НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Это их(архивов)проблемы? Это наши проблемы!

Ольга Подолина
25.04.2011 15:51:39

А. Колесов в комментарии к блогу “ChiWhriter и .PCX – 21 год спустя. Как ни было годов!” написал так «Раз молчат - значит, проблем НЕТ!

Зачем нам нужно за них придумывать ИХ проблемы?»
Вы думаете, это их (архивов) проблемы? Это – наши проблемы!

Сколько сил, бумаги, расходников и т.д. тратится на создание бумажных экземпляров- чтобы соблюсти требования архивов!
Если будут оперативно работать архивы, множество других государственных структур будут работать гораздо быстрее, т.к. в уставных документах множества организаций записано: «Политика хранения документов строится в соответствии с политикой хранения государственных архивов)».
Поэтому решение проблем архивного хранения документов в электронном виде(долгосрочного) снимет множество проблем сегодняшнего дня.
Проблему долгосрочного хранения я вижу в первую очередь как техническую, а потом - организационно-законодательную.

Проблема распадается на три:
-долгосрочное хранение документов коммерческих организаций
-долгосрочное хранение документов государственных организаций
-долгосрочное хранение документов всех видов организаций, связанных с трудовой деятельностью их сотрудников

С долгосрочным хранением коммерческих организаций проще- здесь есть функциональный заказчик, который понимает, зачем ему эти документы, и, соответственно будет оплачивать миграцию данных и прочие работы, связанные в переносом накопленных архивов и т.д.
Государственные организации должен сдавать документы постоянного срока хранения в государственные архивы, причем архивные работники имеют право переквалифицировать сроки хранения в сторону увеличения. например переписка срока хранения 5 лет превращается в "постоянно", следовательно, ее нужно сдавать на хранение в архив.
Процедур по передаче документов на хранение в электронном виде законодательно не определено.
Именно поэтому меня интересует опыт передачи в архив данных переписи 2002 года- будут ли на основе этого разрабатываться регламенты по передаче в архив электронных документов?
Тогда у гос учереждений уйдет необходимость распечатывать документы постоянного срока хранения.

Что можно передавать в электронном виде уже сейчас?
Уже сейчас они вполне могут принимать документы и в бумажном, и в электронном виде – для создание системы поиска. Для этого нужно внести изменения в законодательство- обязать архивы принимать такие документы, а гос предприятия- сдавать, помимо бумажных экземпляров, их электронные аналоги.
Если документы имеют чисто исторический интерес( не будут использоваться в будущем в качестве доказательной базы), их можно хранить только в электронном виде.
Аналогично с документами о трудовой деятельности сотрудников организаций. Они имеют длительный, но не постоянный срок хранения- их тоже можно хранить в электронном виде, ну хотя бы для поиска, оставляя бумажные экземпляры в качестве доказательной базы. Подавляющее число обращений в архивы- по вопросам трудовой деятельности

Почему архивы не принимают документы в электронном виде?

Проблемы только в деньгах и разработке процедур? Или есть еще какая-то глубинная проблема? Хотелось бы узнать мнение сотрудников архивов-
Мое мнение- перейти к хранению чисто в электронном виде они не могут, т. к не решена проблема подтверждения юридической значимости электронного документа при изменении формата хранения.
Я говорю не об переподписании документа после окончания действия сертификата- это можно сделать, если изменить законодательство. проблема серьезнее.

Я вижу проблему долгосрочного хранения в двух аспектах:
-организационном
-методологическом, который приводит к техническому.
Проблема методологическая заключается в том, что не решена проблема идентификации ЭЦП при смене формата документа. Документ подписывается с ЭЦП весь- вместе с элементами форматирования, а в случае графического документа- всю кодировку графики. Если формат меняется, ЭЦП становится другой, следовательно, по определению ЭЦП, мы получили другой документ, который ничего подтвердить не может.
Решение нужно искать. Вот что приходит в голову навскидку

Первый вариант
Разработать специализированный формат хранения в архиве, который будет хранить документ из двух частей:
-базовую содержательную (как предложение- в формате ASCII)
-форматированную.
ЭЦП должна отдельно подписать обе части.
Соответственно, когда настанет момент перевода документа в другой формат, должен быть разработан алгоритм( со всей доказательной математикой) пересчета кодировки символов содержательной части в новый формат, соответствующий алгоритм пересчета ЭЦП. Тогда сравнивается хэш , подсчитанный по содержательной части в новом формате и преобразованной ЭЦП. В случае соответствия документ признается действительным.
Это должно быть разработано на методологическом уровне, выполнено в качестве технического решения , а потом закреплено законодательно.
При разработке такого формата хранения можно будет изменять всю базу архивных документов автоматически, с сохранением юридической значимости документов.

Второй вариант.
Переподписывание документов уполномоченным органом при изменении формата хранения. Это должно решаться законодательно.
Мне больше нравится первый вариант. Он исключает возможность искажения информации в момент переподписывания.

Организационный аспект – создание законодательства о порядке передачи документов в архивы и порядка их хранения, создание технической базы архивного хранения в электронном виде.
В общем, я считаю возможным сделать архивы электронно-бумажными- с постепенным переходом на полностью электронные документы по мере создания необходимых технических решений.

В общем, здесь нужно:
1. Принятие законодательства о передаче на хранение в архивы отдельных видов документов в бумажном и электронном виде
2. Отработка архивами методов хранения электронных документов при наличии их бумажных аналогов( для снижения рисков)
3. Создание технического решения о методике перепризнания ЭЦП при изменении формата хранения
4. Принятие законодательства о признании в качестве юридического доказательства документов, подписанных «пересчитанной» ЭЦП.
5. Принятие законодательства о полном переходе к архивному хранению электронных документов.

Комментариев: 49

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

25.04.2011 16:37:04

> "Зачем нам нужно за них придумывать ИХ проблемы?»
> Вы думаете, это их (архивов) проблемы? Это – наши проблемы!

Все же не так. Под "ИХ" у меня имелось в виду (это понятно из контекста обсуждания) службы Росстата, которые проводили перепись. Зачем нам придумывать и гадать, какие у них были проблемы? Зачем гадать там, где должны быть просто факты.

Но у меня еще такой вопрос: а кому адресован это пост? К кому обращены вопросы и кому адресованы предложения?

В целом у нас тут есть взаимопонимание и согласие. Можно обсуждать детали, но иожно договориться.
А что дальше? Будет продолжать убеждать друг друга в том, в чем убеждать нас не нужно?

25.04.2011 16:46:32

Этот пост направлен в первую очередь специалистам по ЭЦП-надеюсь, найдется специалист, котрорый сделает необходимое теоретическое обоснование "Перерасчитанной ЭЦП". Моих знаний математики не хватает(у меня инженерное образование, а тут. пожалуй, нужен мехмат).

25.04.2011 17:27:41

Я считаю, что у меня приличная математическая подготовка, но все же искренне не понимаю, что такое "перерассчитанная" ЭЦП.
Я уверен, что эта задача давно решена - замена одной подписи другой.

Да и вообще, начать нужно с изучения того, что уже есть и работает (в тех же США).

25.04.2011 17:50:59

Я что-то не встречала упоминаний. Можете указать источник? Очень интересно ознакомиться с практикой замены подписи.

25.04.2011 17:57:36

Не помню где, но читал про это.

26.04.2011 09:37:30

Есть замена подписи- для неизмененного файла. Я же говорю о ситуации,когда ментся формат хранения.При этом может меняться кодировка, способы форматирования, способ представления информации- такой замены подписи нет. Н.Храмцовская подтвердила.

25.04.2011 18:04:26

Ольга Подолина писала: надеюсь, найдется специалист, котрорый сделает необходимое теоретическое обоснование "Перерасчитанной ЭЦП"

ЭЦП не пересчитывается - ни в одной стране мира законодательство не допускает ничего подобного smile;) Прежде чем звать математика, надо сначала убедить юриста.

Используемые на сегодняшний день в мире варианты:

1) сохранение оригинальной ЭЦП и всего (немалого!) объёма информации и документов, необходимых для её проверки. Именно этот способ пока что легитимен в России и реально используется в ходе судебных разбирательств.

2) до истечения срока действия сертификатов, проведение проверки ЭЦП и документирование её результатов. После этого уполномоченное учреждение использует имеющиеся у него документированные технологии сохранения целостности и аутентичности документов (в число которых может входить и применение архивной ЭЦП), а оригинальная ЭЦП более не проверяется (метод снятия ЭЦП)

3) до истечения срока действия сертификатов, проведение проверки ЭЦП и переподписание документа новой ЭЦП, заверяющей подлинность предыдущей. Далее процесс периодически повторяется (метод переподписания)

26.04.2011 09:34:36

Когда вводили ЭЦП, сначала было математическое обоснование свойств ЭЦП, виды хэш-функций , доказательство уникальности алгоритмов и т.д..Только потом приняли законы.
Если найдется математик, который сумеет это обосновать, потом реализуют как техническое решение- только тогда можно идти убеждать юристов. Математическое обоснование- метод убеждения.

27.04.2011 23:48:12

> Документ подписывается с ЭЦП весь- вместе с элементами форматирования, а в случае графического документа - всю кодировку. Документ подписывается с ЭЦП весь- вместе с элементами форматирования, а в случае графического документа- всю кодировку графики. Если формат меняется, ЭЦП становится другой, следовательно, по определению ЭЦП, мы получили другой документ, который ничего подтвердить не может.

Преобразование между форматами практически никогда не даст идентичный "электронный документ" прежде всего по содержимому, а не только по ЭЦП. Результат преобразования будет похож на источник с некоторой погрешностью и ее степень в каждом конкретногом случае может определить лишь эксперт.

28.04.2011 15:27:04

Да,именно поэтому в середине поста я предложила разработать особый формат документов для архивирования, который содержит две части(см. пост выше)
Я их выделяла как раз из соображений, что нельзя будет добиться однозначного преобразования документа с элементами форматирования или графического файла.. Для обеспечения однозначности преобразования и нужна вторая часть этого специального архивного файла. Базовое требование к ее формату- возможность обеспечения онозначности преобразования.

Дмитрий Менщиков
03.05.2011 09:25:36

Даже если выделить из документа ASCII (почему ASCII а не unicode?) строки, то без квалифицирующей разметки эти строки окажутся совершенно бессмысленными. Например, если формат скажем такой: "@author=Иванов". Подпишите только "Иванов", и будет невозможно правильно истолковать, что значит "Иванов".
С графическим файлом - будем OCR технологии применять, чтобы выделить текст? Но сзедсь будет та же проблема: без разметки текст будет непонятен.

А фактически речь идет о том, чтобы разработать универсальный формат электронных документов, на века. Это наивно. Да и незачем это: все равно носители информации не позволяют хранить электронные документы вечно: оборудование, форматы и операционные системы - меняются. Реальный срок - 10 лет.
Если нужно хранить долго - используйте микрофиши: переснимите электронные документы и их можно хранить 500 лет. Американские архивы так и делают.
(http://archives.utah.gov/micrographics/micrographics-guide-microforms.html)

03.05.2011 09:52:29

Наконец-то, сказана довольно очевидная вещь: прежде чем придумывать очередной велосипед -- хорошо бы посмотреть, что уже изобрели и используют другие.

Храние графических образов документов - это совершенно очевидный и достаточно понятно реализуемый вариант. Но это фактически "бумажный" вариант выполняющий задачи снижения стоимости и повышения надежности хранения.

А нужно выходить на качественно новый уровень задач, а именно - управления архивами, в том числе поиска дуокументов.

Дмитрий Менщиков
03.05.2011 10:16:06

Если развивать эту тему, то можно предложить следующую технологию работы:
архив принимает на хранение электронные документы в популярных форматах (лучше - стандартных, обеспечивающих совместимость сверху вниз):
- tiff
- jpeg
- pdf
- html
- xml
Вместе с документами архив хранит у себя средства просмотра файлов (для xml - не надо), сертификаты ключей, средства верификации ЭЦП (а возможно, и экземпляр ПЭВМ).
Для выполнения задач поиска, индексации - архив принимает документы вместе с электронной карточкой документов (описателем).
Гарантийный срок хранения - 10 лет (примерно).

Для более длительного срока хранения (когда уже не гарантируется, что в мире останутся технологии, способные обрабатывать сданные в архив документы) - используются те же микрофиши. А индексные электронные карточки, конечно, могут конвертироваться, мигрировать в новую архивную систему.

03.05.2011 10:23:02

Я могу только согласиться. И более того, считаю, что вы говорите довольно очевидные вещи (нисколько не хочу вас в этом упрекнуть - наоборот, спасибо, что напомнили о них).

Более того, вполне вероятно, что на каком-то начальном этапе отработки методики хранения нужно параллельно хранить и бумажные документы особой категории акутальности (например, категории "срок хранения более 10 лет".

03.05.2011 10:29:35

В архивы передаются документы сроком хранения СВЫШЕ 10 лет!
До 10 лет- это оперативные архивы, эта технология уже реализована.
Обсуждается проблема обеспечения более долгого хранения электронных документов

03.05.2011 11:39:10

А какие есть градации по срокам хранения документов?
И как выглядит гистограмма распределения числа документов по срокам хранения?
Какова доля документов, которые попадают в категорию "свыше 10 лет"?

03.05.2011 13:12:31

Сроки хранения определяются законодательно. есть - 1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет, 20 лет, 25 лет, 50 лет, 75 лет, постоянно. Бывает еще "До минования надобности".
А бывает еще с пометкой ЭПК-это когда срок хранения может быть изменен(в сторону увеличения) после окончания определенного срока хранения.
Гистограммуу строить сложно, так как нее очень понятно, что брать за весь объем документации. Если брать только то, что входит в номенклатуру дел(т.е официальную часть докуметооборота), получаются такие цифры(по моему опыту работы)
Доля документов постоянного срока хранения- до 10 %.
50 и 75 лет- сроки хранения кадровой документации. Ее объемы- до 5-10%.
Определять долю документов для постоянного хранения сложно, так как работники архивов имеют право изымать для хранения документы, первоначально имеющие срок хранения не "Постоянно". Например, довольно часто для хранения изымается переписка, хотя по законодательству у нее срок хранения 5 лет.
Есть еще группа документов, котороые нужно хранить постоянно- данные о регистрации прав на объекты собственности, правовых актов и т.д.

03.05.2011 13:31:09

Но вы понимаете: без такой статистики, хотя бы приближенной, обсуждать проблему достаточно сложно. Не понятна цена вопроса.

В любой случае понятно, что можно (и наверное нужно) разделить проблему на "до 10 лет" и "после 10 лет".

03.05.2011 13:38:22

Для группы документов "До 10 лет" уже есть технические решения.
Если брать весь документооборот - доля документов "Свыше 10 лет"- это до 5%.

03.05.2011 13:50:49

Тогда я искренне не понимаю, как проблема реализации электронного документооборота связана с проблемой архивов.

Если банальное решение, которое уже будет полезным: все делается в электронном виде, а при сдаче в архив более 10 лет все распечатывает отдается на хранение.

Таким образом мы четко отделяем оперативное управление и операвтивные ахивы от архивного хранение. И пусть РосАрхив сам решает, как ему быть. А предприятия живут своей жизнью, решая собственные задачи.

03.05.2011 15:24:37

Предлагаемая Вами схема реализyет сдачу в архивы КОПИЙ используемых электронных документов, а должны сдаваться -ПОДЛИННИКИ.
Поэтому порядок действий приходится менять - сначала изготавливаются бумажные документы- которые потом будут сданы в архивы, а в деятельности организации используются их электронные копии. Т.е реализуется электронно-бумажный документооборот.
От перемены мест слагаемых сумма. как ни странно, меняется.
И, надо признать, даже смешанный электронно-бумажный документооборот имеет массу преимуществ по сравнению с чисто бумажным
Вопрос же ставился о полном переходе к электронному документообороту.

Дмитрий Менщиков
03.05.2011 15:36:17

А справочная работа?
Сегодня архивы обрабатывают в месяц десятки тысяч запросов от граждан. В основном это выписки по делам кадров, личного состава. Это все ручная работа. Представляете: надо найти архивный документ (бумажный), скажем, ведомость по зарплате, сделать выписку, распечатать и отправить в ответ.
Поэтому, конечно это все надо в электронный вид переводить изначально, и в архиве хранить тоже в электронном виде (машиночитаемом), чтобы можно было автоматически выписку составить.
Кстати такие документы как раз 75 лет должны храниться. И требуются решения для более длительных сроков хранения для таких вот электронных документов.

03.05.2011 15:55:59

>Поэтому, конечно это все надо в электронный вид переводить изначально, и в архиве хранить тоже в электронном виде (машиночитаемом), чтобы можно было автоматически выписку составить.
Именно это я и предлагаю - сдавать в архивы и бумажных документ, и их электронные аналоги.
Цитирую свой же(текущий )пост:

Что можно передавать в электронном виде уже сейчас?
Уже сейчас они вполне могут принимать документы и в бумажном, и в электронном виде – для создания системы поиска. Для этого нужно внести изменения в законодательство- обязать архивы принимать такие документы, а гос предприятия- сдавать, помимо бумажных экземпляров, их электронные аналоги.

03.05.2011 10:25:26

ASCII был взят для примера. Ничто не мешает взять другой формат.
По поводу остального. Что именно переносится на микрофиши? Текст без разметки. Вот его и нужно выделять в специальный раздел, который однозначно переводится в другой формат.
По поводу графических файлов. Просто графический файл не будет годен для архивного хранения. Повторю еще раз - в документе. предназначеннном дя архивного хранения, дожно быть два раздела- первый-тот, что подразумевается под электронным документом сейчас, и второй- в котором содержание будет изложено в формате, поддающемуся однозначному преобразованию.
Именно поэтому я говорю не о формате, рассчитанном на века- да, форматы меняются. Должен быть не вечный формат, а формат, поддающийся однозначному преобразованию.

Дмитрий Менщиков
03.05.2011 15:20:18

Микрофиши - это фотокопия (аналог диафильма) электронного или бумажного документа (т.е. переносится весь образ с разметкой). Эта технология существует более 60 лет (проверена временем). При этом устойчива к повреждениям носителя (для сравнения попробуйте прочитать электронный документ в формате tiff, где сбросился хотя бы один бит в заголовке).

А про графический файл - если извлечь из него просто текст (без графики), то это текст сам по себе теряет свой смысл. Представьте, если мы извлекли значения из двумерной таблицы без графического изображения таблицы. Много ли смысла будет в этих значениях, без разметки?
А вторая идея - разработать специальный формат для архивного хранения представляется практически неосуществимой. Исходно я создал документ, например, в pdf и подписал его ЭЦП. Если я его переконвертировал и переподписал (для хранения в архиве), то это ведь уже будет не оригинальный документ.
Да и чем этот новый формат архивного хранения будет отличаться по сути от любого другого формата? Это будет просто еще один формат smile:)

03.05.2011 15:35:43

<А вторая идея - разработать специальный формат для архивного хранения представляется практически неосуществимой. Исходно я создал документ, например, в pdf и подписал его ЭЦП. Если я его переконвертировал и переподписал (для хранения в архиве), то это ведь уже будет не оригинальный документ.
Такое ощущение. что все предыдущее прочитано не было.
Весь диалог начался с того, что обозначена проблема- с помощью существующей ЭЦП невозможнно подтвердить подлинность переконвертированного документа . И поэтому нужно разработать "Пересчитанную ЭЦП". А чтобы ее разработать, нужен исходный документ в формате, позволяющей однозначно переконвертировать его в другой формат. Требования к этим форматам такие: однозначность преобразования исходного формата в новый должна позволять выполнить "перерасчет ЭЦП" так, чтобы новая ЭЦП подтверждала подлинность документа в новом формате.

Дмитрий Менщиков
03.05.2011 16:01:17

Да нет, вроде прочитал внимательно.

Просто пытаюсь доказать про 1-й вариант, что то, что предлагается - нереально.
Невозможно подписать только "содержательную" текстовую часть и не потерять значимость документа.
Представим, что в архив сдается чертеж - что в нем есть содержательного?

03.05.2011 16:20:58

Смотря какие чертежи. Для технологических документов задача не стоит- у них сроки хранения невелики, да и вряд ли встанет вопрос подтверждения юридической значимости таких документов после переконвертации форматов.
Важным может быть, например, подтвержение границ земельных участков. Здесь можно выделить содержательную часть - значения геодезических координат, которые определяют границы, имя владельца и другие реквизиты.

Дмитрий Менщиков
03.05.2011 17:14:47


Не знаю... если в очередной раз взорвется какая-нибудь ГЭС или АЭС, следствию будет очень интересно, какая шестеренка была предусмотрена в проектной документации (и кто подписал этот электронный документ)...

03.05.2011 17:22:43

Совершенно верно. Но обеспечить это можно возможностями современных оперативных архивов, т.е без переконвертации ии пресчета ЭЦП.. Обеспечиваемые ими примерные 10-15 лет хранения( ну и 20 потянет) обеспечивает необходимые сроки давности в случаях, подобных аварии на Шушенской ГЭС.

03.05.2011 20:38:25

В продолжение этой темы я написал отдельный пост:
http://www.pcweek.ru/ecm/blog/ecm/1069.php

03.05.2011 21:13:44

Ольга Подолина писала: Обеспечиваемые ими примерные 10-15 лет хранения( ну и 20 потянет) обеспечивает необходимые сроки давности в случаях, подобных аварии на Шушенской ГЭС

Срок хранения этих документов - исходя из деловых интересов компании-владельца - не менее срока эксплуатации соответствующего оборудования (плюс срок исковой давности), так что во многих случаях речь идет не о 10-20 годах, а о значительно более длительных сроках.

Кроме того, у нас, как известно, иски, связанные с ущербом здоровью, могут подаваться без ограничения давности. Соответственно, и документы, так или иначе касающиеся безопасности труда, тоже надо хранить долго.

Сохранять электронные документы в неизменном виде в течение 20 лет - IMHO значит идти на очень большой риск (многие ли из документов, созданных до 1991 года, могут быть прочитаны сегодны без непомерных усилий?). Тем более, что речь идёт не только об ОРД и плоских чертежах в виде графических файлов, но и, например, о моделях объектов, сделанных в системах автоматизированного проектирования.

04.05.2011 12:00:44

Не встречала я в своей практике технической документации, которую нужно хранить более 20 лет.Хотя могу предположить, что торетическая потребность существовать может. В основном сталкивалась с проблемами сохранности документовв о трудовых отношениях.
Бумажные документы до 1991 года тоже как-то плохо сохранились. Сотрудники многочисленных НИИ и проектных институтов, ликвидированных в 90-е годы, толпами бродят по архивам в тщетной надежде подтвердить свой стаж.
И опять встает вопрос- в каком формате хранить графические файлы, чтобы их можно было переконвертировать с подтверждением юридической значимости?

04.05.2011 12:59:01

Не встречала я в своей практике технической документации, которую нужно хранить более 20 лет.

Полистайте Перечень НТД 2007 года - там всё сказано.

И опять встает вопрос- в каком формате хранить графические файлы, чтобы их можно было переконвертировать с подтверждением юридической значимости?

Конверсия - техническая операция, а удостоверение юридической значимости её результата - правовая, выполняемая на основе действующего законодательства. Фактически речь идёт о том, что уполномоченный орган должен, предварительно убедившись в подлинности документа, создать его представление в другом формате и заверить его точное соответствие оригиналу - при этом законодательство должно придать этой копии ту же юридическую и доказательную силу, что и оригиналу.

Поэтому в первую очередь нужно регламентировать права уполномоченной организации и процедуру такого заверения. Сам же формат первоначального документа может быть любым (хотя есть форматы "удобные" для архивного хранения, и "неудобные"). В мире наиболее популярными форматами для архивного хранения графических образов сегодня являются TIFF и PDF, реже JPEG и другие.

04.05.2011 13:13:31

Мне кажется, что тут мы обсуждаем сугубо технические вопросы, причем вопрос стоит не в том "возможно или невозможно", а "как лучше сделать".

Цитата
Поэтому в первую очередь нужно регламентировать права уполномоченной организации и процедуру такого заверения.


Тут не надо "открывать Америки", все эти механизмы переудостоверения юрдической значимости документов уже давно отработаны человечеством. Кажется, именно этим занимаются нотариальных службы.

04.05.2011 14:28:48

<Полистайте Перечень НТД 2007 года - там всё сказано.
Я написала- не встречала в своей практике, а не то, что их не существует в природе.
С Перечнем 2007 года даже работаю. Там достаточно документов со сроком хранения "Постоянно". Но реально документы хранятся "Постоянно", если их передают в госархивы. Не встречала технической документации, передаваемой на хранение в госархивы. В лучшем случае это все хранится до ликвидации организации.
Хотя... Будут ли вообще сдавать в архивы техническую документацию? Она нужна самой организации- и хранить ее будут, пока она нужна

04.05.2011 15:37:51

Будут ли вообще сдавать в архивы техническую документацию? Она нужна самой организации

Её все-таки сдают. Есть даже специальный федеральный архив, занимающийся приёмом и хранением такой документации, http://rgantd.ru/

Во фразу "она нужна самой организации" я бы вставила слова "главным образом". С моей точки зрения, для истории НТД куда интереснее, чем однотипная ОРД smile:)

04.05.2011 15:56:37

Интересно, в какие сроки после окончания использования документов они передаются в этот архив? В каком статусе хранятся эти документы? Только для истории или же эти документы могут быть использованы для разборок после падения какого-нибудь спутника? Или судебного дела космонавта, который подал иск в связи с утратой здоровья? Ну, не космонавт, а механик?
Т.е- это для хранения информации, которую можно будет перенести на другие носители с возможным изменением форматов или же стоит заача подтверждения юридической значимости хранимых документов- спустя долгие годы?
Информацию-то сохранить можно...
Я посмотрела- там много машиночитаемой информации-телеметрия и прочее. Интересно, возникали ли у них проблемы со сменой носителя или формата хранения?

04.05.2011 18:00:48

Интересно, в какие сроки после окончания использования документов они передаются в этот архив?

Сроки установлены Законом об архивном деле, ст.22 – это 15-20 лет. Документы на специальных носителях – 3-5 лет.

В каком статусе хранятся эти документы?

Всё, что принимается на хранение в архив, IMHO имеет статус документов.

Только для истории или же эти документы могут быть использованы для разборок…

И для того, и для другого.

Т.е- это для хранения информации, которую можно будет перенести на другие носители с возможным изменением форматов или же стоит задача подтверждения юридической значимости хранимых документов- спустя долгие годы?

Электронных документов в наших архивах кот наплакал. А хранить аналоговые носители архивисты умеют. Впрочем, возможно, какой-то опыт миграции с подтверждением юридической значимости уже есть…

Я посмотрела- там много машиночитаемой информации-телеметрия и прочее. Интересно, возникали ли у них проблемы со сменой носителя или формата хранения?

Конечно. Масса материалов была первоначально записана на магнитные ленты и другие устаревшие носители. Их, естественно, пришлось переводить в новые форматы и на новые носители. Но с научными данными все-таки проще – они не затрагивают прав и свобод организаций и частных лиц, и по поводу их подлинности вряд ли будут судебные споры smile:)

27.04.2011 23:57:31

Суть проблемы в том что то что подписывается ЭЦП под видом электронных документов, по сути является не человекочитабельным документом, а бинарным потоком данных из которого алгоритм заложенныйв программу восстаналивает даже не сам документ а его образ. Поскольку этот алгоритм верификации обычно не подлежит, то и надеятся на однозначную конвертаию в общем случае не стоит.

03.05.2011 16:02:47

Так придумайте формат, который позволит проводить однозначную конвертацию - специально для архивных документов!

03.05.2011 19:52:29

Дмитрий Менщиков писал: ...идея - разработать специальный формат для архивного хранения представляется практически неосуществимой.

Уважаемый Дмитрий, эта "сказка" стала былью лет 7 тому назад. Впервые такой формат - VEO - был разработан штатом Виктория (Австралия) для первого в мире полноценного государственного электронного архива, позднее этому примеру последовал целый ряд стран - практически все, кто всерьёз создавал государственные электронные архивы (у нас больше, наверное, известен австрийский формат EDIAKT II). Правда, все эти разработки уникальны и друг с другом несовместимы. Всё это контейнерные форматы на основе XML. Пока что накоплен успешный пятилетний опыт их использования. а дальше - время покажет.

Повторюсь: Ни один действующий электронный архив не считает воможным обеспечить долговременную сохранность электронных документов в первоначальном виде, не преобразуя их время от времени (проводя конверсию и миграцию). С точки зрения контейнерного формата, это означает возможность пополнения XML-контейнера новым контентом - в него могут быть добавлены мигрированные версии документов и соответствующие метаданные.

03.05.2011 20:40:53

В продолжение этой темы я написал отдельный пост: http://www.pcweek.ru/ecm/blog/ecm/1069.php

Хочу обратить внимание, что записи (и дискуссии), имеющие недельный срок, выпадают из поля зрения читателей.

04.05.2011 13:28:37

А.Колесов писал: Тут не надо "открывать Америки", все эти механизмы переудостоверения юрдической значимости документов уже давно отработаны человечеством. Кажется, именно этим занимаются нотариальных службы.

О каких механизмах речь? Какова их правовая основа?

04.05.2011 13:32:09

Нотариусы...

04.05.2011 13:49:54

И в какой же стране, по Вашим сведениям, существует практика проведения нотариусами конверсии/миграции электронных документов? smile;)

Нотариус, к Вашему сведению, создает нотариально заверенную копию с подлинника, который он лично видел.
1) Эта копия не равноценна оригиналу.
2) Нотариус (в нашем законодательстве - за одним лишь исключением) не вправе делать копию с копии т.е. постоянно повторяющийся процесс конверсии/миграции невозможен.
3) Электронное нотариально заверение означает на сегодня использование ЭЦП. Долговременное хранение документов с ЭЦП и их перепроверка спустя длительное время - отдельная проблема, решение которой Вы, несомненно знаете, но никому не скажете.
4) Где набрать столько нотариусов, чтобы провести миграцию миллионов электронных документов?

04.05.2011 14:01:51

Мы тут что делаем: обсуждаем как работает сегодня юридическая систем или как она должна работать в будущем с учетом новых требований жизни?

Мы считает существующие правила незыблемыми догмами или как?

Для кого нужны реформы - для общества или для юридическиз служб?

И наконец:

Цитата
Где набрать столько нотариусов, чтобы провести миграцию миллионов электронных документов?

давайте все же мыслить не категориями времен "гусиных перьев", а современными и главное - будущими - возможностями.

04.05.2011 14:06:38

Ага, очередное бегство в кусты!

Сначала А.Колесов писал: "все эти механизмы переудостоверения юрдической значимости документов уже давно отработаны человечеством". Теперь неожиданно выясняется, что ничего на самом деле не отработано, и А.К. тут же предлагает поговорить о том, "как она [юридическая система] должна работать в будущем с учетом новых требований жизни"

Зачем же тогда нужно было щёки-то надувать?

04.05.2011 14:35:17

На правах модератора напоминаю вам: в дискуссия обсуждаются тексты, а не личности их авторов.
И будет хорошо, если вы не будет использовать на данном блоге. выражения подобные приведенным в своем последнем комментрии. Вы тут не дома у себя на кухне.

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии