НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Википедия как критерий оценки модели документа

Андрей Колесов
12.12.2011 10:15:43

Довольно неожиданно, но публикация Размышления об эталонной модели документа вызвала весьма оживленный обмен мнениями, в формате Форума.

Вообще-то, для меня эта тема является не очень понятной. Непонятной, вот в каком аспекте – стоит ли мне лично развивать ее?

С одной стороны, я чувствую себя человеком "изобретающим велосипед". С другой, я не очень вижу какой-то общественной потребности в таком велосипеде. И мне самому он тоже не нужен (я все же занимаюсь другими делами и не собираюсь зарабатывать деньги на поприще документоведения или его автоматизации).

Но, с третьей, -- просто устал слушать на протяжении многих лет стенания об "отсутствии терминологической базы" и видеть "ничегонеделаение" в этом направлении.

Короче говоря, я постараюсь продолжить "размышления" (эта статья была лишь вступлением), но только через дней 10, когда наступить предновогоднее затишье (сейчас много других срочных тем, все же СЭД – это не главная для меня тема).
Потому внимательно слежу за обсуждением в Форуме и беру их "на заметку".

И вот на какой момент я хотел бы обратить внимание.

Там в качестве примера была приведена Википедия и обозначен такой вопрос: являются ли ее записи документами?
По существующей сегодня трактовке (документ = материальный носитель) получается, что однозначно не является (где он – этот носитель?). Да и с "фиксацией" информации не очень понятно.

НО!
Если исходить из целевой задачи, что документы нужны для передачи сведений (знаний) во времени и пространстве, то Вики – это самый что ни на есть документ. Это же энциклопедия!

И если Вики не вписывается в определение документа, то это означает только одно: это определение является неверным!
Все как в той самой физике, которая упоминается в статье: если практика не вписывается в теорию, значит, теорию нужно менять.

Комментариев: 14

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

_iga
12.12.2011 15:33:00

Статьи Википедии не являются документами потому что легко изменяемы.
Представьте, что Вам выписали штраф на 100 рублей, выслали квитанцию почтой, а в процессе пересылки сумма там изменилась до 1000 рублей. Сочтёте Вы это документом?

По той же причине не являются документами DRM-зашифрованные doc и xls - сегодня у Вас есть ключ для их чтения, а завтра Вас уволили и хотя у вас остался файл, прочитать Вы его не можете.

По моему представлению, "документ" -- это что-то более стабильное и объективное.

12.12.2011 18:29:30

Еще раз нахожу подтверждение тезису о том, что Вики - очень хороший "пробный камень", на котором можно разрабатывать модель документа.

Вики - это не документ, а система управления документами. А документами могут быть ее записи.

В ключом зашиты - тоже очень хороший пример.
Точно также и с бумажным: если он лежит в сейфе, то является документом только для того, у кого есть ключ.

_iga
12.12.2011 21:45:44

Конечно, но Вы ведь не назовёте документом - сейф?
А именно таким сейфом являются зашифрованные файлы doc и xls.
Это контейнер документа, а не сам документ.

Михаил Адигеев
13.12.2011 10:37:41

По результатам нашей дискуссии на форуме - мне тоже всё больше кажется, что вместо универсального "абсолютного" определения необходимо "относительное" - в контексте определённой системы ДОУ. Как с понятием "сотрудник" - человек является сотрудником не сам по себе, а только в рамках определённой организации. И "документ" можно определить как "элемент системы ДОУ, предназначенный для условно-постоянного хранения информации и служащий минимальной единицей для определения прав доступа, версионирования и управления жизненным циклом". Как-то так.

Михаил Адигеев
13.12.2011 10:38:02

По результатам нашей дискуссии на форуме - мне тоже всё больше кажется, что вместо универсального "абсолютного" определения необходимо "относительное" - в контексте определённой системы ДОУ. Как с понятием "сотрудник" - человек является сотрудником не сам по себе, а только в рамках определённой организации. И "документ" можно определить как "элемент системы ДОУ, предназначенный для условно-постоянного хранения информации и служащий минимальной единицей для определения прав доступа, версионирования и управления жизненным циклом". Как-то так.

13.12.2011 10:55:19

Я еще летом начал писать (не очень последовательно) посты по теме "размыщления о природе документов"). Собственно, сейчас, уже в виде статей я хочу изложитьи развить те сооображения в более последовательном виде.

В тех постах было высказано, в том числе ровно такое же соображение.

В частности (по памяти, сейчас искать нет времени) там было такое парадоксальное мнение:
"Документом является то, что считается документом в данной организации"

И там же было сказано, что понятие документ должно рассматривать только как элемент системы управления документами и должен рассматривать только в контекте конвретной системы. Вне системы документ просто не существует.

Короче говоря, я собираюсь через неделю начать писать продолжение статьи...

Ваша формулировка по поводу "минимальной единицы" - очень ценно. Я его обязательной учту, разумеется, со ссылкой на вас.

12.12.2011 21:16:50

У меня нет собственного опыта редактирования статей Википедии, исхожу из опубликованных правил и документации.

Цитата
Статьи Википедии не являются документами потому что легко изменяемы.

Это не только не легко, это невозможно. В результате правки/сохранения сама статья не меняется, появляется новая версия статьи, см.например:
    http://www.mediawiki.org/wiki/How_does_MediaWiki_work%3F/ru
    "Когда пользователь редактирует страницу,MediaWiki записывает ее в базу данных, не стирая предыдущие варианты страницы."
    http://ru.wikipedia.org/wiki/Справка:История_изменений
    "История изменений — журнал изменений вики-страницы, показывающий все её предыдущие версии и авторов, он существует у всех редактируемых страниц и доступен по вкладке «история» сверху."

Цитата
По моему представлению, "документ" -- это что-то более стабильное и объективное.

Что касается "стабильности", то это конечно не подходит к полному набору версий статьи, мало ли кто и что может написать, но есть механизм "патрулирования", см.
    http://ru.wikipedia.org/wiki/Википедия:Патрулирование
    "Изложенному здесь должны следовать все участники. Прежде чем редактировать, убедитесь, что вносимые изменения соответствуют консенсусу. Если есть сомнения, обсудите на форуме или странице обсуждения.
    В двух словах: Патрулированные версии — версии страниц c отметкой о том, что они прошли первичную проверку и в них отсутствует явный вандализм и иные серьёзные нарушения.
    Патрулированные версии — версии страниц Википедии c отметкой о том, что они прошли первичную проверку качества, имеют приемлемый вид и не содержат серьёзных нарушений правил Википедии. Право делать такие отметки может быть предоставлено любому добросовестному участнику, имеющему необходимый опыт редактирования Википедии."

12.12.2011 21:24:48

Спасибо за пояснения. хотя эти вещи достаточно известные.
Ведь Вики - это не просто некоторое хранилище документов, а именно система управления документами.
То, что мы видим, заходя в систему как пользователи, - это лишь, как бы витрина, огромного супермаркета, в котором каждая единица хранения учтена и контролируется. А каждая запись - это лишь "последняя страница" в долгой "истории жизни данной темы".

_iga
12.12.2011 21:44:15

"В результате правки/сохранения сама статья не меняется, появляется новая версия статьи" -- поскольку почти никто никогда не ссылается на википедию с ключём oldid (указывающим конкретную версию статьи), вполне можно считать, что меняется именно сама статья.

12.12.2011 21:47:06

Справедливое замечание (возьму его на заметку в личной работе), но это проблема не Вики, а тех, кто ссылается на нее.
Не статья меняется, а появляется новая версия статьи, новый документ.

_iga
13.12.2011 02:03:56

Это не "проблема", это как раз обычное практическое (и удобное) использование этой энциклопедии.
Определения должны "танцевать" от практики, а не практика объявляться "проблемной" из-за определений.

12.12.2011 21:52:51

Цитата
Представьте, что Вам выписали штраф на 100 рублей, выслали квитанцию почтой, а в процессе пересылки сумма там изменилась до 1000 рублей. Сочтёте Вы это документом?


Конечно, сочту. Но только это будет уже документ Почтового ведомства и оно будет отвечать за его правильность

.
Цитата
По той же причине не являются документами DRM-зашифрованные doc и xls - сегодня у Вас есть ключ для их чтения, а завтра Вас уволили и хотя у вас остался файл, прочитать Вы его не можете.


А бумага на испанском языке является документом для испанца, и не является для меня, поскольку я не пониманию по-испански. Впрочем, испенец тоже должен не только говорить по-испански, но и понимать письменное изложение.

Дмитрий Менщиков
13.12.2011 05:43:44

Я больше того скажу: когда два человека разговаривают по телефону - это тоже передается документ. Просто его никто не запоминает и не хранит, такой документ живет, пока длится разговор.
Хотя если кто-то (спецслужба) решит записать эти переговоры, то этот документ может быть сохранен и использован как доказательство.
(смс-ка - тоже документ).

Станислав
13.12.2011 11:52:22

Бумажный "документ" тоже изменяемый, только он меняется другими средствами (замазки, перепечатка)
--
Довольно давно слежу за дискуссией по теме "Что такое документ?". Некоторые наблюдения почему люди считают бумажную версию документа единственным правильным документом, привели меня к выводу о том, что наши люди услышав слово "документ" представляют у себя в голове бумагу с текстом, печатями и подписями. От такого стереотипа в забюрократизированной стране очень трудно избавиться.
Лично для себя я вывел такое определение документа: документ - это информация, представленная в читаемом (распознаваемом) виде, несущая логически объедененную по определенным признакам смысловую нагрузку.
Если взять пример с квитанцией, то печать организации, выставившей штраф, являются доказательством того, что именно эта версия документа является окончательной, принадлежит выставившей штраф организации и подлежит оплате, в соответствии с законодательством страны. Подпись руководителя подразделения этой организации на квитанции говорит о том, что документ проверен и верен.
Только не стоит начинать разговор о том, что все это можно подделать и что организация, выставившая штраф, просто хочет поднять денег на ровном месте.
Насчет ста рублей, превратившихся в тысячу, для предотвращения такого рода подделок, как минимум, существует "сумма прописью" и относиться уже к защите документа, а не к определению "что такое документ"

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии