НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Есть ли новые горизонты у СЭД?

Андрей Колесов
17.04.2012 00:06:03

Через неделю состоится очередное собрание из серии "СЭД – строим открыто", на этот раз с темой "Новые горизонты СЭД".

Организаторы предлагают обсудить вопрос " чем еще, кроме автоматизации классического документооборота технологии СЭД/ECM могут быть полезны бизнесу".

Так вот я со своей стороны хочу повторить тезис, который озвучивал уже не раз.

Для "расширения горизонтов" нашим российским СЭД-вендорам было бы полезно поскорее избавиться от использования термина "СЭД", а возможно и "документооборот". Чем скорее, они перейдут на международно принятую терминологию – тем будет лучше.

Проблема – точнее, дилемма – тут вполне понятна. "СЭД, документооборот" – знакомые названия, привычные. Понятные.
Но "понятные" – только в том ограниченном понимании, которое у нас существует на рынке.
И это создает серьезные препятствия для того, что выйти за рамки существующего круга.

Приведу пример. Раньше считалось, что СЭД – это основной продукт для госорганизаций. Поскольку там главной задачей было автоматизация канцелярии.

А сегодня главной для госов является задача "электронные услуги". И получается, что СЭДы в этот новый круг задач не очень вписываются. Причем не вписываются в том числе из-за терминологии, потому что заказчики не связывают СЭД с решением задач "госуслуг".

Я выскажу сильно утрированный тезис, но основная идея его мне представляется правильной

Нет никаких новых горизонтов у СЭД. Горизонты есть у систем управления документами, у ECM-систем. В том числе у российских ECM-решений, которые могут и должны выйти (и во многом уде вышли) за рамки СЭД и расширяют горизонты применения ECM в России.

Комментариев: 10

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

Вадим Ипатов
17.04.2012 10:55:28

А вот некая рабочая группа из ведущих производителей ЕСМ-платформ ("Task Force", http://www.aiim.org/documents/content-management-future-history.pdf) пришла к выводу, что и тема управления документами уже полностью исчерпана. И у ЕСМ, в их текущем виде, новых горизонтов тоже нет..

17.04.2012 15:35:52

Цитата
А вот некая рабочая группа из ведущих производителей ЕСМ-платформ ("Task Force", http://www.aiim.org/documents/content-management-future-history.pdf) пришла к выводу, что и тема управления документами уже полностью исчерпана. И у ЕСМ, в их текущем виде, новых горизонтов тоже нет..

Ссылка не читается, а было бы интересно узнать их доводы.
Лично мое мнение- сфер применения электронного документооборота много, и становится все больше, как только касается отраслевой специфики или технологий управления..
Если к тому же говорить не об автоматизации канцелярии, а о документационном обеспечении управления, стоит задуматься о применении иных методов менеджмента, например, об управлении рисками.
Я об этом написала статью еще несколько лет назад http://www.kpilib.ru/article.php?page=218
Насколько широко можно применять риск-менеджмент? Очень широко. Вообще управление предприятием или организацией можно свести к управлению единственным риском- непрерывности деятельности, который раскладывается на множество подчиненных: обеспечение финансовой устойчивости, непрерывности производства, контроль за рынками сбыта и закупок, должным образом поставленным маркетингом- чтобы думать о том. чем организация будет торговать и через год, и через 10 лет, и тд. и т.п.
Управление качеством- еще одно направление применения электронного документооборота. И там не просто "Входящие-исходящие-поручения".Почитать на эту тему можно здесь.
http://ecm-journal.ru/docs/Ispolzovanie-ehlektronnogo-dokumentooborota-pri-vnedrenii-sistemy-menedzhmenta-kachestva.aspx
Еще достаточно востребованное направление- электронные архивы. Но современные архивы- это не просто сбор документов.Электронный архив может включать настраиваемые бизнес-процессы в соответствии отраслевой спецификой и особенностями конкретного предприятия.
Например, это электронные архивы финансово-бухгалтерской, договорной, проектно-конструкторской, технологической, документации по ведению проектной деятельности(от строительства до консалтинга), нормативно-справочной, и т.д. Вот статья про архив финансово-бухгалтерской документации http://www.ecm.i-teco.ru/index.php/publications/article/17-paper006
Еще направление- использование СЭД для ведения реестров различных объектов http://www.ecm.i-teco.ru/index.php/publications/article/28-solutionsreestrs
Т.е на границе областей Документооборот/Менеджмент есть достаточное поле для деятельности по применению электронного документооборота. Просто нужно думать не об управлении документами, а об управлении при помощи документов.Тогда открывается широкий горизонт.

Вадим Ипатов
17.04.2012 16:36:03

Оля, ссылка читается, только в адрес скобка затесалась. Правильно так: http://www.aiim.org/documents/content-management-future-history.pdf
Конечно, горизонты есть. И, конечно, они выходят за привычные рамки ЕСМ/СЭД. Об этом говорят и участники той группы, об этом собираемся говорить и мы через неделю. Надо ли в связи с этим менять названия? Не уверен..

17.04.2012 18:06:07

Да, теперь прочитать удалось. Но я не увидела там приговора ECM. Там о стремительном наступлении технологий социальных сетей, и что нужно развивать системы электронного документооборота, применяя их методы.

17.04.2012 23:54:46

про "похороны" ECM - это PR-ход, привлечение публики smile:)

21.04.2012 09:47:56

Ольга, позвольте разберемся, поправьте меня, если я не прав... Есть тип задач - СЭД и тут все ясно(мне точно), что данные задачи решены и расширяться некуда, потому как там уже другие типы задач. Есть ПО, которое изначально решало задачи СЭД, решило их и думает куда дальше двигаться. В данной ситуации двигаться на решение других задач их "одного окна".
Тогда назовите тип задач что-то типа "Система управления предприятием", куда будет входить СЭД и все другие типы задач, такие как система управления проектами, рисками и т.д. и т.п. И тогда называйте это ПО не СЭД, а иначе, потому как суждения "СЭД может то и может это" приводят к размытию самого понятия СЭД.
Способы оперативного управления разными "объектами" всегда различались деталями, нежели концептуально и когда производители СЭД "поняли", что их система очень похожа на смежную, то начали захватывать соседние сегменты, говоря, что это тоже задачи СЭД, хотя система уже давно вышла за ее рамки.
Возможно только я, по своей "дремучести", замечаю размытие понятий, но считаю уже это - большая проблема. Вообще хорошо бы принять на уровне ISO(можно начать с отрасли) четкое описание всех типов задач, дать им четкое определение, обозначить границы и рекомендовать производителям продуктов классифицировать свое творчество в соответствии с данным ISO. Потому как сейчас достаточно трудно разобраться в достоинствах и недостатках каждого ПО, в виду его большой сложности, подбор продукта превращается в ад, если систем множество и они сложные. Времени уходит все больше на их правильную оценку. И тогда шаблоны ISO и значки соответствия им на продуктах позволили бы чет ранжировать продукты разных производителей по категориям.

23.04.2012 17:08:46

Евгений, по существу на вопрос уже ответила Ольга Подолина, и она совершенно права. Однако исходная заметка касается не столько содержания, сколько терминологии, как я понял. Странно только, что пишет об этом обозреватель PCWEEK/RE с большим стажем smile:-)
Он-то должен помнить, что в середине 90-х годов равноправно использовались многие названия, в том числе СУД (система управления документами), в том числе и на страницах родного журнала smile:-)
На сегодня из всех русскоязычных сокращенных названий выжило только СЭД. Ну, еще иногда используеся СЭДО, но редко. Почему? Не знаю. Наверно оно самое понятное заказчикам. Вот как Вы назовете систему, в которой разрабатываются, согласуются, собираются, хранятся, используются письма, договоры, протоколы всевозможных совещаний, проектно-конструкторская документация, лицензии и т.д. и т.п. В моей практике это обычное дело. Также обычным делом является "маленькая хитрость", когда разработчики подобных решений называет свой продукт ECM только потому что не обеспечивают защиту аутентичности электронных копий. Бывают проблемы и с актуальностью версий. О юридической значимости (что есть суть документа, но не document) уж не говорю. Вот и избегают слова "документ" в формулировках.
В мартовской заметке, на которую ссылается Андрей Колесов, он пишет, что термин СЭД скомпрометирован. Но сегодня и термин ECM у нас скомпрометирован в той же степени. С точки зрения пользователя там фигурирует что угодно, только не документ. Ну, может быть document smile:-) Только пользователю-то что с того, если ему нужен документ?
Вот строительная документация, срок хранения которой совпадает с временем существования здания/сооружения. Можно иметь сколько угодно контента, но и без документов обойтись невозможно.
Вот проектно-конструкторская документация на военную технику, срок хранения которой определяется временем резервного хранения техники, а также международными контрактами по военно-техническому сотрудничеству. Всё аналогично.
Ну, хорошо. Предложите какой-нибудь свой термин вместо СЭД, объединяющий: а) все возможные типы документов в разных комбинациях; б) все функции, связанные с полным жизненным циклом всех этих видов документов. Не зря же сам Андрей Колесов, несколько лет упорно критикуя СЭД, так ничего и не предложил smile:-) Не может придумать, IMHO...

23.04.2012 17:59:46

Цитата
Не зря же сам Андрей Колесов, несколько лет упорно критикуя СЭД, так ничего и не предложил Не может придумать, IMHO...


Довольно странный тезис. Международно признанная терминология и классификация задач давно существует и тут придумывать ничего не нужно. И если вы следите за моими публикациями, то может увидеть, что у меня есть вполне четкие предложения. А именно отказаться от наших "национальных" терминов и перейти на международные стандарты и терминологию.
Для начала...
И ничего придумывать не надо.

23.04.2012 18:38:23

Ну хорошо. "Отказаться" - значит чем-то заменить, правильно? Не в словаре заменить, а в жизни, в живом языке, на котором люди общаются устно и письменно. Смотрите, даже в своем ответе Вы не пишете того слова, которым предлагаете заменить СЭД. Вот Вы общаетесь с потенциальным заказчиком на том самом рынке, о котором периодически упоминаете. Когда Вы показывете и озвучиваете ему ECM, CMS, портал и т.п. умные слова, он смотрит на Вас как на мошенника, который жонглирует буквами и звуками, ничего не означающими для заказчика. При слове SaaS он вообще перестает что-либо воспринимать. Он свои потребности формулирует по-русски и ждет, что предложение будет сделано на том же языке. Вот как Вы напишете русскими буквами ECM?
СУС - система управления содержанием? СУК - система управления контентом? Для русскоязычного человека это совершенно пустые названия, не означающие ничего, как и СУЗ - система управления записями. Не используется в русском языке термин "запись" в том смысле, как в "международно признанной терминологии". Я ведь не зря вспомнил благополучно погибшие СУД, САД, АСУД... Это были осмысленные названия, но имели лишние созвучия. По моим наблюдениям термин СЭД выжил только потому, что воспринимался именно как термин, не имеющий лишних аналогий. А то, что в центре такой системы находятся функции учета и атрибутирования документов, называемые в обиходе канцелярией, не так уж и плохо. А кроме этих функций еще много, много всего другого. Для пользователя контент - это развлекуха: музыка, кино, фотки... Это то, что на многих предприятиях запрещено в рабочее время и вообще на рабочем месте. Для работы ему нужно то, с чем он работает. Кто работает с контентом? Музыканты, фотографы, видеоинженеры. А вот менеждер, ведущий договоры по направлению - ему нужны договоры, письма, лицензии, доверенности, накладные... О контенте ему думать некогда smile:-)

21.04.2012 19:50:47

Информационные системы можно разделить на две группы:
-управление структурированной информацией(то, что "Считается")
-управление неструктурированной информацией(то, что "Читается").
СЭД- из второй группы. Фактически СЭД вырастает в систему "Хранение документов-карточка с атрибутивным набором и присоединенный контент(Электронный образ)+ встроенные или настраиваемые бизнес-процессы работы с документами.
СЭД в классическом виде имеет заранее разработанные бизнес-процессы в соответствии с традициями ГОСДОУ,
КОгда появилась возможность процессы настраивать- появилась возможность делать системы, управляющие документами в соответствии с менеджментом качества,проектным управлением, управлением рисками и т.д.
Как объединять системы в единую систему управления предприятием?
У меня практически каждый проект включает интеграцию электронного документооборота с теми или иными информационными системами.
Что и с чем надо интегрировать- я даю рекомендации по данным обследования процессов работы с документами и информацией(информационных потоков). Я здесь картинку не могу вставить , но схема есть в моей презентации "СЭД и управление рисками" http://www.cnews.ru/reviews/ppt/17_04_2009/podolina.ppt Там анализ взаимодействия с точки зрения теории систем.
Только системы электронного документооборота могут замыкать петлю обратной связи управления:
сбор информации( в том числе от всех видов систем), анализ изи хранение результатов аналитических систем, передача экспертам, хранение результатов экспертизы, связанный со всей этой информацией плна действий, контроль исполнения, анализ результатов проведенных мероприятий- вот это - реальная система управления предприятием.
Современные СЭД построены, как правило, по модульному принципу, по составу модулей можно понять, что именно они умеют делать. Например, модули "Делопроизводство", "Договоры" и т.д.
Можно сделать систему на заказ( я как раз занимаюсь проектированием таких систем). И тогда в них можно реализовать любые процессы работы с документами, включая интеграцию с ERP и другими системами.

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии