НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

РоПД. Для кого предназначены документы

Лето (а значит, и отпускная пора) еще не закончилось, можно еще не торопясь поразмышлять о природе документов. Итак, в прошлые разы мы выяснили, что документ – это некий информационный объект некоторой информационной системы (в широком понимании "информационной", не только с использованием ИТ). И я предложил подправить формулировку, приведенную сейчас в Википедии, представив ее в таком виде:

Документ — информационный объект некоторой системы управления информацией, содержащий сведения в зафиксированном виде и специально предназначенный для ее передачи во времени и пространстве.

Но все же эта формулировка также требует уточнения в части "ее передачи". Со временем и пространством – тут все, в целом, понятно. Но нужно еще понять – для чего передаются сведения, между кем и кем.

Ведь информация хранится (передача во времени) и передается в пространстве не просто так, для хранения. Это делается для того, чтобы информация могла использоваться для решения каких-то задачах, а значит – могла быть обработана (в том числе, как частный случай - принята к сведению).

В общем-то, в трактатах о природе документов (в том числе и где-то в Википедии) часто приводится такая классификация документов – машиночитаемые и человеко-понимаемые.
Опять же, мне кажется, что такое разделение не очень верно (или вовсе не верно), т.к. тут делается акцент на инструментальные моменты, а не на целевые задачи.

Для чего нужны документы? Не для того, чтобы их читать и даже обрабатывать. А для того, что на содержащихся в них сведениях принимать решения.
"Принимать решения" – опять же – в широком понимании этого слова, в том числе пополнять знания, которые в принципе также нужны будут для принятия решения, но не сейчас.
Раньше принимал решение только человек. Но сейчас – опять же в широком понимании – решения могут принимать и компьютеры. Решения, на основе которых выдаются управляющие воздействия.

Короче говоря, получается, что документы предназначены для понимания их содержимого человеком, который на основе этого содержимого принимает решение. Например, пограничник в аэропорту принимает решение – пропускать или не пропускать прилетевшего через границу. Сотрудник, получивший приказ директора, вносит какие-то коррективы в свою работу.

И как следствие получается, что ключевой функцией информационной системы является представление содержимого документа из какого-то внутреннего вида в человеко-понимаемый вид. И обратно.
Далее получается, что человек, в общем случае, имеет дело не самим документом, а с его представлением, сделанным системой…

Легко понять и то, что привычный бумажный документ – это частный случай описанного выше. Ведь о того, что текст отпечатан на бумаге, понимание его не становится автоматическим. Как минимум нужно, что человек, принимающий решение, умел читать. Да еще и знал язык, использованный в документе. А кому-то еще нужны очки…
Стас
Что-нибудь в срок не уплатили или ещё чем проштрафились, соответствующий периодический процесс, работающий с базой данных, это устанавливает, и автоматически формируется извещение, предписание или квитанция. От кого эти бумажки приходят, известно :)  А в бизнесе может быть очень сильно автоматизирована, скажем, выдача массовых кредитов.
Стас
Пример с посадкой - просто отличный. Так кто же в этом случае "конкретный человек": тот, кто алгоритм "нарисовал"; те, кто его зашил в бортовую систему управления; проверявший систему перед полетом инженер; или пилот, нажавший соответствующую кнопку? А ведь проблемы могут возникнуть из-за сбоя в датчиках или в работе наземного оборудования.
Колесов Андрей
Да, это все справедливо. Можно также привести в пример электронные госуслуги, когда документы выдаются автоматически.

Но все же я думаю, что "автоматические" документы нужно выделить в какую-то отдельную категорию.