НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Электронные архивы: мы к ним готовы? Да и нужны ли они нам?

Андрей Колесов
07.05.2011 09:49:21

В последние недели три на нашем ECM-блоге одной из главных линий проходит тема долгосрочного хранения. Вот последняя запись по теме.

Обсуждаем проблемы – технологические, юридические… Говорим о том, что нужно не просто хранить, а нужно решать вопросы обеспечения юридической значимости.

Но вот какой встает вопрос: почему мы в этом деле совершенно откровенно отстаем от зарубежных стран? Причем, не просто от 10-ки ведущих, но и многих многих других, которые мы, говоря о себе, как о сверхдержаве, еще лет двадцать назад относили к категории то ли развивающихся, то ли недоразвитых…

Сразу оговорюсь: речь, конечно, идет не только об архивном деле, -- обо всей нашей действительности.

Почему? Ведь у них – те же проблемы с технологиями, с нормативными требованиями. Почему они их решают, а мы только говорим, причем порой, как о некоторых непреодолимых трудностях?
Лично я не сомневаюсь, что основная проблема – в самих потребителях, в данном случае, в самих архивных службах. Это очень удобная позиция – кивать на кого-то…

Во вчерашних "Известия" прочитал статью
"Наш забытый союзник Гондурас"

Известный телеведущий Сергей Брилев готовит к печати книгу о Второй мировой войне, это одна их глав книги. Чтобы восстановить историю (обратите внимание – недавнюю! Всего каких-то 70 лет, для историков и архивистов – почти не срок!)

Вот отрывок из этой статьи:

==========
"Именно новозеландцы мне и подсказали, что собственными глазами видели: и в наш Мурманск корабли по "ленд-лизу" заходили под флагами не только США и Его Британского Величества, но и все того же Гондураса!
Впрочем, мало ли что спустя многие десятилетия могло вспомниться людям заслуженным, но уже очень пожилым? Как же было перепроверить эту информацию?

Сделать это было на удивление легко: у американских и британских историков оказались детальнейшие списки кораблей по всем без исключения конвоям PQ. Очень скоро я и нашел в этих списках два корабля с гондурасской регистрацией. Назывались они "Мана" и "Макавао".

С нашими документами - сложнее. Да, раз в год, к 9 мая, вся страна клянется в верности памяти Великой Отечественной. Но, на поверку, храним мы эту память - "постольку поскольку". Ниже я привожу письмо, полученное мною от заведующего бюро "Вестей" в Мурманске Дмитрия Высоцкого. От меня он получил и номера конвоев, и даже даты их швартовки в Мурманске. Но ответ пришел только через месяц.

"Рассказываю. После неудач в архиве торгового порта и областном краеведческом музее я озадачил музей Северного флота. Но и там после долгой паузы мне ответили, что о гондурасских судах в составе конвоев ничего не слышали. В областном Госархиве, сам понимаешь, документов - тьма..."
==============


Так вот: почему "у них" с архивами все в порядке, а у нас "сложнее"?
Тоже ИТ виноваты?

Комментариев: 23

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

АБ
09.05.2011 15:28:56

Вообще-то, я всегда считал, что журналистам в вузе преподают источниковедение, или как-то еще это называется, но по сути про то, как правильно искать информацию, куда обращаться с запросами и т.п.
Процитированный выше ответ мурманского завбюро "Вестей" демонстрирует не проблему наших архивов, а беспомощность и непрофессионализм журналиста. Он бы еще в Лигу Наций, как советовал незабвенный Остап Бендер, с запросом обратился!
При чем здесь архив торгового порта - когда речь идет о событиях более чем 65-летней давности? Если в архиве порта и были какие-то документы о конвоях, они лет 50 назад должны были уйти в вышестоящий архив - в те времена, скорее всего, областной партийный (который сейчас, очевидно, областной государственный).
При чем здесь музеи? Да, у них могут храниться отдельные документы (оригиналы, не ушедшие в архивы, и копии), но вести полноценный архивный учет и хранение - не их задача. Да, наверное, музей мог бы провести научную работу и составить (или просто запросить у западных коллег) списки всех судов всех арктических конвоев, но по какой-то причине не сделал это. Но повторюсь - это не характеризует состояние нашей архивной деятельности.
Т.е., с самого начала нужно было не имитировать кипучую журналистскую деятельность, обращаясь с запросами явно не по тем адресам, а направиться в областной госархив, и да - возможно, убить там немало времени, но таки найти необходимую информацию. А она там, скорее всего, нашлась бы. Но журналисту нужно было не это. Ему не нужна была информация, ему нужно было обозначить проблему. Пусть даже эта проблема - в нем самом и в его некомпетентности.

