НовостиОбзорыСобытияIT@WorkРеклама
Документооборот/ECM:

Блог

Бумажная практика живет и процветает. 2.0

Вчера опубликовал пост "Пока мы тут спорим о высокой теории, бумажная практика живет и процветает", а спустя пару часов получил еще одно подтверждение тезиса, вынесенного в заголовок.

Подчеркну еще раз: вопрос стоит не от том, какие используются технологии в документообороте – бумажные или электронные. Проблема заключается в эффективности бизнес процессов, а технологии – это уже средство достижения.
И второй тезис: документы, сами по себе, не цель, а средство. Документы существуют для людей, а не люди для документов.

Итак, история с ГИБДД (автоматическая фиксация превышения скорости и рассылка постановлений о нарушении штрафа), изложенная месяц назад (см. "Мы тут говорим о межорганизационном документообороте и предоставлении госуслуг и "Задачка от автомобилиста по оценке значимости документа".

Только я тогда рассказал об опыте своего приятеля, как чуть ли не в тот же день получил сам такое же "письмо счастья" о наложении на меня штрафа за превышение скорости в Подмосковье

(Небольшой опрос, проведенный среди знакомых и немного в Интернете, показал, что тема актуальная – почти половина водителей, выезжавших за пределы МКАД в конце мая, получили такие же. Тема уже обсуждалась в Интернете и в целом народ выводы сделал, в июне число нарушений заметно сократилось.)

Но я в тот момент про общественные обсуждения вопроса еще не знал и решил продолжить собственные изыскания по изучения правильности и эффективности организации госуслуги.

Напомню возникшие тогда вопросы:
Гарантированность доставки постановления по почте (письмо помечено как заказное и должно вручаться адресату под росписку, а в моем случае его просто бросили в почтовый ящик)
Отсутствие печати на бланке постановления
Отсутствие даты вступления постановления в законную силу

В поиске ответов на свои вопросы я зашел на сайт ГИБДД МО (http://www.ugibddmo.ru/), там сразу нашел раздел "Видеофиксация". Там есть документ: "Признаки достоверности почтовых документов отправляемых гражданам Центром Фотовидеофиксации Управления ГИБДД ГУВД по Московской области".

Я этот документ скачал, прочитал. Основная процедура проверки показалась мне довольно странной: нужно заходить на сайт почтового ведомства и там посмотреть, что такое почтовое отправление действительно существует. Было бы логичнее зайти на сайт ГИБДД и там убедиться в существовании факта нарушения, выписки постановления (а заодно и о получении оплаты и закрытии дела).

Но предлагались и другие варианты: отправить запрос через Web-сайт ГИБДД или позвонить туда. Имея некоторый опыт телефонных контактов с ГИБДД, я решил, что это слишком сложный путь. К тому же хотелось бы получить какой-то "документированный" ответ.

Поэтому я отправил свой запрос через сайт (http://www.ugibddmo.ru/obrasheniya). Сразу получил по почте подтверждение о получении моего запроса (любопытно – подтверждение пришло с адреса MAIL.RU, progus@mail.ru) А ответ по существу мне обещали (это сказано на сайте) прислать по обычной почте в течение 30 дней (как положено по закону)

Все так и вышло, только быстрее

07.06 - я отправил запрос через сайт
21.06 – письмо было подписано и зарегистрировано в канцелярии ГИБДД
28.06 – принято в почтовом отделении отправителя
30.06 – получено в моем почтовом отделении (я получил позднее, потому что не заходил на почту).

Вот это ответ.



По сути заданных мной вопросов получены такие ответы:

1. По проблеме гарантированной доставки мне предложено обращаться в "Почту России" (странно, этот вопрос должен волновать отправителя, прежде всего)
2. Печать на копии постановлении (оправленной мне) не предусмотрено законом
3. Дата о вступлении постановления в законную силу не поставлена, т.к. эта дата определяется позднее – через 10 дней после вручения копии постановления "лицу" (почему бы там и не написать в текст постановления?)

По сути ответа есть замечания и вопросы, но сейчас речь не об этом.

Вопрос в другом: зачем это письмо было подготовлено в бумажном виде и отправлено по "бумажной" почте? Почему бы это было не сделать по электронной почте?
Посчитайте трудозатраты на такое бумажное оформление, пересылку и доставку такого письма

Только от канцелярии до почты письмо добиралось 7 дней, еще два дня – по почте (интересно, как доставляли письмо из Звенигорода до Москвы – пешком?).
Помножьте затраты на поток корреспонденции. И можно понять, чем занимается канцелярия "Центра автоматизированной фиксации".

Хотелось узнать мнение экспертов: почему используются такие древние и дорогостоящие методы общения? Что им мешает повысить эффективность своей работы?

Я уже не говорю о том – зачем этот документ должен подписывать сам Начальник Центра?

А потом я прочитаю пресс-релиз какого-то ИТ-поставщика, который сообщит, что он внедрил Apple iPad для Начальника Центра. Да, не нужен никакой IPad, потому что не нужно подписывать начальству подобные документы.
Татьяна Князева
По следам Ваших постов Андрей, написала свой комментарий на эту тему, на примере абитуриентов - http://ecm-community.livejournal.com/98723.html  :)  
Колесов Андрей
Вопрос, что называется "с бородой" уже...

А потом приверженцы бумажного документоборота с удовлетворением констатируют, что несмотря на применение ИТ объемы используемой бумаги растет.

Конечно, растет! Если не менять бизнес-процессы и организацию работ. Раньше объем бумаги ограничивался пропускной способностью машбюро предприятия, а теперь "клепать-копировать" бумагу можно автоматически... :(  
Татьяна Князева
Абсолютно согласна!
Но, если коммерческие предприятия (возможно в угоду модным трендам) бизнес-процессы пересматривать пытаются, то в государственных учреждениях слышать об этом не хотят. И как показывает практика считают, что лучше ИТ прогнется под их процессы 20-40-(и больше?) -летней практики, чем они эти процессы поменяют. Да и кто способен там оптимизировать процессы, тоже большой вопрос....