НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

"Электронный" равно "эффективный"!

Андрей Колесов
29.09.2011 11:36:02

Сейчас получил по почте ссылку по пост Сергей Бушмелева – "Электронный" не равно "безбумажный". Хочу возразить уважаемому мной эксперту.
Его текст начинается с абзаца:

Цитата
Очень часто, когда говорят о док
ументообороте, слово «безбумажный» используется как синоним слова «электронный». Но на практике это «две большие разницы», что живут независимо и пересекаются только отчасти. Электронизация документооборота не всегда преследует цель сделать его безбумажным


Тут как раз я полностью согласен. Хотя нужно сделать важные уточнения.

Автоматизация, внедрение ИТ, имеет целью не замены бумаги на электронику, а решения задачи повышения эффективности работы (повышение производительности, снижение затрат и пр.). А замена бумаги – это способ достижения этой цели.

К сожалению, на практике об этой простой истине (в чем цели внедрения ИТ) забывают. И в результате начинается что-то вроде "автоматизации ради автоматизации".

Второй момент. В нашей реальности очень часто термин "электронный документооборот" вообще никаких электронных документов не подразумевает. А подразумевает – электронный учет (а-ля Excel) все тех же бумажных документов.

А теперь по поводу, собственно, главного тезиса статьи.

Цитата
Этим летом мне впервые довелось столкнуться с электронными авиабилетами, ваучером и страховкой. Я получил на email-комплект документов, состоящий из пары pdf и одного doc файла. Эти документы я распечатал на принтере и взял с собой в путешествие. Как видите, «бумага» никуда не делась.


Мне тоже приходится много ездить. И по стране и за ее пределы.

Еще год назад я делал также как Сергей: распечатывал все эти документы. При этом – реально их не использовал в поездках. А иногда просто забывал их дома. А потом мне стало лениво ходить на почту распечатывать (у меня уже давным-давно нет принтера – я им там редко пользовался, что у него чернила высыхали).

Короче говоря, последний год (у меня много поездок) никаких бумаг просто не делаю и не беру: это только трата времени на их изготовление и лишний груз.

Все хранится на нетбуке (легкий и не дорогой), резервная копия (можно посмотреть на другом компьютере) – на флешке (двух). Хотя в дороге нетбук не очень удобен – лучше завести планшет.
Это – уже совсем не дорого!

Вот как обстоят дела с подобными документами.

Недавняя командировка. Знакомая попросила купить лекарства. Я ей сказал: я приеду "туда" 11-го, вот ты мне в этот день и пошли письмо-напоминалку про лекарство, со ссылкой на сайт, где есть его описание и фото (чтобы я получил письмо на нетбук, а не переписывал с ПК на нетбук дома).

Она прислал, я открыл (там) ссылку и считал себе Web-страницу с описанием и фото.
И пошел в аптеку.

Пришел, достал нетбук, включил (он был в режиме ожидания – открылся за 15 секунд), открыл нужную страницу с фото и описание. Стал смотреть полки. Не могу найти.


Подошел к стойке с сотрудником, показал ей описание (на экране), она вышла в зал и нашла нужное лекарство.

А в прошлую командировку был иной случай, но тоже с лекарствами. Попросил приятель, но тогда разговор был по телефону, я записал не очень понятно. Зашел в аптеку и не могу понять – то это или не то.
Сфотографировал, отправил приятелю. Наутро (у нас было разница на времени 11 часов) от него приходит ответ – "то, что нужно". Зашел, купил.



А что бы я делал в случае "бумажного документооборота"?

Никакой бумаги! Не нужна она.

Комментариев: 7

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

29.09.2011 14:50:50

Продублирую ответ на ecm-journal:
Да, если бы я взял с собой планшет, то бумажные копии документов мне бы были не нужны. Но у меня нет планшета, а в путешествия, кои случаются редко, я не беру много электроники, только фотокамеру с 3 объективами (суперзум 18-200, широкоугольный 12-24 и рыбий глаз), мобильный телефон и фотобанк, чтобы сливать фоты с карточек. К тому же электронные приборы могут разрядиться, испортиться (я таки положил коммуникатор в карман плавок и искупался с ним в бассейне) , наконец, просто быть изъяты грабителями. Альтернативой практически невесомых и дешевых (стоимость бумаги и печати) бумажных документов в моем случае был планшет весом не менее 300-400 грамм и ценой не менее $300. То есть бумажная форма документов была выбрана сознательно smile:)

29.09.2011 15:01:07

Это все временные проблемы, к тому же почти уже преодоленные.
Бумага когда-то тоже была на вес золота.
Вес бумаг, которые нужно взять в поездку, уже сейчас больш веса нетбука.

Стоимость и вес планшета - незначительная доля от того, что вы берете с собой.

Замените фотобанк на нетбук или планшет - и вы получите многофункциональую вещь.
Бумаги портятся гораздо сильнее (и с более высокой верятностью) чем нетбук.
Устройство можно всегда зарядить.
У принимающей стороны, тоже его компьютер.
Инфо с флешки можно посмотреть на коммуникаторе

И еще: планшет все же не помещается в плавки!

Короче говоря, не вижу даже предмета для спора. Я уверен, что в следующую поезку вы отправитесь без бумаги...

29.09.2011 15:24:08

Андрей!

Видимо, вы давненько не пользовались услугами "Аэрофлота" и ОАО "РЖД".

В "Аэрофлоте" после онлайн-регистрации вам приходит по почте посадочный талон, который надо распечатать даже не в одном, а в двух экземплярах! smile:)

К одной твердой копии этого онлайн-посадочного талона вам приклеят бумажную квитанцию о сданном багаже, а вторую твердую копию у вас отберут при посадке на борт (то есть "у трапа").

Да, в большинстве зарубежных авиакомпаний копию посадочного талона достаточно занести в смартфон, но от бумажных квитанций о сданном багаже и там пока не отказались!

Ещё хуже обстоит дело с "электронными билетами" на поезда РЖД. Если вы будете предъявлять проводнику экран своего ноутбука (да ещё под проливным дождем или на лютом морозе), то на вас посмотрят, как на не совсем нормального.

Так что совсем отказываться в пути от бумаги, увы, ещё рано...

29.09.2011 15:32:59

Летом пользовался РЖД, а на "Аэрофлоте" летал две неедил назад.

1. Да, есть случаи, где бумажный документ удобнее. Обычно, когда речь идет о документе с крактосрочной жизнью, типа посадочный талон.
Их все меньше и меньше. Но посадочный талон - это не тот случай, когда электронного варианта просто нет.

2. В РЖД я вообще должен был показать проводнику только паспорт - инфо о моем билете у него уже была. Этот порядок действует пока только из Москвы, но дальше - дело времени.

Короче: если у вас есть время заниматься распечаткам и место в багаже для бумаг - ради Бога.
Я обхожусь без этого.

Vladislav Artukov
29.09.2011 16:23:32

Главное - с "электронным" билетом на поезд не опоздать.

29.09.2011 15:37:56

Отвечаю не ради спора, просто несколько мыслей по фотобанку:
- Снимаю сейчас на Nikon D300, у него формат карточек CF - большинство современных ноутбуков не имеют встроенного ридера для карт CF. К тому же не все планшеты могут выступать в роли USB-хоста.
- Снимаю в RAW, заполнить 8GB карту можно за день, то есть 16GB планшет не выручит, нужен будет 32 или 64GB. У меня в фотобанке стоит диск на 60GB, можно поставить и больше.
- Фотобанк компактнее и удобнее для фотографа. Меняешь флешку в фотоаппарате, вставляешь заполненную в фотобанк, включаешь копирование и кидаешь фотобанк в сумку, а сам снова в бой smile:)
- Мой фотобанк может показывать RAW файлы, проигрывать музыку и видео, т.е. служить центром развлечений, пусть и с небольшим экраном. Можно было исхитриться и преобразовать документы в графический формат и запихнуть их в фотобанк, если поставить перед собой цель совсем обойтись без бумаги, но я такой задачи не ставил smile:)

29.09.2011 15:57:33

Если вам удобнее с документами и фотобанком - ради Бога...

У меня дешевый нетбук, купленный полтора года назад, кажется за 12 т.р. (можно за 8-9).
Диск - 140 Гб, Порты USB, есть картридер, но я перебрасываю через USB (можно использовать программу обработки фото).
Летом купил за 2000 руб внешний USB диск на 1500 Гб.

С помощью нетбука я выполняю ВЕСЬ объем нужной мне работы (работа, а не хобби), в том числе в самолете и в велопоходах Хотя с нормальным ПК, конечно, удобнее.

Короче - как вам удобнее.
Мне удобнее так.

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии