НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Подлежит ли бардак систематизации или о применении фен-шуй в делопроизводстве

Ольга Подолина
21.04.2011 16:46:09

Doctor Avic в своем комментарии к посту "Почему чиновник против электронного документооборота-2.0" излагает опыт неудачного внедрения СЭД, и причины провала видит две - цитирую «Проблемы были те же, две: бардак в бумажном документообороте и нежелание персонала.»
Разберем по очереди.

Причина первая-«Бардак в бумажном документообороте».
Да. очень многие ощущают массу документов как «бардак». Документов слишком много! Ничего нельзя найти! Я вижу такие причины этой ситуации :

Причина первая.- отсутствие удобной системы поиска
Причин вторая-отсутствие системы по уничтожению ненужных документов
Причина третья-отсутствие личных навыков по организации личной работы, в том числе с документами

Первую проблему как раз помогает решить СЭД. -
Только попытки навести порядок при помощи традиционного инструмента делопроизводства - Номенклатуры дел приводит, в большинстве случаев, к еще большему хаосу, когда найти что-либо становится просто проблемой.
Почему это так - я писала в длинном посте
«Почему мне не нравится номенклатура дел» . Повторять его не буду.
Номенклатура дел не дает возможности удовлетворять противоречивые потребности пользователей по структуре хранения документов. А вот СЭД дает возможность сделать для каждого пользователя свою. собственную систему классификации.
Проблема вторая- отсутствие системы уничтожения документов, удовлетворяющая не только документоведов

Когда документов набирается слишком много, возникает непреодолимое желание уничтожить их побыстрее. Хранение документов требует дорогостоящих площадей, содержания сотрудников, которые ими занимаются и т.д. Но действовать в порыве чувств все-таки нельзя. Есть законодательно установленные сроки хранения , после истечения которых нужно проводить экспертизу ценности и решать- хранить дальше или уничтожать.

Это предусмотрено законодательством. Другой вопрос - на основе каких критерием проводить такую оценку? Чаще всего есть тяга к «Плюшкинизму» при хранении документов, стремятся сохранить побольше и подольше - как бы его не вышло, а вдруг что-то потребуется.

Причины этого я вижу в отсутствии навыков оценки последствий утраты документов. Вообще методики разработаны, есть целое направление – риск-менеджмент. О применении методов риск менеджмента при определении сроков хранения документов у меня есть статья «Как определить срок хранения документа (применяем риск-менеджмент)

Создание архивов электронных документов - одно из направлений моей профессиональной деятельности. Делали архивы самые разные - финансово-бухгалтерской документации, проектно-конструкторской, банковских досье, кадровой документации, документов банка согласно Инструкции Центробанка и т.д.

Моя позиция- автоматически уничтожать нельзя никакие документы. Решение об уничтожении должна принимать комиссия из сотрудников заинтересованных сторон - службы архива, специалистов предметной области, службы документационного обеспечения управления. Они должны оценить риски и принять решение. Конечно, следует помнить, что при работе с документами есть риски недопустимые - например, утраты или изменения. Это относится и к бумажным архивам, и электронным.

Поэтому нужно применять метод деверсификации рисков - хранить особо важные архивы и бумажном, и электронном виде, создавать резервные фонды документации.

С другой стороны, я проповедую принцип, что в текущей деятельности у сотрудника под рукой должно быть минимальное количество документов, с которыми он работает в настоящий момент.

В китайском учении фен-шуй мне очень нравится принцип, что регулярно нужно делать проверку своих вещей и выбрасывать все, чем не пользовался в последнее время. Например, документы передавать в оперативный архив. А итальянцы выбрасывают в новый год все лишнее.

Это очень хорошо состыковывается с мнением психологов, что человек может оперировать одновременно с ограниченных количеством объектов - в среднем это семь. Гениям доступно до 15.

Поэтому нужно соблюдать гармонию:
– минимизировать количество документов на рабочем столе
-грамотно управлять хранением документов, трезво оценивая риски.
Если на рабочем столе будет документов меньше, чем 7, ощущение бардака исчезнет!
Правильно организованная система хранения в СЭД даст возможность в любой момент найти все, что нужно, составить необходимые подборки документов. Такое состояние дел можно признать порядком- в противовес бардаку?
Поэтому я считаю, что если есть бардак в документах – внедряйте СЭД, только не автоматизируйте все сразу. Для начала нужно просто хранилище электронных документов, а когда разберетесь со структурой хранения, можно внедрять другие модули СЭД.

О нежелании персонала напишу в следующий раз, пост получается очень длинный.

Комментариев: 2

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

28.04.2011 00:26:59

> Если на рабочем столе будет документов меньше, чем 7, ощущение бардака исчезнет!

А бардак в делах останется smile:)

Цитата

Сидит рекрутер со стопкой резюме, до конца рабочего дня никак не успеть. Другой в 6 часов вечера встает из-за стола, спрашивает, чего сидишь. Тот отвечает - вон сколько заявок нужно просмотреть. Первый: «Сейчас я тебя научу!» Берет половину, рвет пополам - и в урну. Второй кричит: «Как? Это же люди!», а первый: «Неудачники нам не нужны».


Бардак с документами происходит из отсутствия управления. Процессы, проекты, цели, задачи - бумага лишь фиксирует их. И у человека на столе должны лежать не n разрозненых документов, а матерьялы по текущему проекту, данные о том что не так пошло в нашем отлаженнои процессе, аналитики или GTD-шный список задач. И тогда не важно будет сколько документов 5 или 20.

28.04.2011 15:58:41

"А бардак в делах останется"
В медицине есть понятие "Комплексная терапия"- когда берут несколько лекарств, не действующих по одиночке, а вместе -дают необхоимый эффект.
Аналогично описываемые мной приемы- от применения их в отдельности эффект будет достаточно слабым. Применять нужно комплекс.

"И у человека на столе должны лежать не n разрозненых документов, а матерьялы по текущему проекту, данные о том что не так пошло в нашем отлаженнои процессе, аналитики или GTD-шный список задач. "
Да. это один из способов уменьшить количество документов на столе. т.е возможный вариант организации личной работы, о чем я и писала. Но не единственно верный- он не подходит я всех вариантов деятельности.
Вариантов организации личной работы много- про это можно книжку написать, и не одну ( и много уже написано). Но во всех них есть главное- выделить несколько объектов(не боле 7), на которых нужно сосредоточиться в текущей работе и не отвлекаться на все остальное.
При этом есть неявное требование- все остальное должно быть легко найдено, как только понадобится. Поэтому- необходимость систематизации и организации поиска. А для этого нужно все описанное в посте.

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии