НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Документ – это информационный объект информационной системы

Андрей Колесов
17.01.2013 10:05:23

Вопрос "что такое рекордс?" продолжает оставаться из категории "вечных" – хотя, казалось бы, разговоры об этом идут уже года три и без видимого прогресса, но он привлекает активное внимание общественности. Вот и сейчас – по мотивам вчерашнего поста "Что такое рекордс? Выписка из реестра!" на ECM-группе Фейсбука прошло интересное обсуждение темы.

Я же по этому поводу хочу изложить некоторые соображения, которые давно хочу представить в виде законченной статьи, но не получается…

Еще более года назад я написал статью "Размышления об эталонной модели документа". Она писалась как часть 1, но второй так и не последовало. Пока.

Один из тезисов той статьи (и моей позиции по теме в целом) является категорическое возражение против ключевого тезиса "документоведения 20-го века" –

“Документ = материальный объект”(документ – информация, зафиксированная на материальном носителе)

В статье я выдвинул другую формулировку:

"Документ — информационный объект"

Однако уже в тот момент (когда писалась статья) я понимал ограниченность данной формулировки. Я хотел развить ее (формулировку) в следующей части, которая пока не случилась.

Так вот сейчас все же это нужно сделать.
Формулировка выглядит так:

"Документ — информационный объект, являющийся компонентом информационной системы"

Данная формулировка подразумевает, что документ не может быть сугубо автономным объектом. Документа является документом, только если он является компонентом некоторой системы, которая обеспечивает возможность работы человека с документом. Системы, которая обеспечивает функции работы с документом, - регистрация, хранение, контроль состояния, визуализацию содержания и пр…

Разумеется, "система" подразумевает самое широкое понимание этого слова, в том числе системой является организация ручной работы канцелярии…

Подчеркну еще раз, главная идея:

документ – это компонент системы

И тут нужно сказать, что в этом случае мы парадоксальным образом (и "гений – парадоксов друг") возвращаемся в формулировке 20-го века, но в измененном виде

документ – информация, зафиксированная в информационной системе

Т.е. вместо "материального носителя" появляется "информационная система"

И тут нет никакого противоречия, поскольку "носитель" – это просто частный случай "информационной системы".

В своих размышлениях о документах я не раз уже проводил аналогию сегодняшнего перехода от "бумажного" понимания информационного мира к "электронному" с революцией в физике на рубеже 19/20 веков, когда стало понятно, что механистическая теория уже не позволяет адекватно описывать мир, но при этом не противоречит новой теории, просто является ее частным случаем…

Комментариев: 41

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

17.01.2013 11:20:57

Андрей, допустим, я взял у Вас в долг $100 и от руки написал долговую расписку. Долговая расписка - документ, принимаемый судами, что называется, "по умолчанию". Где та информационная система, к которой принадлежит данный документ, является ее компонетом? Где эта информация, кроме долговой расписки еще зафиксирована?

17.01.2013 13:30:32

Тут все очень просто.

Расписка становится документом, когда она фиксируется в мой личной информационной системе управления моими личными документами.

В простейшем случае эта система должна состоять из папки "мои важные документы", которая находится в известном мне месте и хранится надлежащим образом.

Потому что, если я забуду, куда положил бумага, или положил ее в мусорное ведро или под раковину в ванной (она там испортится), то этой расписке - грош цена.

У каждого из нас есть такая система управления своими документами. Она - комплексная, в ней используются и электронные документы и бумажные. Этих документов у каждого из нас очень много (одних только фотографий...).

Чаще всего для управления такой системой мы используем лишь один инструмент - свою голову и свою память.

Но этого часто недостаточно, и порой поиск этой самой расписки требует перерыть всю квартиру. Не всегда с удачным исходом.
И тогда мы начинаем использовать специальные средства управления собственным информационным хозяйством.

Суть проблемы хорошо проверяется, если с хозяином "головы" что-то случается. Не лай бог, с печальным исходом....

Где и как найдут эту расписку ваши наследники, без наличия хотя бы простейшей системы управления информационным хозяйством? Без наличия папки "важные документы", которая хранится в известном и для них (!!! но с определенными правилами доступа!!!) месте?

17.01.2013 13:54:38

Цитата
Расписка становится документом, когда она фиксируется в мой личной информационной системе управления моими личными документами.

Цитата
Потому что, если я забуду, куда положил бумага, или положил ее в мусорное ведро или под раковину в ванной (она там испортится), то этой расписке - грош цена.


Андрей, у меня складывается впечатление, что в данном вопросе Вы смешиваете ПРАВО и СВОИ ПРИВЫЧКИ. И, смешав это, пытаетесь вывести новые НОРМЫ ПРАВА.

В ГК есть понятие ПИСЬМЕННАЯ ФОРМА СДЕЛКИ. Сделка оформляется в виде документа. С точки зрения права, совершенно не важно, ГДЕ хранится документ. Ваш рассказ про папки и систему - это только ВАША практика работы с документами. Выбор МЕСТА хранения не влияет на ЮРИДИЧЕСКУЮ ЗНАЧИМОСТЬ документа. Главное, чтобы он был оформлен в соответствии с установленными для этой формы документов требованиями. Если, скажем, Вы займете у меня $100, то вне зависимости от того, где я буду хранить долговую расписку - в особой папке в сейфе или под раковиной - она останется документом.

Ваши примеры с неким "первородным" реестром - частный случай, поэтому я не считаю, что в определение документа нужно добавлять что-то про некоторую обязательную систему.

17.01.2013 14:12:05

А я думаю, что вы смешиваете вопросы "судебных разбирательств" и "управления документами".

Нормы ГК начинают работать с момента факта наличия расписки, а каким образом появилась расписка в суде, его не интересует.

Но без наличия расписки никакое норма ГК просто не будут работать.

Короче говоря, первое и главное требование для обеспечения юридической значимости документа - его наличие!

Причем, не где-то, закопанной в дальнем углу пещеры с подводным входом, а во вполне конкретном месте - в суде.

17.01.2013 14:52:33

Цитата
Но без наличия расписки никакое норма ГК просто не будут работать.

Не все так категорично. Есть устная форма сделки (ст.159 ГК). Да и несоблюдение простой письменной сделки только в определенных случаях влекут недействительность сделки (ст.162 ГК).
Мы с Вами - физические лица, так что могли обойтись и без расписки, просто было бы бы больше проблем при нарушении должником своих обязательств. Но при заключении сделки, заимодавец все же расчитывает на возврат долга, иначе зачем ему потерянные деньги и время??? Стали бы Вы давать мне в долг, если бы точно знали, что возвращать долг придется через суд и приставов?

Цитата
Причем, не где-то, закопанной в дальнем углу пещеры с подводным входом, а во вполне конкретном месте - в суде.


В суд документ предъявляется в случае спора, не так ли? А если спора еще (или вообще) не возникло, есть ли разница, хранится документ в "в дальнем углу пещеры с подводным входом" или в ящике письменного стола? При условии, что и там и там документ не испортится и не потеряется?

17.01.2013 14:56:24

Цитата
Стали бы Вы давать мне в долг, если бы точно знали, что возвращать долг придется через суд и приставов?


Не стал бы давать даже при наличии расписки smile:-)

Цитата
В суд документ предъявляется в случае спора, не так ли?


Расписка получается не "из любви к искусству", а именно для того, чтобы она могла быть предъявлена в нужный момент.

17.01.2013 15:18:34

Да, письменная форма сделки в некоторых случаях удобнее.

Теперь возвращаясь к предмету спора:

Прочитав ваше определение

Цитата
документ – информация, зафиксированная в информационной системе

я сделал вывод, что
1. Не бывает случаев, когда документы не зафиксированы хотя бы в одной информационной системе.
2. Если документ не зафиксирован хотя бы в одной информационной системе - это не документ (или не является юридически значимым).

Вы это хотели сказать Вашим определением?

Моя позиция такова: наличие системы - не есть обязательный атрибут документа, от которого зависит юридическая значимость документа.

17.01.2013 17:03:10

Цитата
Моя позиция такова: наличие системы - не есть обязательный атрибут документа, от которого зависит юридическая значимость документа.

А мне понравилось определение
Цитата
документ – информация, зафиксированная в информационной системе

Для долговой расписки информационной системой можно принять систему принятых взаимоотношений между людьми в каждый конкретный момент времени( ну, исторический промежуток).
Долговая расписка действительна сейчас и еще некоторое время(пока живы участники сделки и их наследники). Долговая расписка на берестяной грамоте, оформленная в соответствии с законодательством 11 века, не включена в существующую систему правовых взаимоотношений, так же как и глиняные египетские таблички, шнурки с узлами и т.д., хотя они являются документами- памятниками существовавшей тогда информационной системы( системы обмена информацией, просто технические средства были несколько другие).

17.01.2013 19:38:35

Моя позиция: документ является документом только являясь компонентом некоторой документальной системы.

18.01.2013 10:20:51

Ольга,
Долговые расписки на берестяных грамотах и глиняных табличках не включены в правовое поле по сроку давности. Уже не удастся проследить всю родословную и найти живущих потомков, да и все сроки исковых требований прошли еще несколько тысячелетий назад.

Ольга, Ваш пример с некой системой взаимооотношений между людьми не корректен. Если мы говорим о документе, то он и так фиксирует или подтверждает наличии ПРАВООТНОШЕНИЙ между некоторыми сцбъектами. "Информационной системой" это назвать нельзя - это отношения СУБЪЕКТОВ ПРАВА, а не некая СИСТЕМА ХРАНЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ.
Смотрим определение "информационной системы". Опять же из Википедии.
Информационная система есть совокупность технического, программного и организационного обеспечения, а также персонала, предназначенная для того, чтобы своевременно обеспечивать надлежащих людей надлежащей информацией.
СЭД - информационная система. Бумажная папка - нет.

Андрей, отвечу и Вам в этом же комменте.
Про долговую расписку мы вроде бы выяснили, что она должна существовать быть представлена в необходимый момент, все остальное - не важно. Не важно, хранится документ в папке в моем рабочем столе или в чемодане на чердаке тещиного дома. Главное - чтобы документ мог быть предъявлен в нужное время. Вы опять настаиваете о необходимости некой "документальной системы", без которой документ - не документ.
Дайте, пожалуйста, тогда определение этой "документальной системы".

18.01.2013 11:02:16

Вы подталкиваете меня к написанию, как минимум, кандидатской диссертации smile:)
Я попробую развить свои соображения.

18.01.2013 11:10:24

Не меньше smile:)

17.01.2013 16:49:17

Выше здесь говорилось, что паспорт - это выписка из реестра. Что это за реестр, нельзя ли узнать? На мой взгляд, паспорт - это паспорт, реестр - это реестр, запись - это запись, а выписка из реестра - это выписка из реестра. По поводу же определения документа как информации, существующей в определенной информационной системе, могу сказать, что информация - это информация, а документ - это доказательство. Информация - это не документ, это просто сведения. Документ же - это информация удостоверенная, аутентичная и подлинная. Так-то вот.

17.01.2013 17:13:55

Реестр - это список однородных объектов с целью фиксации факта их появления, изменения, исчезновения.
Я вот делала проект"Ведение реестров" (подробнее можно почитать Автоматизация ведения реестров на платформе СЭД, включая реестр учета государственного имущества. ECM-система там нужна для того. что хранить всю документацию, связанную с каждым таким объектом: договоры по купле-продаже, строительству. акты вода в эксплуатацию и т.д.
Паспорт- это выписка из реестра объектов: граждане государства. НАличие паспорта подтверждает существование объекта:гражданин.ЕГо наличие порождает серию прав и обязанностей.
Изменения в состоянии объектов регистрируются ЗАГСами- "Запись актов гражданского состояния", т.е изменения в состоянии объекта, а также при его смерти.
Если перевести ведение реестра паспортов в реальную информационную систему, и перепись населения проводить не надо будет, только нужно будет провести работу по выявлению беспаспортных объектов, что существенно меньше переписывания всех. Меня вот в последнюю перепись так никто и не переписал.

17.01.2013 17:30:26

Никакого реестра граждан Российской Федерации нет - хотя, возможно, он и мог бы быть.
Согласно действующему законодательству паспорт гражданина РФ является основным документом, удостоверяющим личность гражданина. Таким образом, никакая это не выписка из реестра, а доказательство личности.
Кроме того, реестр - это просто список (или перечень). Функции перечня и цели его составления и использования - это совсем другое дело.

17.01.2013 17:57:37

Де-юре нет, де факто-есть. Выдача паспортов учитывается в специальной карточке(раньше они велись паспортными столами, сейчас- вроде как иммиграционной службой). Без наличия такой карточки(читай:записи в реестре) паспорт не будет считаться действительным.
В интернете есть ресурс, где можно проверить - выдавался паспорт с конкретным номером такому-то товарищу, т.е вообще-то уже и глобальный реестр создан.
Банки при выдаче кредита "пробивают" паспорта по такому реестру.
А проверка загранпаспорта на паспортном контроле при выезде за границу? Если там высветится, что вашего паспорта в системе нет, это все равно , что у вас паспорта нет, за границу не выпустят.
Т.е реально паспорт- это выписка из реестра.
Да, он удостоверяет личность гражданина. Вполне возможно. что скоро перейдем на электронные паспорта. И карточка будет просто для доступа к централизованному реестру, как сейчас банковская карточка- для доступа к счету.

17.01.2013 19:41:35

Разумеется, реестр паспортного учета граждан имеется. Его ведет МВД.

Это очень легко проверяется: вы теряете паспорт, через неделю вам выдают новый. Выписка из реестра.

18.01.2013 10:00:28

не МВД, а ФМС

18.01.2013 10:04:48

Возможно, я ошибаюсь, но внутренними паспортами занимается, кажется, МВД

18.01.2013 10:36:56

Ошибаетесь, паспортные столы передали из МВД вновь созданной системе ФМС.

18.01.2013 08:35:14

Что же, слово - это выписка из словаря, по-Вашему? Даже если бы имелся полноценный реестр паспортов, а не суррогаты, Вами указываемые, то и в этом случае паспорт оставался бы паспортом, а никакой не выпиской. Как говорил в 1926 г. выдающийся документовед товарищ Сталин, кошку нужно назвать кошкой. А не выпиской из номенклатуры домашних животных.

18.01.2013 09:28:01

Я готов продолжить дискуссию, но сначала предлагаю поправить немного описание своего профиль, чтобы ваш оригинальный Ник был виден в комментариях.

18.01.2013 09:38:16

Как Вам угодно.

18.01.2013 09:53:26

Спасибо!

Не "мне угодно", а есть просто некоторые общепринятые правила общения... И оформления документов smile:)

18.01.2013 09:55:39

Конечно. Только на данном ресурсе, как это часто, к сожалению, бывает, способ их приведения в действие не вполне очевиден.

18.01.2013 10:06:14

Должен с вами согласиться. Я еще раз (не первый со своей стороны) передам это замечание сисадмину.

18.01.2013 10:08:17

А когда Вы еще что-нибудь теоретическое заявите на тему документности - чтобы в пух и в прах Вас разнести уже?

18.01.2013 10:13:39

А разве еще не разнесли? smile:)

18.01.2013 10:07:26

Предлагаю обсудить определение, а не долги, реестры и паспорта.
Андрей предложил:"Документ — информационный объект, являющийся компонентом информационной системы"
Попробуем упростить:"Документ- информационный компонент информационной системы", теперь видно, что с левой стороны не хватает слова Информационный, добавим его, получилось: "инф документ- инф объект инф системы".
Теперь, понятно, что "инф" лишнее, можно сократить, получим после очистки "документ-объект системы". Такое определение трудно оспорить, но это определение, какое-то не живое, нужно развить.
Ключевое слово "система", о какой системе идет речь? Конечно, о системе деятельности. Получаем - "документ-объект деятельности". И дополнительный штрих, несколько конкретизировать: заменить "объект" на "средство".
В сухом остатке: документ - средство деятельности.
Используя документ можно хранить сведения, передавать сведения, разрабатывать новые документы и принимать решения, на основании сведений в документе.

18.01.2013 10:12:11

Определение замечательное. Однако средств деятельности множество, и конкретно-уникальную специфику документа среди них (если она имеется) данное определение совершенно не выражает. Кстати, как по-Вашему, деньги (банкноты) - это документы?

18.01.2013 13:32:07

Шигона, "конкретно-уникальную специфику документа ... не выражает"
1. главным в определении является система, в которой реализуется документ - деятельность.
2. документ - средство, в определении не указано, управления деятельностью.

Про банкноты нет смысла рассуждать. Если не ясен контекст деятельности применения банкнот, то варианты м.б. самые разные.

18.01.2013 14:08:11

Вы, очевидно, пытаетесь модифицировать широко известную формулировку А.С. Лаппо-Данилевского о документе как продукте человеческой деятельности. Продукт - да, но средство ли? Деятельностью управляют многие средства, включая инстинкты и чувства. Они - тоже документы?

19.01.2013 13:15:52

1. У меня есть товарищ Лаппо НП, он как-то сказал, что если есть продукт, то у него должен быть потребитель, использующий продукт в качестве средства. Примеров уйма, возьмем уже замусоленный паспорт в качестве продукта и попытаемся предъявить его в качестве средства удостоверения личности. Как думаете, получится?
2. Деятельностью, по мнению СЛ Рубинштейна и АН Леонтьева, управляет сознание. Инстинкты и чувства, а также сознание - это средства управления и реализации деятельности.
"инстинкты и чувства. Они - тоже документы?" - вынужден повториться: нужен контекст использования.
И еще хочется добавить в предыдущий ответ.
Цитата "и конкретно-уникальную специфику документа среди них (если она имеется) данное определение совершенно не выражает" - оно (определение) конкретику и не обязано выражать. Конкретику определяет содержание (представление о) деятельности, где используется документ.

18.01.2013 10:25:10

Я отлично понимаю условность формулировки

"Документ — информационный объект, являющийся компонентом информационной системы"

В том числе и явное присутствие тавтологии в ней. Разумеется, над формулировкой нужно работать и уточнять ее.
Тут я хотел лишь сделать акцент на самой идее, поэтому даже специально оставил два раза "информационный"
Пост - это все же не диссертация, и даже не автореферат.

А вот со всеми вашими последующими логическими заключениями со слов "попробуем упростить" я не согласен. К и не согласен отностительно того, что "оставим реестр". "Реестр документов" - это тоже ключевое понятие, без него нельзя.

18.01.2013 14:24:57

А я бы чуть-чуть повернула определение "Документ- информационный объект, являющийся компонентом системы обмена и использования информации(при осуществлении любого вида деятельности), принятой на момент действия документа.
Тогда мы получаем следствия такого определения:
Следствие 1. Документ на материальном носителе- это документ эпохи, когда принято обмениваться, хранить и использовать информацию именно в таком виде.
Следствие 2. Определение дает возможность сформулировать условия перехода к электронным(и другим машиночитаемым документам. Для успешного перехода необходимо создать систему обмена и использования информации, единицей которой будет документ в машиночитаемой форме.
Следствие 3. Оно дает направление для разработки такой системы обмена и использования информации- необходимо исследовать виды деятельности, в которых применяются документы, и сформулировать требования к применению машиночитаемых документов.
Например, ведение журнала посещаемости и успеваемости в школе. что нужно сделать, что бы перейти от ведения его в виде "Кондуита"- бумажной книги, вызывающей страх и уважение, к информационно базе в доступом чрез интернет. И т.д.

18.01.2013 10:30:32

Александр, математические действия над определениями - занятная штука, но при этом полностью меняется суть smile:)

Андрей предложил определение "Документ - это объект (компонент) некой документальной системы". Т.е. вне такой системы документ существовать не может. Хочу дождаться определения документальной системы smile:)

18.01.2013 12:28:02

Сергей, утверждение: «документ - часть документальной системы» сужает предмет до границ системы документации и создается впечатление, что СД является центром вселенной, а значит, вся суета с документами существует на благо СД.
Это не так. Документы и системы документации существуют для обеспечения деятельности.

18.01.2013 12:34:10

Именно!

Я как раз противник такой точки зрения, поэтому в данном споре выступил как оппонент Андрея. Еще раз процитирую самого себя smile:)

Цитата
Моя позиция такова: наличие системы - не есть обязательный атрибут документа, от которого зависит юридическая значимость документа.

18.01.2013 12:47:16

Ну понятно, мы с Сергеем в Ленинград не летим! Отправим в Ленинград Андрея! smile:D

18.01.2013 13:15:03

Не спешите со своим позиционированием. Возможно, придется срочно ехать в аэропорт, чтобы догонять поезд smile:)

18.01.2013 15:34:42

Написал продолжение: http://www.pcweek.ru/ecm/blog/ecm/4207.php

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии