Теперь посмотрим на то же самой в электронном вариаенте.
[spoiler]
1. Процесс подготовки. Наверное, тут будет использоваться текстовый редактор. Какой текстовый редактов, в каком формате будут храниться файлы (Word, например, позволяет использовать более десятка разных форматов, в том числе совершенно "нейтральный" – TXT)? Отвечать на этот вопрос – это внутреннее дело компании, ее корпоративных стандартов, какой хочет.
2. Написали, утвердили… В какой виде нужно создавать окончательный Документ, в какой электронном формате хранить?
Это уже зависит от класса документа, под какие нормативные требования он попадает – внутрикорпоративные или "вышестоящие". Пресс-релиз и приказ об увольнении сотрудника – это разные дела.
В каком виде наши компании хранят оригиналы пресс-релизов? Есть подозрения, что в каком-то типа DOC. Что явлется неправильным, т.к. DOC не предназначен для хранения рекодрсов (records). Нужно что-то вроде PDF или TIFF.
4. Надо рассылать документ по почте в СМИ. В каком формате, как? Вставить в тело письма или в виде приложения?
Правила "приличия" требуют делать рассылки только без приложений, в теле письма. Значит, нужно подписанный оригинал предобразовать в HTML. Это сделать из PDF непросто, а из TIFF – невозможно (впрочем, с помощью ABBYY FineReader можно попробовать). Значит, надо было иметь вариант оригинала в Word?
Хорошо, мы живем в России, потому можно позабыть про правила рассылкок. Будем использовать письма с присоеденным файлом. А каким – PDF, TIFF, JPG, DOC или ODT?
Вроде бы, лучше всего JPG – его легко все прочитают (браузер есть у всех). Прочитать-то прочитают, но что журналист дальше с ним сделает? В 100% - обругает отправителя (испоритите отношения со СМИ) и 90% - выбросит в корзину и забудет.
А что будет в случае других форматов.
DOC – а вдруг журналист является сторонником СПО и считает любой проприетарных формат "скверной"?
ODT – в редакции стоит Word XP и этот файл просто не смогут открыть.
PDF… И что с ним делать, перепечатывать? В редакции нет машинисток…
В общем, с форматами при рассылке в виде приложений как-то не очень понятно получает.
5. Решили опубликовать пресс-релиз на своем сайте.
Вы видели, чтобы на сайта новости публиковали в формате DOC, PDF или ODT? Я видел, но это – не очень хорошие сайты, их все же мало.
Значит, все же нужно переделывать в HTML…
Что мы получаем в результате. Опять несколько (точнее – столько же, сколько в бумажном варианте) наборов документов
1. Черновики в формате текстового редактора (DOC, TXT, ODT)
2. Оригинал документа для дела-архива (PDF, TIFF)
3. Вариант для рассылки (все же лучше в формате HTML-письма)
4. Вариант для публикации на сайте – HTML-файл
Вот что получает. А рассылать в виде приложений и публиковать в формате PDF – это плохо…
Если пойти российским путем распространения пресс-релизов и использовать вложения, то самый подходящий формат - RTF, он прочитается на любой Windows без установленных "офисов", да и на любой Линукс системе есть редактор понимающий RTF формат.
На самом деле Вы правы, пресс-релизы и различные рекламно-маркетинговые материалы нужно рассылать в теле письма, чтобы человек его прочитал сразу, открыв соответствующее письмо.
Это легко видно сравнивая "корпоративный PR" и работу "рассылочный" (спамовых) агентств.
Качество спамовым рассылок - на порядок выше (и по содержанию-информативности и по офомлению).
Сразу видно - люди борятся за клиента (получателей писем), заботяся о юзабилити...
Что же касается нашего ИТ-бизнеса, то создается впечатление, что тут с СМИ работают исключительно для "галочки" - отчитаться перед руководством. Причем не за результат, а за "мы работали"...