и удешевления автоматизации. Единая платформа позволит обеспечить масштабируемость, гибкую настройку и развитие системы.
ECM-платформа как раз может стать дополнением учетной системы, создав вокруг фильтр, проходя сквозь который, данные будут структурироваться. Система управления корпоративным контентом уместна здесь, так как вне систем, работающих с учетными данными, существует множество (до сотен Гбайт) информации, имеющей ценность, требующей обработки и накопления. При взаимодействии с этими данными могут быть актуальны функции захвата, преобразования, версионности, управления знаниями, совместного доступа, все это – с привязкой к workflow. Как раз классическая, по определению Gartner, ECM-система отвечает озвученным требованиям.
На базе одной ECM-платформы возможно построить эффективные узкие решения и для согласования счетов, и для согласования договоров, и для сбора информации о персонале, и для прочих прикладных задач.
При этом выгоды возникнут не только благодаря автоматизации бизнеса, но и за счет того, что число пользователей учетной (читай – дорогой) системы можно будет сократить, перенеся часть функционала в ECM-систему.
Здесь же появятся возможности для внедрения фишек и надстроек, а также для перехода к полноценному управлению информацией (IG) в западном понимании.