09.05.2011 17:52:48

Боюсь, мы с вами говорим на разных языках.

Цитата
Т.е., с самого начала нужно было не имитировать кипучую журналистскую деятельность, обращаясь с запросами явно не по тем адресам, а направиться в областной госархив, и да - возможно, убить там немало времени, но таки найти необходимую информацию. А она там, скорее всего, нашлась бы. Но журналисту нужно было не это. Ему не нужна была информация, ему нужно было обозначить проблему. Пусть даже эта проблема - в нем самом и в его некомпетентности.


О каком журналисте речь? Об авторе статьи в "Известия", о корреспонденте, который разбирался с архивными вопросами в Мурманске или об авторе данного поста?

Я бы мог вам пояснить ситуацию подробнее, но растолковывать и детализировать анонимным комментаторам не считаю возможным и нужным.

Скажу только, что такая логика рассуждений - это из области "поезда сходят с рельс, потому что этом пишут журналисты".
Очень уудобная позиция...

АБ
09.05.2011 21:15:16

Я не анонимный комментатор, я подписался инициалами, хорошо знакомыми читателям моих блогов (многие из них заходят и сюда), а также тем, кто некогда состоял в ECM Клубе. Если вы меня не узнали, Андрей, то я - Альберт Бертяков. Регистрироваться здесь у меня пока нет желания, а вот под своими инциалами, возможно, я и буду появляться время от времени.
Вообще-то, мне казалось, что из текста моего комментария достаточно ясно следует, что в данном случае я осуждаю непрофессионализм корреспондента в Мурманске - ибо это именно он ходил с запросами/вопросами не по тем адресам.

09.05.2011 21:53:23

Тогда поясню суть пробелы, описанной посте.

Вот что написал Сергей Брилев в свой статье.

"Сделать это было на удивление легко: у американских и британских историков
...С нашими документами - сложнее."

Вот и все. Все остальное - частноти.
Конечно, это отдельный пример, нужна статистика. Но она, в общем-то, то же в том или ином виде есть. И именно это (некоторые жизненный опыт) позволило мне привести данный частный случай, как пример достаточно характерный.

Что касается анонимности и узнаваемости.
Довольно станно слышать подобные рассужденияя от специалиста по управлению документами. Вы тут отлично продемонстрировали представления о проблеме идентификации документов...

Насколько я понимаю, именно идентифицируемость -- это важнейший признак документа. Без это подобные "информацонные материалы" называются совсем иначе.

Андрей
10.05.2011 08:30:34

Те кому нужен электронный архив, тот его уже сделал. Пример. Наш клиент - проектный институт - вся тех. документация на бумаге. Редко, но постоянно чертежи требуются. В бумажном виде распакованный архив занимает около 150 квадратных метров. У них есть инженерная машина и софт, который шёл с ней по дефоулту. Посадили человека, дали алгоритм действий. Через погода - результат - оцифрованные чертежи (каждый в jpeg и pdf - их это устроило), потратились на хранилище, но поверьте, экономия на аренде за 150 квадратов за два месяца эти затраты отбило. Бумажки запаковали, сняли десять квадратов в пригороде (по соотв. цене) и вывезли туда. Просто луди стали, наконец считать деньги. А об оперативности доступа к нужному документу, думаю говорить не стоит. По историческим архивам, думаю, просто дело в отсутствии оборудования и грамотного технического персонала. Хотя любого студента на практике посади за сканер, дай алгоритм и он всё сделает.

10.05.2011 12:29:12

<Те кому нужен электронный архив, тот его уже сделал.
Да. Вот и пытаемся разобраться, почему госархивы до сих пор не электронные.

Андрей
10.05.2011 14:02:17

Общался с клиентом - управлением ЗАГС - по крайней мере в нашем регионе работа по оцифровке архивов идёт - стоит оборудование сидит человек и методично всё в цифру переводит. Другой вопрос, что не все документы находятся в архивах со свободным доступом - секретность и т.п. Да и пусть часть бумажек будет бумажками...
Если рассматривать с точки зрения исторической ценности, то оцифрованная газета десятилетней давности никому не нужна, а столетней давности будет пользоваться спросом, отсюда вывод - оцифровывать всё. Тут уже, скорее, надо обсуждать вопрос о том, как сделать оцифровку с бумаги простой и быстрой, и как и где хранить с должной степенью забэкапленности, доступности ...
А вопрос нужно или не нужно. Конечно нужно.
И замечательно если к этому морю информации получат люди. И не будут ждать годами ответы на запросы, кто был их прадедом, а сами покопаются в сканах церковных книг и всё найдут. Возможно я идеализирую, но ведь этого так хочется!

10.05.2011 14:07:12

Андрей писал: Те кому нужен электронный архив, тот его уже сделал.

Если предельно упрощать вопрос, то архив в состоянии представить по требованию юридически-значимые документы и доказать, при необходимости, их целостность и аутентичность. Все остальное - не архивы (по крайней мере, в смысле архивного дела). А то кому-то и zip-файл - архив...

Да, любой студент может отсканировать документ. Но вот доказать, в отсутствие бумажного оригинала, точность и аутентичность сделанной электронной копии (в эпоху, когда тот же любой студент прекрасно владеет "фотожабой") - ещё та задачка!

NB И чего это американцы потратили полмиллиарда долларов на свой государственный электронный архив (и собираются в ближайшие десять лет потратить ещё столько же), если всё так тривиально?

10.05.2011 16:01:54

Цитата
ещё та задачка!


Подобные тезиссы-аргументы повторяются постоянно. Все время идут ссылки-старшилки на какие-то таинственные трудности.
Трудности есть в любой деле. А тем более в новом. Но только одни люди решают трудности, а другие - только говорят о них.

Понимаете: с таким же успехом можно было говорить лет сто назад о том, что ездить на лошади может любой крестянин, а вот на автомобиле - это еще та задачка.

Что касается, 0.5 млрд долл - это цифра постоянно приводится, но при это совершенно ни о чем не говорит.
Чтобы опять же "спрятаться" за ней. Кто именно собирается потратить? На что именно? За какой срок?

Вообще-то, 0,5 млрд - это не такая уж большая сумма...

10.05.2011 16:20:58

Андрей Колесов писал: Но только одни люди решают трудности, а другие - только говорят о них.

Позитивно, Андрей, что Вы ещё сохранили способность к самокритике.

Понимаете: с таким же успехом можно было говорить лет сто назад о том, что ездить на лошади может любой крестянин, а вот на автомобиле - это еще та задачка.

Метафора, кстати, неплохая. Жаль, что её автор даже не задумался над тем, что же он сказал. smile;)

Кто именно собирается потратить? На что именно? За какой срок?

Поскольку Вы завляете себя как эксперта, то подсказка будет только одна: вся эта информация есть в открытом доступе, и найти её можно в несколько кликов. Кстати, приведу одну цитатку в тему: "... все эти вопросы вы уже достаточно хорошо (и давно!) осветили в своих выступлениях и публикациях. Мне это достаточно хорошо известно" ( А.Колесов, http://www.pcweek.ru/ecm/blog/ecm/1078.php#3328 )

10.05.2011 17:07:46

Выдергивая цитаты и используя их вне контекста, можно доказать все, что угодно, перевернув позицию оппонента на 180 градусов. Поэтому отвечать на эти возражения просто не буду.

Но на самом деле, я тут просто виду очередную попытку увести обсуждение в сторону от темы поста.

10.05.2011 18:00:59

Но на самом деле, я тут просто виду очередную попытку увести обсуждение в сторону от темы поста.

Я тоже. Наконец-то наши точки зрения хоть в чём-то совпали! Хотя, возможно, мы слегка расходимся по части того, кто именно пытается увильнуть от прямых ответов.

Евгений
10.05.2011 16:59:41

Лет пять назад я сам видел лот на 1 год на 350 млн рублей для создания электронного архива Президента России. Это очень большая сумма для того времени. А такой лот был не один. Так что у нас тоже денежки немалые выделяются на оцифровку.

Андрей
10.05.2011 21:10:42

Лучшее - враг хорошего. Во всём должна быть разумная достаточность.
У меня каждый второй знакомый, когда оформлял пенсию бегал собирал потерянные бумажки, а некоторые и в суде доказывали, что работали в данное время в данной фирме (из- за отсутствия бумаг), что бы пенсия была на несколько сотен рублей больше.
Да надо, классифицировать архивы по критериям аутентичности и пр.
Но когда мы придём (как мы считаем) к идеальной схеме оцифровки всё попросту истлеет.
Понятно, что любой здравомыслящий человек оригинал свидетельства на недвижимость сто раз заламинирует и уберёт в сейф, но при продаже этой недвижимости, точнее при предложении её потенциальному покупателю (одному из многих), достаточно и электронной копии, а когда дело дойдёт до реальной сделки - ползите в сейф и суйте юристу покупателя в руки оригинал.
Ходить в театр - не значит не смотреть телевизор... smile:)

10.05.2011 16:06:26

При это я убежден, что тут мы этот вопрос не выясним. Мы тут занимаемся гаданием о действиях других людей - того же РосАрхива.
А они просто молчат, а когда начинают гвоорить, то иудт какие абстрактные ссылки на какие-то абстрактные проблемы.

10.05.2011 16:25:36

А.Колесов писал (орфография автора): Мы тут занимаемся гаданием о действиях других людей - того же РосАрхива. А они просто молчат, а когда начинают гвоорить, то иудт какие абстрактные ссылки на какие-то абстрактные проблемы.

Нельзя ли уточнить, кто именно из представителей Росархива, и что конкретно говорил? Цитаты и ссылки настоятельно приветствуются.

Евгений
10.05.2011 17:28:04

В государственном учреждении "Всероссийский научно-исследовательский институт гидрометеорологической информации-Мировой центр данных" имеется Единый государственный фонд данных о состоянии окружающей природной среды и ее загрязнении, который является частью Росархива. У наc 80% информации оцифровано, архив поддерживается более чем за 100 лет, без потерь данных перешли с перфокарт до роботизированных библиотек с магнитными картриджами, имеются метаданные, базы данных, средства доступа через Интернет (http://meteo.ru, http://www.esimo.ru). В любой момент, для любой точки мира можно получить наблюденные, прогностические и климатические данные.
Конечно, проблем хватает. Но не надо "поливать" всех подряд. Пусть говорят о проблемах создания электронных архивов только те, кто сам своими руками создал хотя бы один массив данных в символьном виде хотя бы в объеме 10 Мбайт.

10.05.2011 17:56:58

Евгений писал: архив поддерживается более чем за 100 лет, без потерь данных перешли с перфокарт до роботизированных библиотек с магнитными картриджами

Так уж получается, что я получала кое-какую информацию о ходе этого - действительно, впечатляющего по масштабам - проекта конверсии. По моим сведениям, имели место существенные потери данных. Кроме того, при чём тут перфокарты? Пришлось мигрировать объёмную библиотеку старых магнитных лент!

Интересна и история этого проекта. Библиотеку лент довели до критического состояния, и деньги на спасение данных выделили лишь тогда, когда ВНИИГМИ-МЦД уже стала "светить" потеря статуса Мирового центра. Почитайте здесь: http://www.meteo.ru/publish_tr/trudy170/st2.htm

Здесь и в соседних ветках уже говорилось о том, что с конверсией научных данных намного меньше проблем, и объяснялось почему. А "пальцы веером" типа "пусть говорят о проблемах создания электронных архивов только те, кто сам своими руками создал хотя бы один массив данных" тут вообще неуместны - все, кто пишет в этой ветке, имеют солидный опыт работы с компьютерной техникой и с электронными документами и информацией.

10.05.2011 18:03:14

Если в какой-то стране не умеют делать хорошие автомобили, то это еще совсем не означает, что хорошие автомобили нельзя делать.

Я хочу все же обратить внимание на тему поста. Она заключается в том, что у нас в стране есть проблемы совсем не только с электронными архивами, но и с архивами вообще.

При чем тут магнитные ленты? С таким же ровно успехом не сохраняются и бумажные архивы...

10.05.2011 18:18:56

Нет, магнитные ленты не сохраняются с куда бóльшим успехом. Проверено практикой! smile:{}

Евгений
10.05.2011 18:31:08

Наталья! Извините, но первые массивы были созданы на перфокартах - 500 млн шт., а уж потом магнитные лент Минск-32, М-222, ЕС, картриджи. На магнитную ленту данные в то время сами не попадали. Это те кто начал с ПК уже не знает проблем бумажных носителей, а были еще и перфоленты. А потери были в рамках допустимых норм - 1-3%. Это не потеря целых архивов, как в НТИ и др. областях

О снятии статуса МЦД вопрос никогда не стоял, просто нужны были деньги на поддержание архивов и на копирование данных для стран СНГ, поэтому и писали.

К сожалению, научные данные 100 летней давности имеют те же проблемы, что и любой архив. Это бумага, плохо формализованная, иногда без соответствующей идентификации и т.д.

Мне кажется специалисты, которые "имеют солидный опыт работы с компьютерной техникой и с электронными документами и информацией" обсуждают структуры данных, стандарты обмена данными, возможности интеграции данных, перспективные технологии доступа и др. технические вопросы. А я слежу за этой темой давно и не вижу обсуждения этих проблем.

Андрей считает, что главное найти правильное определение документа. Безусловно нужно, но мне, кажется, главное не упустить время по переводу в электронную форму бумажной основы. А были бы технологии по управлению процессом сканирования (макс получение атрибутов метаданных автоматизированным путем и вручную добавление необходимых атрибутов), стандарты на универсальное описание документов и нечего обсуждать было бы в этом вопросе.

10.05.2011 19:33:11

Мне кажется специалисты, которые "имеют солидный опыт работы с компьютерной техникой и с электронными документами и информацией" обсуждают структуры данных, стандарты обмена данными, возможности интеграции данных, перспективные технологии доступа и др. технические вопросы. А я слежу за этой темой давно и не вижу обсуждения этих проблем.

Не обижайтесь, Евгений, но Ваша точка зрения типична для "айтишника" т.е. она узкопрофессиональная. Вы видите только технические вопросы (которые решаемы), и не замечаете правовых проблем, решение которых дается куда большей кровью. Эти проблемы, к сожалению, не исчезают от того, что кто-то не хочет признавать их существование.

Нам, специалистам по управлению документами и архивистам, нет необходимости без нужды влезать в ИТ-епархию - все упомянутые Вами вопросы обсуждаются и решаются и без нашего участия. Однако когда дело доходит до соблюдения законодательства и его - порой достаточно странных и очень часто противоречивых - требований, вот тут-то без нас (ну и без юристов, конечно) не обойтись.

Чтобы понимать нас, нужно прочувствовать, что документ - это нечто большее, чем информация. Документы, с которыми мы работаем, определяют права и обязанности людей и организаций, права собственности и т.д. Как бы Вы, например, отнеслись к утрате огромным государственным электронным реестром "1-3% данных", если бы это были данные, подтверждающие Ваше право на недвижимость, Ваши пенсионные накопления и т.д?

В случае конфликтов в документах оспаривается каждая буква, каждый реквизит - научным данным такое "чистилище", как правило, не грозит. Наша задача не просто сохранить содержание документа, но и уметь доказать его подлинность в суде, под градом контрагументов агрессивного оппонента - возможно, спустя длительное время после его создания.

Во всяком случае, когда во время скандала по поводу подтасовки данных, на основании которых делались выводы о глобальном потеплении, британских учёных стали обвинять в широкомасштабном подлоге, им пришлось очень несладко - суд ведь не интересовали их заверения в собственной научной честности, требовалось, в частности, документальное подтверждение того, что первоначальная информация не была искажена. Смог бы наш ВНИИГМИ-МЦД доказать, что в процессе проведенной им конверсии данные не искажались и не могли быть искажены? Думаю, вряд ли - когда спасали данные, не очень задумывались о документировании каждого шажочка...

Что касается необходимости оцифровки - пожалуйста, не ломитесь в широко распахнутые двери smile;)

10.05.2011 23:09:02

Думаю, что обсуждение ушло в сторону от темы данного поста.

По этому поводу я опубликовал новую запись:
"О надежности электронных средств хранения информации"
http://www.pcweek.ru/ecm/blog/ecm/1102.p

Цитата
не замечаете правовых проблем, решение которых дается куда большей кровью. Эти проблемы, к сожалению, не исчезают от того, что кто-то не хочет признавать их существование.

Еще один типичный миф - о сложности юридических проблем.

Простой пример: законы могут писать, как выясняется, даже наши депутаты.
А вот микропроцессоры делать - только Интел и еще очень немногие.
Стоимость разработки новой полупроводниковой технологии - на порядки (!) выше стоимости проектов по созданию законов.

США собираются потратить 0.5 млрд. долл. на электронные архивы.
ОК
а стоимость одного завода по выпуску пластин под очередную новую технологию зашкаливает уже за 10 млрд. долл.
На создание новых технологий хранения данных только EMC тратит больше, чем на содержание всей Госдумы со всеми ее законами, дачами и пр.

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии