НовостиОбзорыСобытияIT@WorkРеклама
Документооборот/ECM:

Блог

Документ как компонент документальной системы

Это - продолжение "размышлений о природе документа", начатых еще более года назад, а затем, после долгого перерыва, продолженных во вчерашнем посте "Документ – это информационный объект информационной системы".

В комментариях экспертов мои тезисы подверглись критике и даже неприятию. Тем не менее само наличие реакции – ободряет.
И тут нужно сделать некоторые замечания

1. Эти теоретические соображения я решил привести не для того, что просто "потеотетизировать". Они появились, как поиск решения чисто практических задач, которые сегодня, на мой взгляд, нашей практикой не решаются или решаются очень слабо. В том числе связанных с долгосрочным и вечным хранением документов, с обеспечением юридической значимости документов и пр.

2. Читателям и оппонентам нужно понимать, что тут приведены лишь тезисы на уровне идей и самых общих гипотез. Отлично вижу тавтологию в формулировках (более того – специально ее использую, что заострить ключевые точки). Призываю не путать краткие посты с выверенной диссертационной работой.

По этому поводу хочу напомнить очень точно отражающую ситуацию место из "Трех мушкетеров" (глава – "Диссертация Арамиса"), и даже советую перечитать ее – там многие вещи очень точно отмечены:



В чем мне видится основная проблема нашего отечественного документоведения?
Проблема в том, что документ рассматривает как некоторая самодостаточная сущность, которая может существовать (простите за тавтологию) сама по себе, в отрыве от окружающей среды.

При этом в разговорах о том, что "такое документ" делается акценты на какие-то формальные аспекты, но совершенно упускается вопрос – "для чего он нужен". А без ответа на этот вопрос, обсуждение становится просто бессмысленным.

Во вчерашней дискуссии Шигона Поджогин привел такой тезис:

Как говорил в 1926 г. выдающийся документовед товарищ Сталин, кошку нужно назвать кошкой. А не выпиской из номенклатуры домашних животных.

Товарищ Сталин в данном случае был совершенно прав. Но не прав г-н Поджогин, проводя аналогию между кошкой и документом. Кошка – это живое существо, субъект, существующий сам по себе, не зависимо от людей, которые их заносят или не заносят в каталог домашних животных.
Документ же вне человеческого общества, в отрыве от него, не может существовать в принципе. Документ может существовать только ровно в той мере, насколько он выполняет функции, возложенные на него человеком. Если он не выполняет такие функции – это не документ.

Что-то вроде: компьютер в руках дикаря – кусок железа, не более того.

Итак, разговор о документе нужно начать – для чего он нужен. Именно такой формулировкой заканчивалась моя статья декабря 2011 года Размышления об эталонной модели документа:

Документ — информационный объект, содержащий сведения в зафиксированном виде и специально предназначенный для их передачи во времени и пространстве.

Повторю еще раз:
предназначенный для передачи сведений во времени и пространстве.

Если он этой функции не выполняет – это не документ.

Тут, наверное, нужно уточнить еще один вопрос – "для передачи от кого кому?".
Я бы предложил ответить так: между людьми. Именно между людьми.

Хотя, можно поговорить и о расширенном варианте толкования – "и между информационными система". Но сейчас лучше "неодушевленные" объекты не рассматривать.

В результате получается, что главными свойствами документа является его "доступность" и "понимаемость".

Я это к тому, что долговая расписка или завещание, которое спрятано в неизвестном никому месте, или даже просто валяющая на чердаке старинного дома среди разного барахла, документами не являются.

Чтобы стать таковым они должны стать доступными человеку.
Но этого тоже не достаточно.
Они (их содержание) должны быть понятыми человеком.

(Помните, классический сюжет из фильма "Свинарка и пастух", когда Глаша не могла прочитать письмо на незнакомом ей языке?)

А уж потом возникают вопросы по подлинности документа, его значимости и пр…

Далее возникает вопрос: что же обеспечивает все эти функции документа? А именно – возможность "передачи сведений во времени и в пространстве между людьми".

Обеспечивают это наличие соответствующих средств, которые в комплексе можно назвать "документальной системой".
Такая система и такие средства есть всегда, в том или ином виде.

При этом принципиально неверным является тезис о том, что для работы с бумажными документами человеку не нужны никакие средства и системы.
Такое представление – неверно.

Для работы с бумажным текстовым документом человеку как минимум нужны глаза и знания (грамотность, знание языка) для понимания содержания документа. Иногда нужны и более специальные вещи – очки, лупа.
Судье, для оценки юридической значимости документа, нужные более специальные знания… Очень часто – мнение экспертов.

Тут, кстати, можно сказать о процедуре приобщения судом документов к делу.
Это очень хорошо показывает, что для превращения "бумаги" (сколь угодно считаемом ее владельцем юридически значимой) в документ, значимый для суда, требуется специальное решение судьи. Только после этого "бумага" превращается в "документ".

Таким образом, получается, что свои функции документ может выполнять только при наличии той или иной документальной организационно-технической системы…
Компонентом, которой он является.

Получается что-то вроде такое схемы



Обратите внимание: люди взаимодействую с документами только через систему (глаза, очки) и взаимодействуют между собой (документами) – тоже только через систему…
Фото:
Бушмелев Сергей
Александр, я Вас понял правильно :)
На мой взгляд, иллюзию свободы творчества создает не предмет разговора, а аудитория. PC Week читают преимущественно технари, они разбираются в устройстве радиоприемника, но имеют бытовые представления о праве и документоведении. Если бы PC Week массово читали юристы и документоведы, то некоторые высказывания, прозвучавшие здесь, вызвали бы более бурную реакцию, нежели в Вашем примере про говорящим "человечьим голосом" радиоприемник.
Сапожников Александр
Разумно
Колесов Андрей
Должен сказать, что у меня нет гуманитарного образования. МИФИ. к.т.н.. кандидатский реферат по философии - "Философские категории кибернетеки"

И еще я хочу напомнить, что в комментариях все же, согласно правилам Форума, должны обсуждать тексты, а не личности авторов.