НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Форматы и документы

Андрей Колесов
08.07.2011 09:55:02

На этой неделе приключился случай с пресс-рассылкой с вложенным ODT-файлом. Что послужило мне поводом написать по этому поводу пост – "Приключения формата ODT в России". Развернувшаяся там дискуссия сама собой вышла на "документоведческие" вопросы, в том числе из области "философии" – опять "что такое документ?", "что такое контент?"…

Приведу только одну цитату:

Цитата
Пропущено слово: "Для публикации на сайте информации...", а не документа.


Вот тут сразу видна проблема – а чем документ отличает от информации? (конечно, этот вопрос нужно конкретнизировать в контексте конкретной постановки задачи…

Но давайте сейчас уйдем от вопросов терминологии и посмотрим, как все обстоит на практике. Однако сначала выскажу базовый тезис.

Что такое контент и что такое документы? На этот вопрос общепринятого ответа, как видно из наших же обсуждений нет.

Я исхожу из того (и как мне видится, тут со мной солидарны Gartner и AIIM), что любая классификация Контента является достаточно условной и ее можно проводить, только имея в виду классы решаемых задач. Например, классификация рекордсы и нерекордсы – это только один вариант классификации
Это также как классифицировать людей. Можно по росту, можно по цвету кожи, можно по гражданству… И в зависимости от решаемой задачи выбирается нужная классификация.

Короче говоря. Контент организации – это совокупность документов организации. Разных-разных-разных, но документов.
И – теперь о форматах – в зависимости от назначения документов (тут мы возвращаемся к вопросу о "зачем нужны документы" – я уверен, что с этого нужно начинать любое обсуждение) должны использоваться разные форматы. Кстати, я тут имею в виду и бумажные и электронные форматы. Бумажные тоже нужны, кто ж спорит.

… Вступление у меня получилось довольно длинным, вышел отдельный пост. Так что рассмотрение конкретного примера – в следующем посте.

Комментариев: 7

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

Andrew
09.07.2011 11:47:31

Цитата
Например, классификация рекордсы и нерекордсы – это только один вариант классификации
Специально для тех, кто любит по-своему истолковывать иноземные темины documents и records, приведу трактовку, данную вчера англоязычным "аборигеном" на блоге "Concerning Electronic Records Management" эдесь. Не перевожу, чтобы не портить впечатление.

"Record - A record is any material or information, regardless of the format made or received by U.S. Government in connection with the transaction of business or preserved for historical reasons. A record records the decisions, business actions or legal actions of an agency."

"Document - A document differs from a record in that a document is a draft which is in process. Another distinction is that a document has not been declared a record. It should be noted that some documents are records or records in process, but once it is declared a record it is a record and should be managed as a record and not as a document."

09.07.2011 12:33:15

Это как раз пример ОДНОЙ ИЗ классификаций. И одного из определений.

Мы не знаем насколько авторитетен данный блог и автор, написавший это.
А вот определение из английской википедии, достаточно авторитный источник:

A record can be either a tangible object or digital information: for example, birth certificates, medical x-rays, office documents, databases, application data, and e-mail. Records management is primarily concerned with the evidence of an organization's activities, and is usually applied according to the value of the records rather than their physical format

Как видите, сильно отличается.
А вот задачи управления записями ОБЫЧНО (но не всегда!) связаны с фиксацией активности.
Т.е. тут речь идет о некотором подмножестве рекодрсов.

Приведенный вами пример опеределения -- это явно частный случай, для отдельной сферы деяетельности, взаимодействие с государством. Это - важный, но ЧАСТНЫЙ случай.

Andrew
09.07.2011 12:55:48

Цитата
Мы не знаем насколько авторитетен данный блог и автор, написавший это.
В отличие от некоторых российских авторов и блогов (к которым в полной мере применимы Ваши слова), этот человек - носитель языка и специалист в данной предметной области.

Цитата
Как видите, сильно отличается.
Ну, для Вас - возможно. По мне, это пример, раскрывающий определение, которое Вы почему-то не сочли нужным приводить - а оно там есть, читайте:

"The ISO defines records as "information created, received, and maintained as evidence and information by an organization or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business". The International Council on Archives (ICA) Committee on Electronic Records defines a record as "a recorded information produced or received in the initiation, conduct or completion of an institutional or individual activity and that comprises content, context and structure sufficient to provide evidence of the activity." The key word in these definitions is evidence. Put simply, a record can be defined as "evidence of an event". Records Management is the storage preservation and retrieval of information in the shortest possible time.(MUDD) Records management is very important for the use of storing document this topic was thought in Office Administration.", http://en.wikipedia.org/wiki/Records_management

09.07.2011 14:46:56

Мы сейчас уйдем в сторону от сути вопроса. Все что вы говорите и что говорю я - это повторы уже сказанного ранее (полгода, год) назад

Определений рекодрс - много. Почти каждое из них (в том числе стандарт ISO) - дает определение с привязкой к конкретной области деятельности и решению конкрентых задач.

Собственно ваш пример и показывает это вы привели тут несколько похожих, но разных определений.


Вот например:
The International Council on Archives (ICA) Committee on Electronic Records defines a record as "a recorded information produced or received in the initiation, conduct or completion of an institutional or individual activity and that comprises content, context and structure sufficient to provide evidence of the activity." The key word in these definitions is evidence.

Это отражает задачи, скажем так, государственных архивов.

Давайте, я тогда задам простой вопрос: письмо, которое пришло ко мне по почте - это что? Рекодс или как?
Рукопись диссертации, которая лежит в библиотеке, - это что?
А рукопись, которая лежит, в ящике моей письменного стола?

Andrew
09.07.2011 15:34:38

Цитата
Собственно ваш пример и показывает это вы привели тут несколько похожих, но разных определений.
Андрей, это ведь Вы указали на Википедию как авторитетный для Вас источник. Я лишь выписал из статьи в Википедии ту часть, которую Вы не приметили...

Замечу, что ни одно из определений, предложенных Вам специалистами отрасли за последние полтора года, Вас не устроило, а сами Вы ничего конструктивного пока что предложить не в состоянии - кроме словечка "рекордс". Не забудьте, кстати, проинформировать нас, когда у него найдётся второй пользователь.

Вопросы Вы задаете одни и те же уже два года, умело игнорируя полученные от специалистов ответы. При этом Вы не торопитесь высказать собственную точку зрения и дать на эти вопросы свои ответы. Пожалуйста, продолжайте в том же духе - стабильность, как известно, признак мастерства. Иногда.

09.07.2011 15:55:45

Я указал Википедию, как ОДИН ИЗ источников. Достаточно авторитетных, но совсем не истину в последней инстанции.

И хочу обратить внимание, что хорошие записи Википедии (а не все записи там хороши, особенно в российской) о спорных вопросах почти всегда приводят разные точки зрения.

Что касается рекодрс, то я часто встречаю использование этого слова и приводил, в том числе примеры и в блоге.

Кстати, на Инфордокуме 2011 я беседовал с начальником компании "Рекордз Менеджемент". Он высказал соображение (я в целом согласен с ним), что вопрос заключается только как будут лучше - "рЕкодрС" или "рЕкордЗ".

Дмитрий Менщиков
15.07.2011 08:33:33

Лучше не надо "Рекордс"!
Слово "Рекордс" понимают только ИТ-люди, которые ходят на ИТ-форумы, на которых представляют зарубежные продукты records management. Наши сотрудники архивов таких слов не знают. Они знают слова "дело", "архивный документ".
Если, как написано выше, считать что records - это "свидетельство", то термины "дело", "документ" - вполне подходит под это определение.

надеюсь, что никакие рекордzы не приживутся...

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии