НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Бумажный архив или электронный. Что надежнее? Что проще? Что дешевле?

Андрей Колесов
20.05.2011 16:45:08

Хотелось бы вернуться в теме, которая в последний раз обсуждалась в посте в начале прошлой неделе – " О надежности электронных средств хранения информации", по поводу широко распространенного у нас мифа о том, что бумага надежнее электронных носителей.

Там к дискуссии подключился читатель Петр Трубецкой, который, наконец-то (я взываю по этому поводу постоянно), привел вполне конкретный пример, которые можно столь же конкретно обсужать. Конечно, этого Архив Президента, но задача достаточно характерная и поучительная.

Приведу полностью его комментарии:

Цитата

Мне по службе частенько приходится обращаться как к электронным, так и к бумажным архивным материалам. По опыту скажу, что за удобство пользования электронными материалами приходится расплачиваться некоторыми досадными особенностями, исключение которых требует подчас немалых и своевременных затрат. Та же практика показывает, что в жизни не всегда хватает средств на покрытие этих затрат или не хватает своевременности или не хватает знаний что это нужно было своевременно сделать. В этом случае бумага гораздо надежнее. Я не могу прочитать важнейшие файлы, записанные 20 лет назад, но могу прочитать бумагу 200 летней давности. Почему не могу прочитать файлы? Вовсе не по тому, что с носителями что-то случилось, они может еще 200 лет будут храниться. Просто уже не существует той техники, которая их читает и не существует тех программ, которые их расшифруют. В свое время нужно было сохранить эту технику, да не нашлось у тогдашних хранителей на средств, ни времени, ни интереса. Еще одна расплата - можно случайным нажатием не той клавиши бесследно удалить документы. Особенно, если один удалил, а другой пытается найти. Еще бывает, что носитель перестает читаться, а копию опять забыли сделать. Действительно, электронные материалы требуют особый к себе подход и их меньшая надежность в том, что в совершенстве такой подход осваивают не многие из тех, кто работает и хранит такие материалы. В то же время с бумагой не требуется таких специальных знаний, такой техники, таких вложений и правил.


Цитата
Тогда поясню. Так получилось, что я возглавляю Архивную Службу Авторской Песни. Одна из задач - сохранение всего, что в свое время по этой теме собирали и хранили коллекционеры, архивисты, просто участники.

Из тех материалов, которые очень хотелось бы прочитать - 8ми дюймовые дискеты (не 5ти и не 3х), на которых летопись "События и документы" Дмитрия Павловича Соколова. Еще хотелось бы сохранить материалы с 200 DVD дисков с архивами, которым 10 лет и которые не читаются и не видны компьютерам. Еще есть не читаемые "древние" жесткие диски, для которых нужны как минимум точно такие же, но работающие, а их не могут найти в московских сервисах по восстановлению. Из таких есть редкий диск с Ижевскими архивами WD 9гиг SCSI.

С хранением бумажных архивов проблем нет, с хранением собственных электронных архивов также проблем нет. Есть проблемы с поступающими электронными архивами.

В плане сохранности и читаемости поступающих магнитных записей на ленте также есть много проблем, поскольку бытовое хранение, особенно видеозаписи страдают.


Цитата
На дискетах текстовые файлы.
На дисках DVD в основном звуковые файлы и изображения. Есть немного видео.
На магнитных лентах аналоговые звуковые и видео материалы.


По поводу написанного я могу сказать вот что.

1. Видно, что ИТ-система тут (если она есть) работает довольно слабо, если нет копий, если нужные документы можно случайно удалить.
Автомобиль тоже нуждается в регулярном техуходе, но разве можно сказать, что авто менее надежен, чем самокат или лошадь (впрочем, лошадь требует еще бОльшего ухода).
"Я оставил в рабочей столовой важное письмо на столе во время обеда, а уборщица выкинула есть", - это ровно из той же области.

2. Да, подходы к хранению электронных носителей требуют их регулярного переписывания. Но ведь любая вещь требует ухода (бумага тоже). При пересчете на единицу хранения бумага обходится намного дороже.

3. Дискеты – это расходный материал, для временного хранения инфо. Все равно, что делать документы, пардон, на туалетной бумаге, которую и держать в туалете же. В любом случае, хранить нужно было так: все на жестком диске, а резервные копии – на дискетах.

4. Звуковые и видео файлы. А как можно бы хранить эту инфо на бумаге?

5. Текстовые файлы. Предположим, не было бы дискет и все хранилось на бумаге? А вы уверены, что эта бумага дожила бы до наших дней, а не была бы выкинута при очередном переезде?
Много ли сохранилось бумажных документов поры двадцатилетней давности?

6. Проблема видится, что архивом изначально просто никто не занимался (то же самое, что бумажный архив хранил в сыром подвале, который заливает каждую весну).

7. Общий совет понятен: нужно организовать архив правильным образом (думаю, тут нужно обратиться к специалистам, но я бы сделал так: все записал на жесткий диск, а уже с него делал бы резервные копии.

8. Как прочитать нечитающиеся носители? Я бы обратился (через Интернет, например) к специалистам-умельцам. Понятно, что 100-процентного успеха никто не гарантирует, но повысить шансы прочитать, можно.

Немного из собственного опыта.

У меня были (и есть) любительские фильмы, снятые в 80-х на 8-мм пленку. В конце 90-х я их перегнал на видеокассеты. Несколько лет назад кассеты переписал на DVD.

До 2007 я снимал пленочным фотоаппаратом. Хранится куча пленок. Но сделать с них фото – это уже проблема. А первые цифровые фото у меня появилась в начале 90-х. Читаются очень хорошо…

Комментариев: 8

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

Андрей
20.05.2011 23:29:33

Наверное, всё-таки так. Начало XX века. Россия. Подаётся бричка к министерскому особняку.
- А, что братец, спрашивает министр кучера, говорят, есть такие брички, ездят сами без лошадей?
- Да, есть ваше превосходительство, так им же керосин нужен, дороги, правила движения – уж лучше по старинке…

24.05.2011 12:33:50

Цитата
При пересчете на единицу хранения бумага обходится намного дороже

А можно в конкретных цифрах?

24.05.2011 12:47:26

Возможно, что и нельзя (а может, и можно).

Дело тут в том, что мы в этом вопросе нахоимся на уровне "бытовых форм познания". Чуть выше интуитивного.
Честно говоря, вопрос представляется довольно очевидным, и подтверждается импирическим опытом, в том числе на бытовом уровне.
Это видно по тому, что вещде, где нет сдерживающих факторов в виде, например, законодательства идет очень быстрый переход к хранению документом именно в электронном виде.

Посмотрите на пример своего личного архива за последние 10-20 лет, и, наверняка, вы сами увидите все нужные доказательства.

24.05.2011 13:29:32

Цитата
Честно говоря, вопрос представляется довольно очевидным, и подтверждается импирическим опытом, в том числе на бытовом уровне

Увы, я много раз сталкивался с тем, что якобы очевидные вещи на поверку оказывались совсем не такими, как издали.
Более того, я точно не буду апроксимировать свой бытовой опыт на корпоративные системы, т.к. знаю, что:
1) Стоимость обслуживания корпоративных систем (АО и ПО) растет совсем не линейно. У бумаги, впрочем, тоже. Но конкретных цифр я просто-напрсто не знаю.
2) В стоимость корпоративного решения приходится включать затраты, которые не придут в голову домашнему пользователю даже в измененом состоянии сознания. Например:
- сертификация решения или отдельных его компонентов (я даже брендованную технику не покупаю, а сертификация это в момем обывательском представлении - плата за воздух!)
- обеспечение безопасности от внутренних угроз (от кого прятать данные - от супруги и детей?)
- создание решений с доступностью 365x24 (если мой компьютер неожиданно откажется включаться я вполне могу позволить себе прожить даже несколько дней пока его будут чинить или пока не куплю замену)
- ну и т.д.
3) Данные в моем личном архиве в электронном и неэлектронном виде не пересекаются - их просто нельзя сравнивать.

Цитата
Это видно по тому, что вещде, где нет сдерживающих факторов в виде, например, законодательства идет очень быстрый переход к хранению документом именно в электронном виде.

Везде это где - может есть конкретный пример где рассказывается что, почем, и т.д.? Пока что я смотрю на блог Наталии Храмцовской где она приводит материалы о различных нац. архивах - они и не думают уменьшать бумажное хранение. Они просто начинают хранить еще и электронные документы.

24.05.2011 13:42:04

1. Тут все очень просто.
Стоимость хранения (со всем сопроводжающими процедурами) байта информации в электронном виде снижается, а для бумаги остается неизменной.

2. Для корпоративного пользователя затраты еще меньше (по сравнению с частным), если считать в приведенном на 1 пользователя виде.

по поводу доступности. Даже уже знаю какие примеры приводить. А вы знаете много бумажных архивов, работающих в режиме 365*24? Поверьте - доступность СбербанкаОнлайн намного выше, чем сберкассы, которая находится в соседнем доме.

3. Бывает. А у меня пересекаются.


Цитата
Пока что я смотрю на блог Наталии Храмцовской где она приводит материалы о различных нац. архивах - они и не думают уменьшать бумажное хранение. Они просто начинают хранить еще и электронные документы.


Ну, и что из этого?
1. То, что страны начинают использовать электронные архивы, как раз говорит об их более высокой эффетивности и надежности
2. А то что переводятся новый, а старые пока сохраняются - это совершенно нормально. А как может быть еще.

А разве тут кто-то призывает немедленно переводится существующие элекронные архивы в бумажные?

Дойдет и до этого, но немного позднее.

24.05.2011 14:34:07

Цитата
Стоимость хранения (со всем сопроводжающими процедурами) байта информации в электронном виде снижается, а для бумаги остается неизменной.

Вы можете подтвердить это реальными цифрами?
Она может сколько угодно продолжать снижаться, но оставаться выше стоимости хранения бумаги.

Цитата
Для корпоративного пользователя затраты еще меньше (по сравнению с частным), если считать в приведенном на 1 пользователя виде.

На основании чего вы сделали такое заключение?
Я привел как минимум три пункта, которые увеличивают стоимость корпоративного решения. А я еще не упоминал здесь особенности лицензирования (например, когда более дешевые версии ПО просто нельзя использовать в коммерческой компании), или стоимость сопровождающего оборудования (например, построенное по всем правилам здание датацентра или хотябы оборудованной серверной может иметь порядок сравнимый со стоимостью оборудования там установленного).

Цитата
А вы знаете много бумажных архивов, работающих в режиме 365*24?

К чему этот вопрос?
Мы говорили о сравнении домашнего пользователя и корпоративного для домашнего пользователя простой в течение длительного времени обычно ничем не грозит, в то время как для корпоративного - это серьезные потери.
Если вы цепляетесь к цифрам, то пожалуйста - сформулирую иначе: доступность в течение рабочего дня. Если исключить всевозможные плановые остановки, которые в первом случае практически невозможны, а во втором могут спокойно проводиться в нерабочее время эти два определения эквивалентны.
Возможно вам не приходилось наблюдать как останавливается работа предприятия, когда начинает сбоить СЭД в которой лежат все нужные для работы документы... А вот я не просто наблюдал, а даже в ускоренном порядке пытался решить проблему - и больше не хотел бы повторения.

Цитата
как раз говорит об их более высокой эффетивности и надежности

Вообще-то чисто формально, это может говорить о чем угодно.
Например, о том, что в мире становится много электронных материалов, плохо переводимых в бумагу. И хранить их как бумагу просто нецелесообразно.

24.05.2011 15:00:03

Я думаю, что мы уже тут ходим по кругу и повторяемся. Поэтому отвечу только на этот пункт

[QUOTE]Вы можете подтвердить это реальными цифрами?
Она может сколько угодно продолжать снижаться, но оставаться выше стоимости хранения бумаги. [/QUOTE

20 лет назад диск 40 Мб стоил 100 долл.
Сейчас 100 долл. - это стоимость диска на 400 Гб.

Вы можете сами посчитать объем бумаги, необходимой для хранения такого объема информации и прикинуть стоимость ее хранения, например, взяв в расчет только стоимость аренды помещения.

Можете также прикинуть стоимость поиска нужного документа в таком архиве...

Ну, и т.д.

Еще есть вариант: предложите своим заказчикам перевести все своих цифровые активы в бумажный вид. Объясните им, что так будет дешевле, надежнее и удобнее.
Расскажите, что они вам ответят.

Владис
30.05.2011 05:35:30

С бумажным архивом однозначно хорошо одно - повышенная сохранность "диких" документов. Вполне реально между страницами книги дворника в Мухосранске найти сохранившееся письмо Пушкина своему собутыльнику. И успешно его прочитать. С электронными документами это превращается в неизвестного формата файл, записанный на посыпавшуюся дискету, для которой уже нигде не найдешь дисковода.
Если же хранением и обработкой документов заниматься с умом - электронные документы лучше.

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии