Блог

А. Колесов в комментарии к блогу “ChiWhriter и .PCX – 21 год спустя. Как ни было годов!” написал так «Раз молчат - значит, проблем НЕТ!

Зачем нам нужно за них придумывать ИХ проблемы?»
 Вы думаете, это их (архивов) проблемы? Это – наши проблемы!
[spoiler]
Сколько сил, бумаги, расходников и т.д. тратится на создание бумажных экземпляров- чтобы соблюсти требования архивов!
 Если будут оперативно работать архивы,  множество других государственных структур будут работать  гораздо быстрее, т.к. в уставных документах множества организаций записано: «Политика хранения документов строится в соответствии с политикой хранения государственных архивов)».
Поэтому решение проблем архивного хранения документов в электронном виде(долгосрочного) снимет множество проблем сегодняшнего дня.
Проблему долгосрочного хранения я вижу в первую очередь как техническую, а потом - организационно-законодательную.

Проблема распадается на три:
-долгосрочное хранение документов коммерческих организаций
-долгосрочное хранение документов государственных организаций
-долгосрочное хранение документов всех видов организаций, связанных с трудовой деятельностью их сотрудников

С долгосрочным хранением коммерческих организаций проще- здесь есть функциональный заказчик, который понимает, зачем ему эти документы, и, соответственно будет оплачивать миграцию данных и прочие работы, связанные в переносом накопленных архивов и т.д.
Государственные организации должен сдавать документы постоянного срока хранения в государственные архивы, причем архивные работники имеют право переквалифицировать сроки хранения в сторону увеличения. например переписка срока хранения 5 лет превращается в "постоянно", следовательно, ее нужно сдавать на хранение в архив.
Процедур по передаче документов на хранение в электронном виде законодательно не определено.
Именно поэтому меня интересует опыт передачи в архив данных переписи 2002 года- будут ли на основе этого разрабатываться регламенты по передаче в архив электронных документов?
Тогда у гос учереждений уйдет необходимость распечатывать документы постоянного срока хранения.

 Что можно передавать в электронном виде уже сейчас?
  Уже сейчас они вполне могут принимать документы и в бумажном, и в электронном виде – для создание системы поиска. Для этого нужно внести изменения в законодательство- обязать архивы принимать такие документы, а гос предприятия- сдавать, помимо бумажных экземпляров, их электронные аналоги.
Если документы имеют чисто исторический интерес( не будут использоваться в будущем в качестве доказательной базы), их можно хранить только в электронном виде.
Аналогично с документами о трудовой деятельности сотрудников организаций. Они имеют длительный, но не постоянный срок хранения- их тоже можно хранить в электронном виде, ну хотя бы для поиска, оставляя бумажные экземпляры в качестве доказательной базы. Подавляющее число обращений в архивы- по вопросам трудовой деятельности

Почему архивы не принимают документы в электронном виде?

Проблемы только в деньгах и разработке процедур? Или есть еще какая-то глубинная проблема? Хотелось бы узнать мнение сотрудников архивов-
Мое мнение-  перейти к хранению чисто в электронном виде они не могут, т. к не решена проблема подтверждения юридической значимости электронного документа при изменении формата хранения.
Я говорю не об переподписании документа после окончания действия сертификата-  это можно сделать, если изменить законодательство. проблема серьезнее.

 Я вижу проблему долгосрочного хранения в двух аспектах:
-организационном
-методологическом, который приводит к техническому.
Проблема методологическая заключается  в том, что не решена проблема идентификации ЭЦП при смене формата документа. Документ подписывается с ЭЦП весь- вместе с элементами форматирования, а в случае графического документа- всю кодировку графики. Если формат меняется, ЭЦП становится другой, следовательно,  по определению ЭЦП, мы получили другой документ, который ничего подтвердить не может.
Решение нужно искать. Вот что приходит в голову навскидку

Первый вариант
Разработать специализированный формат хранения  в архиве, который будет хранить документ из двух частей:
-базовую содержательную (как предложение- в формате ASCII)
-форматированную.
ЭЦП должна отдельно подписать обе части.
  Соответственно, когда настанет момент перевода документа в другой формат,  должен быть разработан алгоритм( со всей доказательной математикой) пересчета кодировки символов содержательной части в новый формат, соответствующий алгоритм пересчета ЭЦП. Тогда сравнивается хэш , подсчитанный по содержательной части в новом формате  и преобразованной ЭЦП. В случае соответствия документ признается действительным.
 Это должно быть разработано на методологическом уровне, выполнено в качестве технического решения , а потом закреплено законодательно.
 При разработке такого формата хранения можно будет изменять всю базу архивных документов автоматически, с сохранением юридической значимости документов.

Второй вариант.
Переподписывание документов уполномоченным органом при изменении формата хранения. Это должно решаться законодательно.
Мне больше нравится первый вариант.  Он исключает возможность искажения информации в момент переподписывания.

Организационный аспект – создание законодательства о порядке  передачи документов в архивы и порядка их хранения, создание технической базы архивного хранения в электронном виде.
В общем, я считаю возможным сделать архивы электронно-бумажными- с постепенным переходом на полностью электронные документы по мере создания необходимых технических решений.

В общем, здесь нужно:
1. Принятие законодательства  о передаче на хранение в архивы отдельных видов документов в бумажном  и электронном виде
2. Отработка архивами методов хранения электронных документов при наличии их бумажных аналогов( для снижения рисков)
3. Создание технического решения  о методике перепризнания ЭЦП при изменении формата хранения
4. Принятие законодательства  о признании в качестве юридического доказательства документов, подписанных «пересчитанной» ЭЦП.
5. Принятие законодательства о полном переходе к архивному хранению электронных документов.