НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

А что подразумевает автор под "Общегосударственной СЭД"? Непонятно

Ольга Подолина
06.02.2012 18:45:56

В продолжение обсуждения статьи http://www.pcweek.ru/ecm/blog/ecm/2352.php "Нужна ли нам общегосударственная СЭД"? Реально ли это?" Публикация- см."Предпосылки и проблемы перехода к общегосударственной СЭД" http://ecm-journal.ru/docs/Predposylki-i-problemy-perekhoda-k-obshhegosudarstvennojj-SEhD.aspx?from=subsday
Перечитав статью несколько раз, я поняла, что не согласна с очень многим- и со сделанными выводами, и с ходом рассуждений, и с отдельными тезисами.
Разберу подробно.

Критика общего тезиса- «Идет переход к общегосударственной СЭД»
. Из заголовка статьи «Предпосылки и проблемы перехода к общегосударственной СЭД» неявно следует, что такой процесс идет, и что такой переход - дело времени.
И я не согласна – вот именно с этим неявным тезисом, заявленным автором.
. Что автор подразумевает под общегосударственной СЭД?
Из текста автора (он говорит про СЭД транснациональных корпораций, в которых работают десятки тысяч пользователей) можно сделать вывод, что это- некая очень большая СЭД, в которой будут работать все государственные организации и все государственные служащие.
Или же общегосударственная СЭД – это конкретная СЭД, которая должна быть установлена во всех органах власти, и которая своей одинаковостью обеспечит взаимодействие этих органов власти?
Текст автора дает право и на такую интерпретацию.
Мое мнение- нет необходимости ни в такой «Одной большой на всех» СЭД, ни в унификации СЭД, установленных в органах власти.
Почему не нужна «Одна большая на всех СЭД»
Чем автор статьи обосновывает необходимость такой общегосударственной СЭД?
Автор считает, что только внедрение такой системы позволит решить главную проблему- медленный и неэффективный бумажный документооборот между ведомствами. Автор считает, что именно бумажный документооборот между органами власти не позволяет полностью перейти на чисто электронный документооборот, а использование смешанного(электронно-бумажного документооборота) только увеличивает объем работы.
Возражение первое. На чисто электронный документооборот не позволяет перейти иные обстоятельства, а именно:
• требования архивных органов к государственным организациям о передаче на хранение документов в бумажном виде(а гос.органы обязаны сдавать документы в архивы);
• необходимость долгосрочного хранения документов, содержащих информацию, затрагивающую права и интересы людей и организаций (документы на право собственности, подтверждение стажа, техническая документация и т.д.)
• необходимость сохранения высокой конфиденциальности для части документов.
Возражение второе
Для перевода межведомственного документооборот в электронный вид не нужно создавать одну большую СЭД или делать все СЭД единообразными.
1.Одна большая СЭД – это повышенные риски. Такая система будет очень уязвимой. Нельзя работу целого государства ставить в зависимость от работы одной системы.
Напомню. что интернет вырос из американского проекта по создания сети компьютеров, которая оставалась бы работоспособной при выходе из строя любой ее части.
2. для обеспечения совместной работы множества систем достаточно стандартизировать обмен данными, что и было сделано.
В любой СЭД достаточно сделать шлюз по приему и передаче данных в оговоренном формате, и этим обеспечивается обмен между системами различных органов власти.
Возражение третье. Мне очень не понравился тезис «При смешанном документообороте автоматизация ДОУ и внедрение СЭД не решали задачи повышения производительности труда государственных служащих, а только увеличивали выполняемый ими объем работ».
Смешанный (электронно-бумажный) документооборот увеличивает трудоемкость обработки документа на одну операцию – сканирования документа. Все остальное (регистрация документа), рассмотрение, контроль исполнения и т.д.) производится и для бумажных документов.
Но когда документ находится в СЭД резко экономится время на операциях:
• передачи документа от одного пользователя к другому
• поиска нужного документа
• сбор информации по истории рассматриваемого вопроса.
А время на контроль исполнительской дисциплины уменьшается на порядок, если не больше.
Прошу извинить читателей-профессионалов за разжевывание давно известных вещей, но ведь для автора статьи- это не очевидно! И приходится об этом говорить.
Проблема же состоит в том, что до сих пор в органах власти большая часть сотрудников не работает в СЭД, а для выхода на качественно иной уровень работы нужно – чтобы там работали все сотрудники, связанные с процессами обработки документов.
Возражение четвертое. В статье смешаны вопросы двух направлений-СМЭВ и МЭДО
Говорится об электронном правительстве, которое определяется как «форма организации деятельности органов государственной власти, обеспечивающая за счет широкого применения информационно-коммуникационных технологий качественно новый уровень оперативности и удобства получения организациями и гражданами государственных услуг и информации о результатах деятельности государственных органов» (Концепция формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 г.).
Прежде всего напомню, что реализация взаимодействия информационных систем организаций и ведомств осуществляется в рамках государственной программы «Информационное общество (2011–2020 годы)», утв. распоряжением Правительства РФ от 20.10.2010 № 1815-р. В соответствии с указанной программой взаимодействие реализуется в рамках:
• системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО);
• единой системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) в целях предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме.
. Проблема электронного правительства- это СМЭВ, а документооборот между органами власти- это МЭДО.
Возражение пятое. Ссылка на корпоративные СЭД транснациональных корпораций неправомерна.
Такие СЭД не являются «Одной большой СЭД», а состоят из модулей. Принципы нарезки системы на модули разный в каждом конкретном случае. Но в любом случае набор взаимодействующих модулей.
Современные, даже самые мощные СЭД имеют ограничения по количеству хранимых документов и количеству пользователей. Выход- разделение на модули по различным параметрам, виду хранимой информации, группам пользователей. Можно сделать очень большое хранилище, но каким будет время доступа к нужной информации?
По опыту проектом знаю, что недооценка объема документов и количества пользователей приводила к тому, что система становилась просто неработоспособной, а это происходило на уровне одного, не самого крупного органа власти.
Возражение шестое . А есть ли заказ на единый контроль всей работы государственной системы?
Существующая система власти построена на распределении ответственности и контролирующих функций между соответствующими органами. Вот пусть они строят систему работы в соответствии с собственной спецификой. Модульная структура это позволяет.
Введение единой СЭД будет также всем удобна, как введение обуви одного размера для всех без исключения.
Неточности. SAAS- это несколько не то, что написал автор.
Подробно можно прочитать вот здесь.(Моя статья «Аутсорсинг.Границы применимости»- в том числе и о SAAS) http://www.outsourcing.ru/content/rus/291/2913-article.asp
То, что написал автор- это система web-доступа, которая используется во многих действующих СЭД(например, Documentum) без SAAS.
SAAS- это способ использования программного обеспечения без его покупки, как бы в аренду. Пользователь платит некоторую сумму в месяц и взамен получает право ни использование некоторого программного обеспечения. Да, сейчас это чаще всего предоставляют в виде доступа через интернет, но вполне представима ситуация, когда срок действия лицензий на какое-либо ПО(традиционное, без Web-доступа) продлевают ежемесячно при поступлении платежа. И это будет SAAS/)
Оставшиеся проблемы.
Несмотря на все неточности(вполне извинительные неспециалисту в области электронного документооборота) вообще хорошо, что представители архивных органов интересуются проблемами электронного документооборота. Но их помощь нужна в решении методологических проблем, связанных с электронными документами:
• методика архивного хранения электронных документов
• методика сохранения юридической значимости при миграции документов в другие форматы, при смене носителя.
И нужно разрабатывать методологию работы электронного правительства- сегодняшние СЭД используют методологию ГОСДОУ, в которой об услугах населению и предоставлении информации о результатах деятельности гос.органов и речи не шло!
При решении этих вопросов мы- архивы, гос органы и разработчики СЭД сможем подойти к полному переходу на электронные документы.

Комментариев: 10

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

Васильев Евгений
06.02.2012 20:47:36

Цитата
Мое мнение- нет необходимости ни в такой «Одной большой на всех» СЭД, ни в унификации СЭД, установленных в органах власти.

Допустим что разные ведомства имеют несовместимые СЭД, а некоторые их вообще не имеют. Так что имеем? А то что имеем - большинство докладываются Президенту, что не могут документооборот наладить. То автора устраивают очереди на границах, просроченные товары, и все то, что происходит из-за отстутсвия нормального взаимодействия. Можно конечно сказать, что можно чиновников заставить работать хорошо, без контроля со стороны СЭД. Скажу по опыту, что если создавать меньше "сопротивления", для исполнения обязанностей, то работа идет лучше. А с учетом желания работать наших чиновников, предложение напоминает "лечение гланд не через рот".

Цитата
Возражение первое. На чисто электронный документооборот не позволяет перейти иные обстоятельства, а именно:
• требования архивных органов к государственным организациям о передаче на хранение документов в бумажном виде(а гос.органы обязаны сдавать документы в архивы);
• необходимость долгосрочного хранения документов, содержащих информацию, затрагивающую права и интересы людей и организаций (документы на право собственности, подтверждение стажа, техническая документация и т.д.)
• необходимость сохранения высокой конфиденциальности для части документов


Ну и пусть делают электронный архив, думаю что можно найти что-то понадежнее бумаги, даже с электронной начинкой. А следовательно можно будет сэкономить и тут, а главное спасти много деревьев!

Цитата
Для перевода межведомственного документооборот в электронный вид не нужно создавать одну большую СЭД или делать все СЭД единообразными.
1.Одна большая СЭД – это повышенные риски. Такая система будет очень уязвимой. Нельзя работу целого государства ставить в зависимость от работы одной системы.
Напомню. что интернет вырос из американского проекта по создания сети компьютеров, которая оставалась бы работоспособной при выходе из строя любой ее части.
2. для обеспечения совместной работы множества систем достаточно стандартизировать обмен данными, что и было сделано.
В любой СЭД достаточно сделать шлюз по приему и передаче данных в оговоренном формате, и этим обеспечивается обмен между системами различных органов власти.

А думали там должен быть единый супер-компьютер? Они должны иметь нормальный протокол обмена. Как пример: SMTP-серверов много, а совместимость хорошая!
Цитата
Возражение третье. Мне очень не понравился тезис «При смешанном документообороте автоматизация ДОУ и внедрение СЭД не решали задачи повышения производительности труда государственных служащих, а только увеличивали выполняемый ими объем работ».
Смешанный (электронно-бумажный) документооборот увеличивает трудоемкость обработки документа на одну операцию – сканирования документа. Все остальное (регистрация документа), рассмотрение, контроль исполнения и т.д.) производится и для бумажных документов.
Но когда документ находится в СЭД резко экономится время на операциях:
• передачи документа от одного пользователя к другому
• поиска нужного документа
• сбор информации по истории рассматриваемого вопроса.
А время на контроль исполнительской дисциплины уменьшается на порядок, если не больше.
Прошу извинить читателей-профессионалов за разжевывание давно известных вещей, но ведь для автора статьи- это не очевидно! И приходится об этом говорить.
Проблема же состоит в том, что до сих пор в органах власти большая часть сотрудников не работает в СЭД, а для выхода на качественно иной уровень работы нужно – чтобы там работали все сотрудники, связанные с процессами обработки документов.

А теперь давайте выкинем еще как минимум несколько операций:
1. Печать документа на бумагу
2. Подпись его у начальника
3. Сканирование этого документа
4. Закупку этой бумаги в огромных количествах, проведении тендеров и т.д.
Цитата
Возражение четвертое....

А это как-то меняет смысл?
Цитата
Возражение пятое. Ссылка на корпоративные СЭД транснациональных корпораций неправомерна.
Такие СЭД не являются «Одной большой СЭД», а состоят из модулей. Принципы нарезки системы на модули разный в каждом конкретном случае. Но в любом случае набор взаимодействующих модулей.
Современные, даже самые мощные СЭД имеют ограничения по количеству хранимых документов и количеству пользователей. Выход- разделение на модули по различным параметрам, виду хранимой информации, группам пользователей. Можно сделать очень большое хранилище, но каким будет время доступа к нужной информации?
По опыту проектом знаю, что недооценка объема документов и количества пользователей приводила к тому, что система становилась просто неработоспособной, а это происходило на уровне одного, не самого крупного органа власти.

Сергей Брин думаю бы посмеялся... А вообще дело в поставленных целях...
Цитата
Возражение шестое . А есть ли заказ на единый контроль всей работы государственной системы?
Существующая система власти построена на распределении ответственности и контролирующих функций между соответствующими органами. Вот пусть они строят систему работы в соответствии с собственной спецификой. Модульная структура это позволяет.
Введение единой СЭД будет также всем удобна, как введение обуви одного размера для всех без исключения.

А ISO и ГОСТы - это как?
Цитата
При решении этих вопросов мы- архивы, гос органы и разработчики СЭД сможем подойти к полному переходу на электронные документы.

А вот это правильно, в нормальном(в виде текста) формате, а не в виде картинок. И подавать их в таком виде в органы, и получать их в таком виде. Голосовать хочу по интернету... И кто сказал что это не глобальная СЭД?

07.02.2012 08:05:28

К сожалению, есть "Неточности. SAAS - это несколько не то, что написал автор" данного поста.

Существует определение американского Национального института стандартов и технологий (NIST), см. http://csrc.nist.gov/publications/nistpubs/800-145/SP800-145.pdf , которое в оригинале звучит так: "Software as a Service (SaaS). The capability provided to the consumer is to use the provider’s applications running on a cloud infrastructure. The applications are accessible from various client devices through either a thin client interface, such as a web browser (e.g., web-based email), or a program interface. The consumer does not manage or control the underlying cloud infrastructure including network, servers, operating systems, storage, or even individual application capabilities, with the possible exception of limited user-specific application configuration settings."

В переводе: "Облачное программное обеспечение как услуга (SaaS, Software as a Service). Потребителю предоставляется возможность использовать программные приложения поставщика услуг, работающие в «облачной» инфраструктуре. Приложения доступны из различных устройств либо через интерфейс «тонкого клиента», такой, как веб-браузер (например, услуги электронной почты, реализованной через веб-доступ),- либо через программный интерфейс. Потребитель не управляет и не контролирует используемую для оказания услуги базовую инфраструктуру, включающую сети, сервера, операционных системы, системы хранения, и даже отдельные возможности программных приложений, за исключением ограниченного набора пользовательских настроек конфигурации программных приложений."

07.02.2012 09:04:07

Да, SaaS - это не просто любая аренда ПО, а именно удаленное использование прикладного функционала, предоставляемого провайдером, причем, часто провайдером выступает вендор.
Про модели зрелости SaaS можно посмотреть тут http://www.pcweek.ru/its/picture/detail.php?ID=136326&PICTURE_ID=136324, а далее перейти по ссылке к статье.

При этом нужно понимать, что совсем не любое Web-приложение - это SaaS.

Да, был момент, когда в SaaS пытались включить и простую аренду ПО. Но, как мне кажется, "простая аренда" оказалась просто нежизнеспособной бизнес-моделью, она не нашла сколь-нибудь заметного применения на практике.

07.02.2012 10:21:23

По поводу SaaS. Ключевым является "Потребитель не управляет и не контролирует используемую для оказания услуги базовую инфраструктуру, включающую сети, сервера, операционных системы, системы хранения, и даже отдельные возможности программных приложений, за исключением ограниченного набора пользовательских настроек конфигурации программных приложений."
В статье же Кузнецова описывается доступ через web, и это он называет SaaS, что неточно. В модели SaaS может использоваться web-доступ, но не обязательно.

07.02.2012 10:49:09

Мне кажется, что погружение в обсуждение - что такое SaaS - это не очень продуктивно. В конце концов - какая разница, как и что называть, если речь идет о конкретных проектах.
Проблема видится в том, что у нас за общим разговорами о терминах никак не доходят дело до конкретных вещей.

Например, ДоксВижн еще года три как назад запустил свой SaaS проект. А про него за последние полтора года - ни слуху, ни духу... Так что - какая разница в данном случае, как это называть...

Но все же должен отметить, что приведенная вами тут формулировка как раз показывает, что простая аренда ПО - это не SaaS. Аренда лицензий не снимает с заказчика ответственности за базовую инфраструктуру и за все остальное.

07.02.2012 09:11:43

Пост Ольги Подолиной явно "тянет" на статью.
Тема, с одной стороны, вроде бы интересная и актуальная. А с другой - не понятна как раз ее актуальность.

Собственно, вопрос вот в чем: кому адресована статья, с кем тут спорит автор? Вроде бы Ольга тут в чем-то оппонируется С,Л.Кузнецову. Но проблема в том, что и у самого Кузнецова 0 больше вопросов, чем ответом.

Вопрос, как мне кажется, заключается вот в чем: а кто у нас в стране занимается созданием - в том или ином виде - общегосударственной СЭД?

То, что общегосударственная СЭД (в смысле системы управления на основе документов) должна быть - это понятно. А вот кто и как отвечает за ее создание и занимается созданием - это не понятно. (это кстати, хорошо видно из статьи Кузнецова).
И соответственно, не понятно, с кем и о чем вести диалог.

07.02.2012 10:41:07

"Собственно, вопрос вот в чем: кому адресована статья, с кем тут спорит автор? Вроде бы Ольга тут в чем-то оппонируется С,Л.Кузнецову. Но проблема в том, что и у самого Кузнецова 0 больше вопросов, чем ответом."
"То, что общегосударственная СЭД (в смысле системы управления на основе документов) должна быть - это понятно."-пишет А.Колесов.
А какая она должна быть?
Из статьи С.Л.Кузнецова следует, что автор предполагает, что должна быть разработана какая-то одна единая СЭД:
-или одна "большая на всех"
-или одинаковые СЭД должны быть поставлены во всех органах власти, как предполагает автор, с целью их успешного взаимодействия.
Я не согласна ни с одним, ни с другим вариантом.
Сейчас фактически создается единая СЭД, где СЭД каждого органа власти- модуль такой системы.
МЭДО -способ организации связи между модулями такой системы. Интегрировать сейчас умеют что угодно с чем угодно, не зря столько говорили про xml
И не нужно ни выбирать какую-то систему, ни чего-то переделывать.
Вот развивать СЭД там, где она уже есть, внедрять там, где ее нет-нужно, и во всех органах власти, на каждом рабочем месте, с автоматизацией процессов обработки документов и повышением прозрачности и эффективности выполняемой работы.
Фокус внимания нужно сместить несколько на другие проблемы, вот о чем я хотела сказать.

07.02.2012 10:51:27

Я лично не увидел в статье Кузнецова ни того ни иного предложения. Там, по-моему, вообще особых предложений нет, так идет просто перечисление событий.

А если даже есть предложения - кому они адресованы?

07.02.2012 11:25:03

Я тут увидела -в планах Росархива на 2012 год (http://archives.ru/reporting/plans/plan-faa-2012.shtml ) есть такой пункт (ниже).
"1.10.2 проработке совместно с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти вопросов о создании системы электронного документооборота по «облачной» технологии SaaS (программное обеспечение как услуга)."
Т.е адресованы они Росархиву и заинтересованным органам исполнительной власти.

В свете этого получается, что автор имел ввиду совсем иное, не то, что я увидела, а совсем иной ,третий вариант: предоставление СЭД как сервиса органам исполнительной власти.
А это совсем иное дело.
Тогда я -за.
Модель SAAS не обозначает, что это "Одна большая СЭД", и это возражение снимается. Облаков может быть много, и снимается возражение по объемам.
И перевод в облако позволяет сохранить специфику каждого органа исполнительной власти, так что это возражение тоже снимается.
Применение облачных технологий снизит затраты на разработку и внедрение СЭД там, где ее еще нет. А там, где есть, можно будет перевести процессы в "облако",
Модель SaaS предполагает, что "Потребитель не управляет и не контролирует используемую для оказания услуги базовую инфраструктуру, включающую сети, сервера, операционных системы, системы хранения, и даже отдельные возможности программных приложений, за исключением ограниченного набора пользовательских настроек конфигурации программных приложений."
Вопрос- а доверят ли государственные органы процессинг электронных документов внешнему провайдеру?
Технически это можно делать уже сейчас,разработка различных облачных сервисов идет полным ходом..
Получается, что статья уважаемого С.Л. Кузнецова очень даже актуальна, только вот я назвала бы ее немного иначе "Предпосылки и проблемы перехода к облачным технологиям при автоматизации документооборота органов исполнительной власти", а не "Предпосылки и проблемы перехода к общегосударственной СЭД".

07.02.2012 11:33:21

Цитата
Я тут увидела -в планах Росархива на 2012 год (http://archives.ru/reporting/plans/plan-faa-2012.shtml ) есть такой пункт (ниже).
"1.10.2 проработке совместно с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти вопросов о создании системы электронного документооборота по «облачной» технологии SaaS (программное обеспечение как услуга)."
Т.е адресованы они Росархиву и заинтересованным органам исполнительной власти.


Извините за прямоту, но мало ли что там у них написано....
Тем более в такой аморфной постановке вопроса.
С таким же успехом можно стоя на берегу моря взывать к небесами о нужной вам погоде smile:(

Вы же были на декабрьском Инфодокуме и видели и форму и содержание представление этих вопросов.
Про содержание выступление представителей РосАрхива и ВНИИДАД - по этому поводу уже было сказано. А по форме? Отчитали доклады и ушли, даже вопросы некому и некогда задать...

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии