НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Почему растут объемы "бумаги"?

Андрей Колесов
15.07.2011 13:14:31

Честно скажу, что сам я таких сколь-нибудь официально-достоверных сведений не видел, но эта информация звучит часто в высказываниях экспертов: несмотря на автоматизацию документоборота в целом и внедрение ИТ объемы используемой предприятиями бумаги растут. Скорее всего, так оно и есть.

А вот анализа – почему же так странно происходит – я, признаться не встречал. Более того, вместо того, что понять причины явления и попробовать ответить на вопрос "а все ли мы правильно делаем в нашей автоматизации", чаще всего факт (признаем его) увеличения бумаги часто служит обоснование того, что "все равно от бумаги никуда не деться" и "бумага как было основной делопроизводства, так и останется" или даже – "от этих ИТ – только вред, поскольку они увеличивают объем пустопорожней работы, а результат остается тот же самый".

Вообще говоря, я готов согласиться как раз с последним тезисом, но с той важной оговоркой, что "если автоматизация не затрагивает принципиальные модели бизнес-процессов".

Если мы внедряем ИТ, оставляя за основу традиционные схемы бизнес-процессов (например, делопроизводства), то толку будет не очень много, а вероятнось получения отрицательного эффекта достаточна высока.

Потому что, несколько упрощая вопрос, получается что мы автоматизируем производство "бумажных документов", а не некоторый конечный результат. Такое эффект "бестолковой автоматизации" происходит каждый раз, когда мы начинаем модернизироваться средства, забывая о цели.

Почему же растут объемы бумаги? Потому что резко сократилось (на порядки) затраты на производство бумажных документов (нанесение информации на материальный носитель, в данном случае, на бумагу).

В постах начала этой неделе я рассматривал пример бизнес-процесса "подготовка, публикация и архивное хранение пресс-релиза" в двух вариантах – бумажный и электронный.

В электронном варианте бумага вообще не нужна. Но дело в том, что на практике мы же используем бумажно-электронный вариант: ПК используется для производства бумажных носителей.

Раньше на пути увеличению объема бумаги стояла ограничения рукописного ввода и производительности машбюро. Теперь же один принтер может напечатать в несколько раз больше, чем 10 высокопрофессиональных машинисток. Соотвественно, если раньше, на подготовку одностранчичного документа уходило 2-3 листа, то теперь их может быть намного больше.

Все это я хорошо наблюдал недавно во время визита в офис МТС у метро "Электрозаводская". Кстати, к вопросу о том – приводит ли внедрение ИТ к повышению производительности труда? Достаточно часто ИТ не заменяет человека, а дополняет его. И в этой человеко-машинной паре узким звеном обычно является человек, И результирующая производительность зависит именно от него.

Так вот производительность труда консультантов (если их можно так назвать) в данном офисе была крайне низкой (при том, что у каждой барышни был рабочий компьютер). Вопрос, на который ожидал получить отчет максимум за пять минут, потребовал от консультанта почти полчаса. При этом она распечала для меня (я ее не просил!) 6 страниц на принтере, из которых 4 просто были ненужными или ошибочными (не то, что нужно). Два листа я унес с собой, но если бы девушка работала бы с обычной ручкой, то полезная информация заняла бы четвертушку листа с несколькими строчками.

Короче говоря: если бы у консультантов МТС начальство отняло бы принтер, то, я уверен, что время обслуживания посетителей заметно сократилось бы, квалификация консультантов быстро росла бы (они бы запоминали, что делают руками). Кроме того, сократилось бы потребление бумаги и не нужен был бы принтер.

"Горе от ИТ" – наверное, такое бы произведение написал бы сегодня А.С.Грибоедов.

Комментариев: 2

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

СергейК
18.07.2011 10:47:53

А сколько государство еще заставляет распечатывать бумаг при продаже (опт).
Расходная накладная, сч.фактура, товарно-транспортная. Для нас, опт алкоголя еще- справка, качественное удостоверение- просто ужас сколько бумаги.
Слышал, что в америке существует порядок, при котором все законы/постановления и т.п. проходят проверку, не ведут ли они к увеличению бумагопечатания. Вот бы нам такой.

18.07.2011 10:50:51

В США при принятии любого закона также проверяется как он повлияет на число рабочих мест в стране. Причем не просто "мест", а способных повышать конкурентоспособность страны.

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии