НовостиОбзорыСобытияIT@WorkРеклама
Документооборот/ECM:

Блог

Про архивы техдокументации 2

Данный пост – второе продолжение обсуждения поста «Хранить вечно 2.0» (http://www.pcweek.ru/ecm/blog/ecm/4023.php). Первое продолжение здесь: «http://www.pcweek.ru/ecm/blog/ecm/4107.php». Там же соглашения и обозначения.
[spoiler]
Будем считать установленным, что в настоящее время самыми «живучими» форматами графических файлов являются растровые форматы. Они же – самые «простоконвертируемые». Если в какой-то момент некий растровый формат будет признан устаревшим, все файлы в этом формате могут быть надежно сконвертированы в другой растровый формат. В этом смысле вечный архив ЭД можно создать прямо сегодня, используя исключительно растровые образы.
Дополнительный плюс в этом случае – сканированные образы хранятся в том же формате, при работе с ними используется тот же софт.

Вернемся к поставленному ранее вопросу: зачем нужен унифицированный векторный формат, если чисто архивные функции обеспечиваются растром? Есть как минимум 2 момента, которые определяют желание (стремление!) использовать векторные документы. 1 й момент очевиден – векторная графика дает больше возможностей и удобств использования документа.

Многослойность, многомерность, свободное масштабирование с сохранением всех технических условностей… Достаточно ли этого для того, чтобы влезать в бюрократическое болото стандартизации? На мой взгляд – да. Вдобавок ко всему это дополнительный мотив для отказа от бумаги. Отметим, что для этого не обязательно разрабатывать новый формат файла. Можно выбрать подходящий из существующих. И такой стандартный формат не обязан быть единственным. Достаточно, чтобы их было не слишком много, чтобы соответствующим софтом можно было оснастить все участвующие рабочие места и это не превратилось в вавилонскую башню. К тому же нормы архивного хранения могут (нет, должны) содержать предельный срок хранения ТД, до которого можно использовать «родной» формат. При достижении этого срока обязательна конвертация в стандартный формат. Если для начала взять срок 5 лет, то никаких катаклизмов не произойдет. Старые (бумажные) документы сканируем, новые при необходимости конвертируем в течении 5 лет. Остальное – как обычно: периодическая экспертиза, уничтожение устаревших и пр.

Про конвертацию. С момента ввода в действие стандартных форматов есть 5 лет (или 4 или 3), чтобы разработать необходимые конвертеры и предоставить их разработчикам документации. За чей счет этот банкет? Вот здесь нужна государственная политика.

Есть предположение, что денег понадобится меньше, чем на «наноучебник» («http://www.pcweek.ru/gover/blog/gover/3824.php»). Впоследствии все инструменты разработки документов должны сертифицироваться для использования в России с условием наличия нужного конвертера. Всё сказанное относится и к библиотекам элементов. С течением времени наработки будут накапливаться, а затраты снижаться. Но в любом случае без участия государства всё это нереально.
Пожалуй, пора переходить к обеспечению достоверности архивных документов.
Василь Хатимов
Понял Вас и полностью согласен. Правда, при регистрации векторных документов сканирование с бумаги придется как-то дополнительно контролировать или совсем исключить:
При проведении регистрации СОЗДАЕТСЯ растровый документ( или преобразованием оригинального файла, или сканированием бумажного подлинника(есть там есть визы и т.д.). Ответственность регистратора- соответствие документов.
...
НЕ ДОЛЖНО БЫТЬ ВОЗМОЖНОСТИ ПОДСУНУТЬ левый файл! Заложите в систему правильные подходы! И требования к регистратору будут - умение нажимать кнопку "Зарегистрировать".
Правильный подход, видимо, такой. При регистрации сканированного документа сканирование должно выполняться прямо из архивной системы. Таким образом, подписать скан может только регистратор. Отсюда вывод: первичным (подлинником) является бумажный документ. Это тот вариант, от которого мы стремимся уйти. Чтобы сделать скан полноценным документом, его надо подписать в том же порядке, что и бумажный. Помните? Мы очень хотим, чтобы электронный архив стал архивом полноценных документов. Здесь опять возникает тот же вопрос: кто исполняет роль регистратора? Если это архивист, то надо сделать "обратное согласование", то есть вернуть загруженный и зарегистрированный документ разработчику и дальше по цепочке. Нравится? Мне тоже нет. И моя позиция тоже основана на личном опыте.
При организации эл. архива заказчик обычно принимает необходимость иметь группу эл. архива, но требует, чтобы не увеличивалась нагрузка на основной персонал, занимающийся разработкой документации. Отсюда и вытекает стандартное решение, когда скан является не "нормальным" документом, а копией, в лучшем случае - заверенной архивистом.
Другой правильный подход - вовсе исключить бумагу. Тогда возникает необходимость двойной регистрации. Сначала разработчик регистрирует свой "продукт" (векторный документ) в качестве проекта документа, одновременно создается и подписывается растр. Потом он проходит по обычной цепочке визирования. Оба экземпляра защищены от изменений. После окончательного утверждения архивист регистрирует оба (векторный и растровый) экземпляра в качестве официального документа. Все собранные подписи сохраняются.
В случае замечаний процесс полностью повторяется с начала.
Такой подход достигает поставленной цели, но в натуре мне его видеть на приходилось.
Отмечу, что он будет точно так же работать, если вместо растрового экземпляра создавать векторный в унифицированном формате, если он когда-нибудь появится.
Ольга Подолина
Правильный подход, видимо, такой. При регистрации сканированного документа сканирование должно выполняться прямо из архивной системы. Таким образом, подписать скан может только регистратор. Отсюда вывод: первичным (подлинником) является бумажный документ.
  Не вижу оснований делать вывод, что первичным документом является бумажный документ.
     Скан бумажного документа прикладывается к карточке документа в том случае, если хотят иметь копии бумажных документов, но это не является обязательным условием!
Напомню, что условием обмена документами в электронном виде является наличие соглашения о таком обмене.
   У организации, использующей архив проектно-конструкторской документации, с частью контрагентов может быть заключено соглашение об обмене документами в электронном виде, а с частью - нет.
Поэтому для первой группы можно обходится без распечатывания бумажного документа и потом сканирование подписанного варианта, а для второй- нужно.
  Есть еще такой момент. Вполне возможно. что  проектная организация даже заключила соглашение с заказчиком о предоставлении документации в электронном виде, но для согласования в госорганах все равно могут потребоваться бумажные экземпляры. В это случае к регистрационной карточке документа нужно будет прикреплять:
- файл в "родном" формате;
- файлы в растровом формате;
- отсканированные экземпляры с подписями и визами.
   Если удастся перейти на утверждение проектной документации в госорганах на электронные документы, от сканов можно будет уйти.
Сейчас они нужны для удобства создания набора копий бумажных документов, если такую нужно сделать.
Василь Хатимов
Приведенная цитата касается сканированного образа. В моем комменте это слово специально подчеркнуто. Вывод о первичности бумажного экземпляра сделан для случая сканирования с бумаги. И дальше есть пояснение, откуда такой вывод - из необходимости повторного сбора подписей для скана. А это не здорово, и практически мало кто на это пойдет. Соответственно, первична бумага, скан - копия. Это 1-е.
2-е связано с исходной темой - "Хранить вечно". Я сознательно обхожу вопросы обмена "активными" документами между организациями. Мы говорим именно об архиве и только об архиве. Предшествующая история интересует нас лишь как источник артефактов. Например создание аутентичных растровых образов при регистрации - имеет отношение к делу, а соглашения между организациями - не имеют. Документы могут быть затребованы из архива когда угодно, в том числе и после ликвидации проектной организации. Какие уж тогда соглашения... Архив будет передан государству или будет унаследован другой организацией, в любом случае соглашения перестанут действовать "в связи с отсутствием одной стороны соглашения". А то и обеих.
Да, да, я понимаю, что сертификаты подписей имеют срок действия. Это предмет следующего поста. Здесь я хотел обсудить вопросы технологического и организационного обеспечения создания эл. документов и помещения их в архив. При этом главное условие - эти документы должны заменить бумагу при длительном хранении. И еще хочется, чтобы эта замена привела к повышению уровня комфорта пользователей. Это не догма и пока еще не цель, просто сильное желание.
По поводу оборота документов между проектной конторой и партнерами (заказчиками, экспертами, поставщиками решений и пр.) я с Вами полностью согласен. Здесь спорить не о чем. И по вариантам "представлений" документа, подвешенных к карточке - тоже всё понятно... Правда там опять возникает вопрос о контроле аутентичности скана с подписями первоисточнику. Будем считать, что это должно решаться организационно.
А вот Ваше последнее утверждение я не совсем понял:
Если удастся перейти на утверждение проектной документации в госорганах на электронные документы, от сканов можно будет уйти.
Сейчас они нужны для удобства создания набора копий бумажных документов, если такую нужно сделать.
Это речь опять о "чистых" копиях для удобства размножения? Эх! Да, они сейчас так используются, но я же не об этом... Я о полноценных документах, пригодных для представления в суд и для других ответственных случаев. То есть для использования ровно так же, как сейчас используются бумажные документы. Точнее вместо них, в качестве их полноценной замены. И в любой момент после завершения работ, хоть через 100 лет.
Да, да, сегодня это невозможно. Именно с этого начиналась когда-то моя полемика с Андреем Колесовым. Сейчас в связи с постом "Хранить вечно 2.0" мы договорились зафиксировать позиции. И вот я добросовестно пытаюсь найти подходы к "вечному" архиву: как бороться с устареванием форматов, что делать с подписями... Даже если сегодня это не работает. А как должно быть? Что надо было бы сделать? Кому?
Если мы хотя бы найдем путь, реализуемый в принципе, это уже будет хорошо. Вот, собственно...