НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

В который уже раз: "что такое СЭД?"

Андрей Колесов
13.02.2012 11:11:44

Это кажется, уже какой—то, надоевшей шуткой, но на самом деле – серьезный (и не решенный) вопрос, в который упирается почти любое обсуждение тем, связанных с СЭД. Будем ли мы считать объем рынка, оценивать расположение сил на нем, говорить о возможностях использования мобильных технологий… Любая тема…

В конце прошлой недели опять возник вопрос по поводу "Требований к СЭД ФОВ".
(Кстати, а где опубликованы эти требования? На каком официальной государственном ресурсе? Я смог найти его сейчас только на сугубо частном сайте – вот тут: http://www.rg.ru/2011/11/21/elektr-dokumenty-dok.html, на сайте Минкомсвязи не нашел. Поиск там у них – это что-то… Потом уже увидел в одном комментарии прямую ссылку: (http://minsvyaz.ru/ru/doc/?id_4=637#doc_save) Но найти самостоятельное не смог)

В последнем посте по теме) был задан вопрос, после чего получился такой диалог:

Цитата

Usvad (usvad@yandex.ru)
11.02.2012 04:46:30
Простите, что вмешиваюсь - а текущая система документооборота (у муниципалов и федералов естественно) через общественные (mail, yandex, google и т.д.) почтовые ящики подпадает под "требования к СЭД"?

Михаил Романов
11.02.2012 12:21:46
Это где такое?
Я знаю немного о внутренней кухне пары администраций муниципальных образований и пары ведомств - везде используются или какие-то специлизированные СЭД-продукты или хотябы внутренние почтовые сервера.
Так что давайте с подробностями: кто, где,что и для чего и спользует

Usvad
Ну что-то вроде простой пересылки вордовских файлов через общественные почтовые сервера между неким ведомством со своими подразделениями (в разных городах): приказы, распоряжения и т.д.

Михаил Романов
Ну, если я правильно вас понял, то вы описываете процесс передачи документов между ведомствами (или подразделениями одного ведомства).
По задумке проектироващиков, эту функцию должна будет выполнять система Межведомственного Электронного Документооборота (если очень утрированно, это защищенная электронная почта "с наваротами").
Т.е. текущая ситуация как бы не соответсттвует, но она регламентирована и будет исправлена.

С другой стороны, в требованиях отдельно оговаривается, что СЭД ФОИВ должна уметь работать и с документами пришедшими по обычной электронной почте.
Так что и здесь все нормально.

P.S. Вы прочтите документ, он совсем не большой (http://minsvyaz.ru/ru/doc/?id_4=637#doc_save) - многие вопросы отпадут сами собой, там вполне простой и доступный язык изложения, почти без канцеляризмов.



В короткой переписке – много интересных моментов, мне особенно понравился оборот "по задумке проектировщиков", который сам по себе выражает сильное сомнения автора в разумности и реалистичности "задумки" и не очень хорошей понятности – кто это – "проектировщики". Потому что о проектировщиках известной только одно – ФСО, что почти соответствует понятию совершенно недоступной для простых смертных "высшей силы на небесах".

Но все же вернем к вопросу – что такое СЭД. И посмотрим для начала. что же говорится в Требованиям, написанных на "простом и доступном языке".

Начнем с того, что понятие СЭД тут дано очень слабо

Вот что говориться в п.1. статьи1

Цитата
"системы автоматизации делопроизводства и документооборота в федеральном органе исполнительной власти, обеспечивающей возможность внутреннего электронного документооборота "


Обратите внимание – "внутреннего документооборота". Ни о каком взаимодействии с внешними системами не сказано. Это, кстати и в вопросу об "общегосударственной СЭД" – было бы логично рассматриваться СЭД ФОИВ как компоненте как раз "общегосударственной СЭД".


Немного подробнее говорить в главе 2

Цитата
4. СЭД ФОИВ представляет собой информационную систему, предназначенную для управления всеми документами ФОИВ, включая проекты документов (кроме документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну).
5. СЭД ФОИВ взаимодействует с системой межведомственного электронного документооборота (далее - система МЭДО), единой системой межведомственного электронного взаимодействия (далее - СМЭВ) и с другими информационными системами.


По моему разумению, это не очень вразумительные фразы. Что значит "взаимодействует с МЭДО"? Она должна взваимодействовать или это по желанию?

То же самой с обычной почтой. Можно ее применять или нет? Для чего ее можно или нужно применять? Как ее применять, чтобы организации могли понимать друг друга?
Вот вопросы, на которые нужно ответы.

Что же представляет собой СЭД, если исходить из описания Требований?
Как можно понять из описания – рабочее место канцелярии по регистрации и учету внутренних и внешних документов.

При этом непонятно, о каких документах идет речь – бумажных или электронных. Не дано определение самого документа. Все как-то обрывочно и двусмысленно. Например, пояснение "электронный документ (электронный образ документа)" можно понять так, что "электронный" - это просто копия бумажного.
Я не смог понять вот этой фразы:

Цитата
"обеспечивать пользователям СЭД ФОИВ возможность ввода электронного документа при отсутствии программного приложения, использованного для создания электронного документа;"


Все это очень похоже на "ребусы-кроссворды"…

Ни о каком "документообороте" – движении документов – тоже нет речи. О хранении, в общем-то, тоже.

В этом плане, очень характерно это определение:
Цитата
"СЭД ФОИВ представляет собой информационную систему, предназначенную для управления всеми документами ФОИВ"

Все же в данном случае говорится о средствах, а не о цели. Если же иметь в виду цель, то было бы правильнее сказать как-то так:

"информационную систему, обеспечивающую функционирование ФОИС на основе учета и управления движением документов в организации, а также ее взаимодействие с различными государственными органами, внешними организациями и частными лицами".

Вывод пока такой: в Требованиях приведено в основном описание рабочего место регистратора в канцелярии.

Как я пониманию, под определение Требований подойдет любое рабочее место на ПК, с минимум ПО (Электронная почта, Excel). Хотя, наверное, можно и без Excel. И без электронной почты тоже.

Комментариев: 9

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

14.02.2012 09:39:24

Цитата
"по задумке проектировщиков", который сам по себе выражает сильное сомнения автора в разумности и реалистичности "задумки" и не очень хорошей понятности – кто это – "проектировщики"

Нет-нет, Андрей, не надо искать скрытый подтекст в моей фразе. smile:)
Я не вижу никаких особо проблем в предложенном решении и особых сомнений нет.
Просто у этой задачи может быть множество решений.
Например, все подразделения одного ведомства могут работать в единой системе. Но у такого подхода на ряду с достоинствами есть просто масса недостатков (например, плохая масштабируемость или невозможность кросстерриториальной работы большинства виденных мною систем).

14.02.2012 09:49:16

Что касается ваших замечаний к документу, Андрей, я их абсолютно не разделяю:

Цитата
Ни о каком взаимодействии с внешними системами не сказано.

Как не сказанно? А что вы цитируете парой абзацев ниже? Там перечисленны все обязательные системы с которыми СЭД ФОИВ обязана уметь сопрягаться.

Цитата
По моему разумению, это не очень вразумительные фразы. Что значит "взаимодействует с МЭДО"? Она должна взваимодействовать или это по желанию?

По необходимости. Вы предлагаете здесь прописать все возможные варианты взаимодействия?
Ерунда, у каждого ведомства будет просто куча своих особенностей.

Цитата
То же самой с обычной почтой. Можно ее применять или нет?

Вы про электронную или "физическую" Если про первую, об этом последний пункт, если про вторую - первый (про бумажные документы).

Цитата
Я не смог понять вот этой фразы:

А по-моему, все прозрачно. Механизм ввода документов должен позволять вводить документы в систему даже если для работы с форматом документов, который мы хотим ввести в систему, ПО на машине не установлено.
Грубо говоря файл .doc мы должны занести в систему даже если на машине не установлено Word, OO Writer, или иного ПО.

Цитата
Все же в данном случае говорится о средствах, а не о цели

Так СЭД это инструмент, решающий задачу управления документами, а вот для каких именно целей, зависит от использующих.

14.02.2012 10:18:21

Я не буду с вами спорить по поводу четкости и правильности формулировок Требований.
Я тут - посторонний наблюдатель. Мне эти Требования не выполнять. Мне проще: я буду со стороны смотреть, как их будут выполнять другие.

Но, если я был бы ИТ-начальником отвечающим за использование СЭД в своей конторе или разработчиком СЭД-решения (я еще помню времена, когда я выступал в таких ролях), то я бы сильно задумался - не поменять ли мне работы так, чтобы не иметь дело с подобными документами.
Очень не люблю, когда задачи формулируются в стиле "пойди туда, не знаю куда..."

14.02.2012 10:37:06

Цитата
Я тут - посторонний наблюдатель

Я тоже, по крайней мере на текущий момент.

Цитата
не поменять ли мне работы так, чтобы не иметь дело с подобными документами.

Так можно никогда не найти ничего smile:)
Поверьте - это не идеальные требования, но они лучше многих, с которыми мне пришлось работать (и что уж греха таить - писать самому).

14.02.2012 11:00:55

У меня иногда появляются мысль - жаль, что ушел из разработчиков...
А когда вижу подобные требования, успокаиваюсь - правильно сделал smile:)

Понимаете: подобное ТЗ - это к личным отношениям с заказчиком.
Если они нормальные, деловые, то ТЗ вообще не нужно, это - пустая формальность для отчета начальству.

Но если вдруг ваш заказчик просто передумает выполнять проект, он с помощью ровно такого ТЗ докажет, что вы сделали совсем не то, что нужно было..

Вопрос-то простое: в чем смысл данного документа?

Это что - "рыба", которую ФОИВ использовали бы для написания ТЗ под проект?
Тогда - это полезная штука.

Или это - документ, на основе которого кто-то сверху будет проверять проект "на соответствие"?
Это уже совсем другой дело. Потому что такое ТЗ можно будет поворачивать куда угодно...

14.02.2012 12:02:43

Цитата
Это что - "рыба", которую ФОИВ использовали бы для написания ТЗ под проект?

Я рассматриваю именно так.
Причем там в первую очередь перечислены пункты о которых постановщикам и разработчикам конкретных СЭД нужно будет задуматься обязательно.

Например, пункт про МЭДО и СМЭВ - о том, что рано или поздно нам придется взаимодействовать с сейчас все еще мало кто задумывается.
И вот представьте: вы купили лицензии на конкретный продукт, подписали ТЗ на внедрение, начали работы, ... и выяснили, что интеграция с МЭДО делается или за сравнимые со всем остальным проектом деньгами, или "делайте все руками, по-старинке".

Пример не столь уж гипотетический. Я много раз сталкивался с ситуацией, когда вендор делает некое решение за счет одного заказчика, а потом просто тиражирует его, получая плату с других заказчиков. Я бы очень не хотел оказаться на месте того первого...

Цитата
Или это - документ, на основе которого кто-то сверху будет проверять проект "на соответствие"?

В принципе, тоже можно, при разумном подходе.
Пример я описал выше. Т.е. просто по формальным критериям: "есть ли интеграция с МЭДО, ставим галочку". Конечно, для того, чтобы получить некий приемлимый уровень качества, такого высокоуровневого чек-листа не достаточно.

И говоря конструктивно, меня больше интересуют вопросы:
1. Будут ли еще версии требований, и на сколько велики будут в них изменения (т.е. будут уточнения или радикальные измнеения как между версиями Moreq)?
2. Будут ли выпущены конкретные методические рекомендации и/или технические спецификации по отдельным аспектам реализации? Например, по той же интеграции.
3. Будут ли разрабатываться отраслевые (и иной подчиненности) стандарты в рамках этих общих требований?

14.02.2012 12:15:19

Понимаете, в чем тут основная проблема....
Есть некий документ. Мы его откуда-то взяли и сейчас обсуждаем-гадаем - для чего он нужен, что означает та или иная фраза...

А тут гадать-то ничего не нужно - нужно просто узнать все это от автора.
НО!
Кто автор (кому адерсовать вопросы) - неизвестно. Кто и как отвечает за реализацию документа - неизвестно...

Вот о чем речь. И как вывод - непонятно, что мы тут обсуждаем.

ПДД
14.02.2012 11:59:36

В "Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" дано следующее определение: "система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним".

14.02.2012 12:24:50

Да, подобные определения - это наш традиционный стиль.

Хочу вспомнить про кандидатскую диссертацию. По требования к ней, она должна включать формулировку цели, а потом - какие задачи нужно решать.
Цель от задачи отличается тем, что цель - это результат (проверяемый), а задачи - скорее, процесс достижения цели.

Так вот "обеспечение обработки" -- это не цель. Тут нет никакого определения результата, к которому мы идем. Система документооборота при Иване Грозном тоже так или иначе
обеспечивала "сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним".

А цель СЭД (как вариант) - это повышение эффективности работы организации с помощью повышения эффективности "обеспечения".

При такой постановке все встает на свои места, если мы говорим о необходимости (или отсутствие необходимиста) внедрения СЭД - повышает она эффективность или нет...

при этом как оценивать - это уже совсем другой вопрос.

Ведь что у нас происходит.
Отчет Минкомсвязи о внедрении СЭД у себя (кстати, обещали еще два года назад отчитаться, но "зажали") заключается в рассказе - "внедрили".
А вопрос "ну и что вы получили в результате внедрения?" просто уже не существует... Внедрили, деньги освоили...

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии