НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Что такое документ и в чем отличие СЭД от ECM на методическом уровне

Андрей Колесов
08.09.2015 15:03:19

Наталья Храмцовская опубликовала на Форуме такую заметку:

Цитата
Федеральное законодательство о ценных бумагах требует от публичных компаний (компании, акции которых публично торгуются на биржах – Н.Х.) создавать и вести подробные и точные «книги, документы и счета». Можно было бы предположить, что положения закона о ценных бумагах, связанные с книгами и документами, охватывают материалы, используемые при подготовке финансовой отчетности. На практике, однако, Комиссия по ценным бумагам (Securities and Exchange Commission, SEC) использует более широкое толкование, под которое, похоже, подпадает каждая бумага и каждый элемент данных, которые имеются в распоряжении компании.


Для меня удивительное в этой публикации не то, что SEC именно так трактует понятие "документ", а том, что такая трактовка до сих пор вызывает явное недоумение в среде российских документоведов.

Точнее, не сильно удивляет, поскольку консервативность отечественных документоведов (и нашего законодательства!), их стремление жить и сейчас, в 21-м веке, представлениями 19-го века о назначении и сути документа, давно и хорошо известны. Мне и сейчас встречают статьи специалистов-документоведов, в которых выражаются сомнения является ли переписка по электронной почте документами…

Получилось так, что с появлением социальных сетей и блогов, в далеком 2009 году мне пришлось вступить в общение с нашим документоведческим сообщество на предмет "что такое документ". И в результате я понял, что эта сущность в этих представлении выглядит исключительно в виде некоторой бумаги, на которой стоит круглая печать и которая – это принципиально важно – зарегистрирована в гроссбухе канцелярии. Все остальное – это так, в лучшем случае - "информационные материалы".

А дальше, логическим развитием обсуждений "что есть документ" последовали дискуссии, как соотносятся между собой понятия "СЭД" и "ECM". Опять наше экспертное сообщество выразило мнение, что СЭД – это как раз и есть ECM, но только в варианте русского перевода. На том и успокоились, поскольку получается, что у нас все обстоит на мировом уровне…

На самом деле СЭД и ECM – это две совершенно разные философии, два разных подхода к автоматизации нашей жизни, в том числе деловой. Ключевым компонентом СЭД является, конечно же, не корпоравивный контент (информационные ресурсы), и даже не документ, а РЕГИСТРАЦИОННАЯ КАРТОЧНАЯ документа. В них идет управление карточками, а не документами, которые в такой постановке вопроса вполне себе могут спокойно оставаться бумажными.

Для СЭД не существует документов, которые в ней не зарегистрированы. А чтобы быть зарегистрированными, они должны быть оформлены строго в соответствие правилам (причем – спущенным сверху). СЭД вообще не интересуется содержанием документов, они имеет дело только с его формальными атрибутами, занесенными в карточку.

Философия же ECM – управление именно неструктурированным контентом, при этом акцент делается не на атрибуты документов (разумеется, и понятие документ тут трактуется в "широком", я бы сказал, "современном", смысле), а на его содержание. В первую очередь, в западном понимании документа – это его смысловое содержание, а уже потом – целостность, истинность и пр. У нас – наоборот…

Почему же CES требует от публичных компания хранения ВСЕХ документов, а не только тех, что зарегистрированы в канцелярии? Потому что в этом огромном ворохе информации могут быть обнаружены очень важные сведения для решения юридических конфликтов, для разбирательстве коррупционных дел и пр…
Разумеется, управлять такими неструктурированными массивами информации намного сложнее, чем структурированными регистрационными карточками.

И тут, кстати, хотелось вернуться к любимой у нас теме "формата документов". Над решением этой задачи уже много лет бьется (причем – безуспешно) наше Минкомсвязи. А вот в западной профессиональной прессе почему-то особых разговоров по этой теме не наблюдается. Почему же так?

Дело в том, что у нас почему-то именно к теме "формата документа" привязана проблема взаимодействия разных СЭД, в том числе межорганизационного взаимодействия. На самом же деле формат документа (файла в данном случае) не имеет никакого отношения к теме. Проблема в формате КАРТОЧЕК документов – они в каждой СЭД свои. Для решения этой проблемы нужна стандартизация формата карточек или создание механизма преобразования из одного формата в другой. Задача, вообще говоря, не сложная. Но только у нас ей никто не занимается, предпочитая многолетние разговоры о том, что лучше – DOC или PDF.

Свою министерсткую лепту в неразрешимость этой задачи внес и Минкомсвязи: оно придумало ложные термин "формат документа", перепутав понятия "карточка документы" и "документ". А может и не перепутало, а так специально было задумано…

Комментариев: 0

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии