[spoiler]
Будем считать установленным, что в настоящее время самыми «живучими» форматами графических файлов являются растровые форматы. Они же – самые «простоконвертируемые». Если в какой-то момент некий растровый формат будет признан устаревшим, все файлы в этом формате могут быть надежно сконвертированы в другой растровый формат. В этом смысле вечный архив ЭД можно создать прямо сегодня, используя исключительно растровые образы.
Дополнительный плюс в этом случае – сканированные образы хранятся в том же формате, при работе с ними используется тот же софт.
Вернемся к поставленному ранее вопросу: зачем нужен унифицированный векторный формат, если чисто архивные функции обеспечиваются растром? Есть как минимум 2 момента, которые определяют желание (стремление!) использовать векторные документы. 1 й момент очевиден – векторная графика дает больше возможностей и удобств использования документа.
Многослойность, многомерность, свободное масштабирование с сохранением всех технических условностей… Достаточно ли этого для того, чтобы влезать в бюрократическое болото стандартизации? На мой взгляд – да. Вдобавок ко всему это дополнительный мотив для отказа от бумаги. Отметим, что для этого не обязательно разрабатывать новый формат файла. Можно выбрать подходящий из существующих. И такой стандартный формат не обязан быть единственным. Достаточно, чтобы их было не слишком много, чтобы соответствующим софтом можно было оснастить все участвующие рабочие места и это не превратилось в вавилонскую башню. К тому же нормы архивного хранения могут (нет, должны) содержать предельный срок хранения ТД, до которого можно использовать «родной» формат. При достижении этого срока обязательна конвертация в стандартный формат. Если для начала взять срок 5 лет, то никаких катаклизмов не произойдет. Старые (бумажные) документы сканируем, новые при необходимости конвертируем в течении 5 лет. Остальное – как обычно: периодическая экспертиза, уничтожение устаревших и пр.
Про конвертацию. С момента ввода в действие стандартных форматов есть 5 лет (или 4 или 3), чтобы разработать необходимые конвертеры и предоставить их разработчикам документации. За чей счет этот банкет? Вот здесь нужна государственная политика.
Есть предположение, что денег понадобится меньше, чем на «наноучебник» («http://www.pcweek.ru/gover/blog/gover/3824.php»). Впоследствии все инструменты разработки документов должны сертифицироваться для использования в России с условием наличия нужного конвертера. Всё сказанное относится и к библиотекам элементов. С течением времени наработки будут накапливаться, а затраты снижаться. Но в любом случае без участия государства всё это нереально.
Пожалуй, пора переходить к обеспечению достоверности архивных документов.
...
НЕ ДОЛЖНО БЫТЬ ВОЗМОЖНОСТИ ПОДСУНУТЬ левый файл! Заложите в систему правильные подходы! И требования к регистратору будут - умение нажимать кнопку "Зарегистрировать".
При организации эл. архива заказчик обычно принимает необходимость иметь группу эл. архива, но требует, чтобы не увеличивалась нагрузка на основной персонал, занимающийся разработкой документации. Отсюда и вытекает стандартное решение, когда скан является не "нормальным" документом, а копией, в лучшем случае - заверенной архивистом.
Другой правильный подход - вовсе исключить бумагу. Тогда возникает необходимость двойной регистрации. Сначала разработчик регистрирует свой "продукт" (векторный документ) в качестве проекта документа, одновременно создается и подписывается растр. Потом он проходит по обычной цепочке визирования. Оба экземпляра защищены от изменений. После окончательного утверждения архивист регистрирует оба (векторный и растровый) экземпляра в качестве официального документа. Все собранные подписи сохраняются.
В случае замечаний процесс полностью повторяется с начала.
Такой подход достигает поставленной цели, но в натуре мне его видеть на приходилось.
Отмечу, что он будет точно так же работать, если вместо растрового экземпляра создавать векторный в унифицированном формате, если он когда-нибудь появится.
Скан бумажного документа прикладывается к карточке документа в том случае, если хотят иметь копии бумажных документов, но это не является обязательным условием!
Напомню, что условием обмена документами в электронном виде является наличие соглашения о таком обмене.
У организации, использующей архив проектно-конструкторской документации, с частью контрагентов может быть заключено соглашение об обмене документами в электронном виде, а с частью - нет.
Поэтому для первой группы можно обходится без распечатывания бумажного документа и потом сканирование подписанного варианта, а для второй- нужно.
Есть еще такой момент. Вполне возможно. что проектная организация даже заключила соглашение с заказчиком о предоставлении документации в электронном виде, но для согласования в госорганах все равно могут потребоваться бумажные экземпляры. В это случае к регистрационной карточке документа нужно будет прикреплять:
- файл в "родном" формате;
- файлы в растровом формате;
- отсканированные экземпляры с подписями и визами.
Если удастся перейти на утверждение проектной документации в госорганах на электронные документы, от сканов можно будет уйти.
Сейчас они нужны для удобства создания набора копий бумажных документов, если такую нужно сделать.
2-е связано с исходной темой - "Хранить вечно". Я сознательно обхожу вопросы обмена "активными" документами между организациями. Мы говорим именно об архиве и только об архиве. Предшествующая история интересует нас лишь как источник артефактов. Например создание аутентичных растровых образов при регистрации - имеет отношение к делу, а соглашения между организациями - не имеют. Документы могут быть затребованы из архива когда угодно, в том числе и после ликвидации проектной организации. Какие уж тогда соглашения... Архив будет передан государству или будет унаследован другой организацией, в любом случае соглашения перестанут действовать "в связи с отсутствием одной стороны соглашения". А то и обеих.
Да, да, я понимаю, что сертификаты подписей имеют срок действия. Это предмет следующего поста. Здесь я хотел обсудить вопросы технологического и организационного обеспечения создания эл. документов и помещения их в архив. При этом главное условие - эти документы должны заменить бумагу при длительном хранении. И еще хочется, чтобы эта замена привела к повышению уровня комфорта пользователей. Это не догма и пока еще не цель, просто сильное желание.
По поводу оборота документов между проектной конторой и партнерами (заказчиками, экспертами, поставщиками решений и пр.) я с Вами полностью согласен. Здесь спорить не о чем. И по вариантам "представлений" документа, подвешенных к карточке - тоже всё понятно... Правда там опять возникает вопрос о контроле аутентичности скана с подписями первоисточнику. Будем считать, что это должно решаться организационно.
А вот Ваше последнее утверждение я не совсем понял:
Сейчас они нужны для удобства создания набора копий бумажных документов, если такую нужно сделать.
Да, да, сегодня это невозможно. Именно с этого начиналась когда-то моя полемика с Андреем Колесовым. Сейчас в связи с постом "Хранить вечно 2.0" мы договорились зафиксировать позиции. И вот я добросовестно пытаюсь найти подходы к "вечному" архиву: как бороться с устареванием форматов, что делать с подписями... Даже если сегодня это не работает. А как должно быть? Что надо было бы сделать? Кому?
Если мы хотя бы найдем путь, реализуемый в принципе, это уже будет хорошо. Вот, собственно...