НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Документ как компонент документальной системы

Андрей Колесов
18.01.2013 15:23:40

Это - продолжение "размышлений о природе документа", начатых еще более года назад, а затем, после долгого перерыва, продолженных во вчерашнем посте "Документ – это информационный объект информационной системы".

В комментариях экспертов мои тезисы подверглись критике и даже неприятию. Тем не менее само наличие реакции – ободряет.
И тут нужно сделать некоторые замечания

1. Эти теоретические соображения я решил привести не для того, что просто "потеотетизировать". Они появились, как поиск решения чисто практических задач, которые сегодня, на мой взгляд, нашей практикой не решаются или решаются очень слабо. В том числе связанных с долгосрочным и вечным хранением документов, с обеспечением юридической значимости документов и пр.

2. Читателям и оппонентам нужно понимать, что тут приведены лишь тезисы на уровне идей и самых общих гипотез. Отлично вижу тавтологию в формулировках (более того – специально ее использую, что заострить ключевые точки). Призываю не путать краткие посты с выверенной диссертационной работой.

По этому поводу хочу напомнить очень точно отражающую ситуацию место из "Трех мушкетеров" (глава – "Диссертация Арамиса"), и даже советую перечитать ее – там многие вещи очень точно отмечены:



В чем мне видится основная проблема нашего отечественного документоведения?
Проблема в том, что документ рассматривает как некоторая самодостаточная сущность, которая может существовать (простите за тавтологию) сама по себе, в отрыве от окружающей среды.

При этом в разговорах о том, что "такое документ" делается акценты на какие-то формальные аспекты, но совершенно упускается вопрос – "для чего он нужен". А без ответа на этот вопрос, обсуждение становится просто бессмысленным.

Во вчерашней дискуссии Шигона Поджогин привел такой тезис:

Цитата
Как говорил в 1926 г. выдающийся документовед товарищ Сталин, кошку нужно назвать кошкой. А не выпиской из номенклатуры домашних животных.


Товарищ Сталин в данном случае был совершенно прав. Но не прав г-н Поджогин, проводя аналогию между кошкой и документом. Кошка – это живое существо, субъект, существующий сам по себе, не зависимо от людей, которые их заносят или не заносят в каталог домашних животных.
Документ же вне человеческого общества, в отрыве от него, не может существовать в принципе. Документ может существовать только ровно в той мере, насколько он выполняет функции, возложенные на него человеком. Если он не выполняет такие функции – это не документ.

Что-то вроде: компьютер в руках дикаря – кусок железа, не более того.

Итак, разговор о документе нужно начать – для чего он нужен. Именно такой формулировкой заканчивалась моя статья декабря 2011 года Размышления об эталонной модели документа:

Цитата
Документ — информационный объект, содержащий сведения в зафиксированном виде и специально предназначенный для их передачи во времени и пространстве.


Повторю еще раз:
предназначенный для передачи сведений во времени и пространстве.

Если он этой функции не выполняет – это не документ.

Тут, наверное, нужно уточнить еще один вопрос – "для передачи от кого кому?".
Я бы предложил ответить так: между людьми. Именно между людьми.

Хотя, можно поговорить и о расширенном варианте толкования – "и между информационными система". Но сейчас лучше "неодушевленные" объекты не рассматривать.

В результате получается, что главными свойствами документа является его "доступность" и "понимаемость".

Я это к тому, что долговая расписка или завещание, которое спрятано в неизвестном никому месте, или даже просто валяющая на чердаке старинного дома среди разного барахла, документами не являются.

Чтобы стать таковым они должны стать доступными человеку.
Но этого тоже не достаточно.
Они (их содержание) должны быть понятыми человеком.

(Помните, классический сюжет из фильма "Свинарка и пастух", когда Глаша не могла прочитать письмо на незнакомом ей языке?)

А уж потом возникают вопросы по подлинности документа, его значимости и пр…

Далее возникает вопрос: что же обеспечивает все эти функции документа? А именно – возможность "передачи сведений во времени и в пространстве между людьми".

Обеспечивают это наличие соответствующих средств, которые в комплексе можно назвать "документальной системой".
Такая система и такие средства есть всегда, в том или ином виде.

При этом принципиально неверным является тезис о том, что для работы с бумажными документами человеку не нужны никакие средства и системы.
Такое представление – неверно.

Для работы с бумажным текстовым документом человеку как минимум нужны глаза и знания (грамотность, знание языка) для понимания содержания документа. Иногда нужны и более специальные вещи – очки, лупа.
Судье, для оценки юридической значимости документа, нужные более специальные знания… Очень часто – мнение экспертов.

Тут, кстати, можно сказать о процедуре приобщения судом документов к делу.
Это очень хорошо показывает, что для превращения "бумаги" (сколь угодно считаемом ее владельцем юридически значимой) в документ, значимый для суда, требуется специальное решение судьи. Только после этого "бумага" превращается в "документ".

Таким образом, получается, что свои функции документ может выполнять только при наличии той или иной документальной организационно-технической системы…
Компонентом, которой он является.

Получается что-то вроде такое схемы



Обратите внимание: люди взаимодействую с документами только через систему (глаза, очки) и взаимодействуют между собой (документами) – тоже только через систему…

Комментариев: 20

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

18.01.2013 16:04:47

Повторю свой сегодняшний коммент к упоминаемой дискусии (такое ощущение, что он проскользнул незамеченным)
А я бы чуть-чуть повернула определение "Документ- информационный объект, являющийся компонентом системы обмена и использования информации(при осуществлении любого вида деятельности), принятой на момент действия документа.
Тогда мы получаем следствия такого определения:
Следствие 1. Документ на материальном носителе- это документ эпохи, когда принято обмениваться, хранить и использовать информацию именно в таком виде.
Следствие 2. Определение дает возможность сформулировать условия перехода к электронным(и другим машиночитаемым документам. Для успешного перехода необходимо создать систему обмена и использования информации, единицей которой будет документ в машиночитаемой форме.
Следствие 3. Оно дает направление для разработки такой системы обмена и использования информации- необходимо исследовать виды деятельности, в которых применяются документы, и сформулировать требования к применению машиночитаемых документов.
Например, ведение журнала посещаемости и успеваемости в школе. что нужно сделать, что бы перейти от ведения его в виде "Кондуита"- бумажной книги, вызывающей страх и уважение, к информационно базе в доступом чрез интернет. И т.д.

19.01.2013 17:03:42

Цитата: "Документ- информационный объект, являющийся компонентом системы обмена и использования информации(при осуществлении любого вида деятельности), принятой на момент действия документа.»
Анализ
Информационный – слово информационный, вместо определения – затуманивает. У этого слова порядка 200 определений. Пока удалим.
Объект – это на что направлена деятельность (из философии).
(из ГОСТ) Объект деятельности: Объект (процесс), состояние которого определяется поступающими на него воздействиями человека (коллектива) и, возможно, внешней среды.
Объект – документ??? Если это так, то из канцелярии мы никогда не выйдем! Нужно расширить «горизонт». Объектом управления д.б. сама деятельность во имя которой ведется обработка документов. Например, деятельность, связанная с полетом на Марс. Конечно, там найдется место и для канцелярии, которая будет заниматься документационным обеспечением полета на Марс. Нам нужно, чтобы документы были средством управления полета на Марс, а не документом. На документах мы ни куда не улетим. Меняем объект на средство управления.
являющийся компонентом – без этих слов можно обойтись, убираем.
системы обмена и использования информации – нам нужна не система обмена и использования информации, а нужна система управления, заменяем.
(при осуществлении любого вида деятельности) – деятельность – ключевое слово, его нужно вынуть из скобок.
«Любой вид» к слову деятельность ничего не прибавляют, их можно убрать.
«Осуществление» определяет активность, деятельность сама по себе активное слово. Можно убрать.
Смотрим, что получилось.
Документ - средство, системы управления деятельностью.

19.01.2013 18:04:04

Вы все время пытаетесь остаться в рамках задач организационно-распорядителного документооборота.

Вот у меня дома хранится второй экземпляр рукописи моей кандидатской диссертации. Он никак не относится к решению задачи управления деятельности.
А рукописи Пушнина, хранящиеся в музеях и архивах.

А статьи, которые я пишу и отправлю в редакцию?

19.01.2013 19:39:15

«пытаетесь остаться в рамках задач организационно-распорядителного документооборота». Не думал, что рассуждения об управлении деятельностью с применением документов проецируется только на ОРД. Область деятельности, связанная с ОРД, самая запущенная с точки зрения систематизации (системности) и, соответственно, автоматизации. Определения типа «время и пространство» способствуют созданию непоняток.
«второй экземпляр рукописи моей кандидатской диссертации … никак не относится к решению задачи управления деятельности»
Даже очень как относится! Сначала планировалась деятельность по разработке, потом защите и, самое приятное, обмыванию. На утро встал вопрос, куда девать второй экземпляр. Было два варианта или три. Ну т.д. Сейчас, во время очередной уборки каждый раз встает сакраментальный вопрос «быть или не быть? Второму экземпляру».
Рукописи Пушкина и диссертация, конечно довольно разные вещи, однако, сейчас состояние деятельности, связанной с документами одинакова – хранение. И хранением нужно управлять.
Статьи и редакция, это уже не хранение, а самое интересное управление деятельностью, связанной с реализацией жизненных потребностей.

19.01.2013 14:06:21

Андрей, как бы это мягче спросить, глаза принадлежат документальной системе?
"люди взаимодействуют с документами только через систему (глаза, очки)"

19.01.2013 14:34:07

В какой-то степени, да, именно так. Система без человека не может существовать.

19.01.2013 17:21:46

Андрей, что- нашло на меня, не сдержусь.
"Документ — информационный объект, содержащий сведения в зафиксированном виде и специально предназначенный для их передачи во времени и пространстве."
Больше всего мне нравится "предназначенный для их передачи во времени и пространстве".
Фантастику - в жизнь! Документ у нас уже есть, осталось найти машину времени для осуществления основного назначения документа - передать его в темное прошлое, чтобы им там объяснить что делать не надо, или в светлое будущее - где мы деньги зарыли.
Может быть по проще: специально предназначенный для взаимодействия субъектов и объектов деятельности.

19.01.2013 18:00:05

Ничего особенного в формулировке "во времени и в пространстее" не вижу. Мы живет в четырехмерном физическом пространстве - три координаты собственно пространства и время.
Коммуникационные средства - передача в пространстве
Хранение - во времени.

Функция взаимодействия субъектов - это частный случай использования документов.

Например, есть документ под названием "Великая Хартия Вольностей" подписанная английским королем Джоном Безземельным в 13 веке. Вообще-то, этот документ не предназначен для взаимодействия субъектов... Но предназначен, в том числе, для передачи некоторые сведений от поколения к поколению

19.01.2013 18:26:43

Когда речь идет о пространстве-времени, то никакие поколения не нужны. Достаточно стрельнуть куда нибудь документом и все. Использование кем-либо не предполагается.
Тогда вместо пространства-времени лучше написать - на деревню дедушке, это будет всем понятно и не будет вызывать иллюзий в России, зато это будет наш ответ на их рекордс, пусть попробуют перевести.
"Функция взаимодействия субъектов - это частный случай использования документов." полный одобрямс. Только нужно учесть, что взаимодействие не заключается только в обмене документами, а и в выполнении действий самостоятельно, но гармонично.

21.01.2013 11:31:10

Цитата
Тут, кстати, можно сказать о процедуре приобщения судом документов к делу.
Это очень хорошо показывает, что для превращения "бумаги" (сколь угодно считаемом ее владельцем юридически значимой) в документ, значимый для суда, требуется специальное решение судьи. Только после этого "бумага" превращается в "документ".

Считаю приметой нашего времени умение уверенно говорить о вещах, о которых не имеешь представления. Снисходительно отношусь к разговорам непрофессионалов о футболе или воспитании детей, но становлюсь крайне нетепимым, когда речь идет о праве.
Андрей, Вы смешали в кучу совершенно разные понятия. Думаю, что это произошло из-за того, что у Вас нет юридического образования. У меня оно есть, поэтому постараюсь популярно все объяснить.
На обывательском уровне не различают гражданское, уголовное, арбитражное, административное судопроизводство, используя вместо этого некое собирательное понятие "суд". В своем примере я буду говорить о гражданско-правовых отношениях между двумя субъектами хозяйственной деятельности.
Стороны заключили сделку в простой письменной форме путем оформления бумажного документа. Договор был составлен в двух экземплярах, подписан надлежащими лицами, "проштампован" печатями, и передан на хранение сторонам. Бумажный договор, содержащий печати и подписи сторон, является ДОКУМЕНТОМ? Да, безусловно. Требуется ли какое-то решение суда, чтобы эта "бумага" стала "документом"? Нет, ибо соблюдена простая письменная форма сделки. Итак, у сторон уже есть на руках ДОКУМЕНТ.
Идем далее. Одна из сторон не выполнила свои обязательства, другая сторона исчерпала все возможности для досудебного разрешения спора и обратилась в АРБИТРАЖНЫЙ СУД с иском. В подтверждение своей позиции истец предоставил свой экземпляр бумажного договора. В рамках производства этот документ будет называться ДОКАЗАТЕЛЬСТВОМ. Суд может не принять документ, как ДОКАЗАТЕЛЬСТВО, если по мнению суда, оно де является ОТНОСИМЫМ (ст.67 АПК) или не является ДОПУСТИМЫМ (ст.68 АПК). В процессе суд производит оценку доказательств.
Статья 71. Оценка доказательств
1. Арбитражный суд оценивает доказательства по своему внутреннему убеждению, основанному на всестороннем, полном, объективном и непосредственном исследовании имеющихся в деле доказательств.
2. Арбитражный суд оценивает относимость, допустимость, достоверность каждого доказательства в отдельности, а также достаточность и взаимную связь доказательств в их совокупности.
3. Доказательство признается арбитражным судом достоверным, если в результате его проверки и исследования выясняется, что содержащиеся в нем сведения соответствуют действительности.
4. Каждое доказательство подлежит оценке арбитражным судом наряду с другими доказательствами.
5. Никакие доказательства не имеют для арбитражного суда заранее установленной силы.
6. Арбитражный суд не может считать доказанным факт, подтверждаемый только копией документа или иного письменного доказательства, если утрачен или не передан в суд оригинал документа, а копии этого документа, представленные лицами, участвующими в деле, не тождественны между собой и невозможно установить подлинное содержание первоисточника с помощью других доказательств.
7. Результаты оценки доказательств суд отражает в судебном акте, содержащем мотивы принятия или отказа в принятии доказательств, представленных лицами, участвующими в деле, в обоснование своих требований и возражений.

Поэтому не стоит путать между собой понятия ДОКУМЕНТА и ДОКАЗАТЕЛЬСТВА.
ДОКУМЕНТ - это фиксация юридического факта. Доказательство - это материальные объекты (в том числе ДОКУМЕНТЫ), показания сторон, которые сторона предоставила для подтверждения своей позиции. Суд может принять или не принять их как ДОКАЗАТЕЛЬСТВО.

21.01.2013 12:00:56

Да, я ошибся в судебных терминах, но по сути считаю себя правым.

Да, суд преобразует бумагу в доказательство, а не в документ. Но на самом деле происходит вот что.

В суд поступает некий внешний документ и судебная система принимает решения о том, удовлетворяет ли ее требованиям этот внешний документ. Если "да", то документ принимается к качестве документа данной, принимающей системы.

Суть же вопроса именно в этом:
Вы сколько угодно можете называть хранимый у себя документ юридически значимым, но пока суд не примет конкретное решение, эта юридическая значимость будет иметь место только в вашем личном представлении.

21.01.2013 12:24:05

Цитата
Вы сколько угодно можете называть хранимый у себя документ юридически значимым, но пока суд не примет конкретное решение, эта юридическая значимость будет иметь место только в вашем личном представлении.

Юридическая значимость договора между Вами и, скажем, оператором сотовой связи тоже подтверждена судом? Или этот документ не является юридически значимым?

21.01.2013 12:33:26

Юридическая значимость - это ПОТЕНЦИАЛЬНАЯ возможность наличия юридических последствий.

Этот термин нужно уточнять и переосмысливать.

Я не знаю является ли этот договор юридически значимым для суда. Это может решить только суд.
Я же могу лишь надеяться и повышать вероятность такого признания. Но мы НИКОГДА не достигнем 100%.

21.01.2013 13:29:04

Я не буду комментировать Ваши выводы, поскольку они основаны не на российском гражданском праве, а на Вашем бытовом представлении о нем. К сожалению, недостаточно прочитать пару кодексов, чтобы делать выводы, нужно классическое юридическое образование. Впрочем, это блог, а не ответ студента на экзамене по гражданскому - никто оценку не поставит smile:)

21.01.2013 13:33:45

С.Б.:

Цитата
Считаю приметой нашего времени умение уверенно говорить о вещах, о которых не имеешь представления.


+100

Кроме того, гуманитарное знание создает у говорящего ощущение всемогущества. Если бы уважаемый автор поста вел на этом уровне разговор об устройстве радиоприемника, почему он, мол, по его мнению, разговаривает человеческим голосом, стоял бы гомерический хохот.

21.01.2013 13:59:28

Александр, техническое образование - это тоже своего рода "профессиональная деформация" сознания.
Юридическое образование у меня второе, поэтому гуманитарные знания давались нелегко. На экзамене по уголовному праву повеселил преподавателя. Она поинтересовалась, кто я по первой специальности. Когда ответил, что инженер, она выдохнула устало: "Понятно все с вами. Вы [технари] вечно, не зная, пытаетесь формулу вывести". В тоже время гуманитариям второе гуманитарное юридическое давалось легче - они уже были подготовлены к усваиванию такого рода информации.

21.01.2013 14:34:57

Сергей, я имел ввиду главного автора поста, виноват, если был не так понят.

Я имел ввиду не образование авторов, а предмет разговора, который создает иллюзию "свободы творчества", в отличие от естественных и технических наук, где такого рода творчество быстро получает адекватную оценку.

21.01.2013 14:41:55

Александр, я Вас понял правильно smile:)
На мой взгляд, иллюзию свободы творчества создает не предмет разговора, а аудитория. PC Week читают преимущественно технари, они разбираются в устройстве радиоприемника, но имеют бытовые представления о праве и документоведении. Если бы PC Week массово читали юристы и документоведы, то некоторые высказывания, прозвучавшие здесь, вызвали бы более бурную реакцию, нежели в Вашем примере про говорящим "человечьим голосом" радиоприемник.

21.01.2013 14:54:41

Разумно

21.01.2013 18:35:24

Должен сказать, что у меня нет гуманитарного образования. МИФИ. к.т.н.. кандидатский реферат по философии - "Философские категории кибернетеки"

И еще я хочу напомнить, что в комментариях все же, согласно правилам Форума, должны обсуждать тексты, а не личности авторов.

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии