НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Форматы и документы 3.0. Пример из электронной жизни

Андрей Колесов
12.07.2011 06:47:37

В предыдущем посте "Форматы и документы 2.0. Пример из бумажной жизни" я рассмотрел процесс создания пресс-релиза на бумажном пример. И показал, сколько при этом разных документом (и разных форматов) создается.
Теперь посмотрим на то же самой в электронном вариаенте.

1. Процесс подготовки. Наверное, тут будет использоваться текстовый редактор. Какой текстовый редактов, в каком формате будут храниться файлы (Word, например, позволяет использовать более десятка разных форматов, в том числе совершенно "нейтральный" – TXT)? Отвечать на этот вопрос – это внутреннее дело компании, ее корпоративных стандартов, какой хочет.

2. Написали, утвердили… В какой виде нужно создавать окончательный Документ, в какой электронном формате хранить?
Это уже зависит от класса документа, под какие нормативные требования он попадает – внутрикорпоративные или "вышестоящие". Пресс-релиз и приказ об увольнении сотрудника – это разные дела.

В каком виде наши компании хранят оригиналы пресс-релизов? Есть подозрения, что в каком-то типа DOC. Что явлется неправильным, т.к. DOC не предназначен для хранения рекодрсов (records). Нужно что-то вроде PDF или TIFF.

4. Надо рассылать документ по почте в СМИ. В каком формате, как? Вставить в тело письма или в виде приложения?
Правила "приличия" требуют делать рассылки только без приложений, в теле письма. Значит, нужно подписанный оригинал предобразовать в HTML. Это сделать из PDF непросто, а из TIFF – невозможно (впрочем, с помощью ABBYY FineReader можно попробовать). Значит, надо было иметь вариант оригинала в Word?

Хорошо, мы живем в России, потому можно позабыть про правила рассылкок. Будем использовать письма с присоеденным файлом. А каким – PDF, TIFF, JPG, DOC или ODT?

Вроде бы, лучше всего JPG – его легко все прочитают (браузер есть у всех). Прочитать-то прочитают, но что журналист дальше с ним сделает? В 100% - обругает отправителя (испоритите отношения со СМИ) и 90% - выбросит в корзину и забудет.

А что будет в случае других форматов.
DOC – а вдруг журналист является сторонником СПО и считает любой проприетарных формат "скверной"?
ODT – в редакции стоит Word XP и этот файл просто не смогут открыть.
PDF… И что с ним делать, перепечатывать? В редакции нет машинисток…

В общем, с форматами при рассылке в виде приложений как-то не очень понятно получает.

5. Решили опубликовать пресс-релиз на своем сайте.

Вы видели, чтобы на сайта новости публиковали в формате DOC, PDF или ODT? Я видел, но это – не очень хорошие сайты, их все же мало.
Значит, все же нужно переделывать в HTML…

Что мы получаем в результате. Опять несколько (точнее – столько же, сколько в бумажном варианте) наборов документов

1. Черновики в формате текстового редактора (DOC, TXT, ODT)
2. Оригинал документа для дела-архива (PDF, TIFF)
3. Вариант для рассылки (все же лучше в формате HTML-письма)
4. Вариант для публикации на сайте – HTML-файл

Вот что получает. А рассылать в виде приложений и публиковать в формате PDF – это плохо…

Комментариев: 3

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

Станислав
13.07.2011 09:14:40

Андрей, если автор документа прислал пресс-релиз в формате PDF и не слишком усердствовал в его защите, то текст копируется из файла обычным выделением в том же Acrobat Reader. Если PDF защищен настолько, что нельзя скопировать из него текст и даже распечатать его, то значит так автору так и нужно, значит документ только для прочтения.
Если пойти российским путем распространения пресс-релизов и использовать вложения, то самый подходящий формат - RTF, он прочитается на любой Windows без установленных "офисов", да и на любой Линукс системе есть редактор понимающий RTF формат.
На самом деле Вы правы, пресс-релизы и различные рекламно-маркетинговые материалы нужно рассылать в теле письма, чтобы человек его прочитал сразу, открыв соответствующее письмо.

SV
13.07.2011 09:53:58

Подождем немножко. Вот вымрут версии, не понимающие ODF, и тогда будет всем счастье...

14.07.2011 20:20:23

Если говорить о рассылках, то тут проявляется искренне не понимаемая мною (уже много-много лет) специфика нашего российского PR, причем, как это ни странно, в значительной степени именно в российской ИТ-отрасли.

Это легко видно сравнивая "корпоративный PR" и работу "рассылочный" (спамовых) агентств.
Качество спамовым рассылок - на порядок выше (и по содержанию-информативности и по офомлению).
Сразу видно - люди борятся за клиента (получателей писем), заботяся о юзабилити...

Что же касается нашего ИТ-бизнеса, то создается впечатление, что тут с СМИ работают исключительно для "галочки" - отчитаться перед руководством. Причем не за результат, а за "мы работали"...

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии