Подчеркну еще раз: вопрос стоит не от том, какие используются технологии в документообороте – бумажные или электронные. Проблема заключается в эффективности бизнес процессов, а технологии – это уже средство достижения.
И второй тезис: документы, сами по себе, не цель, а средство. Документы существуют для людей, а не люди для документов.
Итак, история с ГИБДД (автоматическая фиксация превышения скорости и рассылка постановлений о нарушении штрафа), изложенная месяц назад (см. "Мы тут говорим о межорганизационном документообороте и предоставлении госуслуг и "Задачка от автомобилиста по оценке значимости документа".
[spoiler]
Только я тогда рассказал об опыте своего приятеля, как чуть ли не в тот же день получил сам такое же "письмо счастья" о наложении на меня штрафа за превышение скорости в Подмосковье
(Небольшой опрос, проведенный среди знакомых и немного в Интернете, показал, что тема актуальная – почти половина водителей, выезжавших за пределы МКАД в конце мая, получили такие же. Тема уже обсуждалась в Интернете и в целом народ выводы сделал, в июне число нарушений заметно сократилось.)
Но я в тот момент про общественные обсуждения вопроса еще не знал и решил продолжить собственные изыскания по изучения правильности и эффективности организации госуслуги.
Напомню возникшие тогда вопросы:
Гарантированность доставки постановления по почте (письмо помечено как заказное и должно вручаться адресату под росписку, а в моем случае его просто бросили в почтовый ящик)
Отсутствие печати на бланке постановления
Отсутствие даты вступления постановления в законную силу
В поиске ответов на свои вопросы я зашел на сайт ГИБДД МО (http://www.ugibddmo.ru/), там сразу нашел раздел "Видеофиксация". Там есть документ: "Признаки достоверности почтовых документов отправляемых гражданам Центром Фотовидеофиксации Управления ГИБДД ГУВД по Московской области".
Я этот документ скачал, прочитал. Основная процедура проверки показалась мне довольно странной: нужно заходить на сайт почтового ведомства и там посмотреть, что такое почтовое отправление действительно существует. Было бы логичнее зайти на сайт ГИБДД и там убедиться в существовании факта нарушения, выписки постановления (а заодно и о получении оплаты и закрытии дела).
Но предлагались и другие варианты: отправить запрос через Web-сайт ГИБДД или позвонить туда. Имея некоторый опыт телефонных контактов с ГИБДД, я решил, что это слишком сложный путь. К тому же хотелось бы получить какой-то "документированный" ответ.
Поэтому я отправил свой запрос через сайт (http://www.ugibddmo.ru/obrasheniya). Сразу получил по почте подтверждение о получении моего запроса (любопытно – подтверждение пришло с адреса MAIL.RU, progus@mail.ru) А ответ по существу мне обещали (это сказано на сайте) прислать по обычной почте в течение 30 дней (как положено по закону)
Все так и вышло, только быстрее
07.06 - я отправил запрос через сайт
21.06 – письмо было подписано и зарегистрировано в канцелярии ГИБДД
28.06 – принято в почтовом отделении отправителя
30.06 – получено в моем почтовом отделении (я получил позднее, потому что не заходил на почту).
Вот это ответ.
По сути заданных мной вопросов получены такие ответы:
1. По проблеме гарантированной доставки мне предложено обращаться в "Почту России" (странно, этот вопрос должен волновать отправителя, прежде всего)
2. Печать на копии постановлении (оправленной мне) не предусмотрено законом
3. Дата о вступлении постановления в законную силу не поставлена, т.к. эта дата определяется позднее – через 10 дней после вручения копии постановления "лицу" (почему бы там и не написать в текст постановления?)
По сути ответа есть замечания и вопросы, но сейчас речь не об этом.
Вопрос в другом: зачем это письмо было подготовлено в бумажном виде и отправлено по "бумажной" почте? Почему бы это было не сделать по электронной почте?
Посчитайте трудозатраты на такое бумажное оформление, пересылку и доставку такого письма
Только от канцелярии до почты письмо добиралось 7 дней, еще два дня – по почте (интересно, как доставляли письмо из Звенигорода до Москвы – пешком?).
Помножьте затраты на поток корреспонденции. И можно понять, чем занимается канцелярия "Центра автоматизированной фиксации".
Хотелось узнать мнение экспертов: почему используются такие древние и дорогостоящие методы общения? Что им мешает повысить эффективность своей работы?
Я уже не говорю о том – зачем этот документ должен подписывать сам Начальник Центра?
А потом я прочитаю пресс-релиз какого-то ИТ-поставщика, который сообщит, что он внедрил Apple iPad для Начальника Центра. Да, не нужен никакой IPad, потому что не нужно подписывать начальству подобные документы.
А потом приверженцы бумажного документоборота с удовлетворением констатируют, что несмотря на применение ИТ объемы используемой бумаги растет.
Конечно, растет! Если не менять бизнес-процессы и организацию работ. Раньше объем бумаги ограничивался пропускной способностью машбюро предприятия, а теперь "клепать-копировать" бумагу можно автоматически...
Но, если коммерческие предприятия (возможно в угоду модным трендам) бизнес-процессы пересматривать пытаются, то в государственных учреждениях слышать об этом не хотят. И как показывает практика считают, что лучше ИТ прогнется под их процессы 20-40-(и больше?) -летней практики, чем они эти процессы поменяют. Да и кто способен там оптимизировать процессы, тоже большой вопрос....