НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Многоуровневая схема классификации документов (стартовый вариант)

Владимир Митин
06.02.2013 15:10:43

Что такое документ? Неоднократно говорил, что лично мне давно надоели многолетние попытки некоторых авторов дать этому термину какое-либо устраивающее всех определение. Более того – считаю, что такое определение дать невозможно! Ведь юристы понимают под документом одно, бухгалтеры – другое, исследователи древних папирусов, глиняных табличек и берестяных грамот – третье, архивариусы – четвертое, создатели и пользователи СЭД – пятое, железнодорожные контролеры – шестое, госчиновники, выдающие документы, удостоверяющие личность – седьмое… Ну и так далее.

При этом все примерно понимают, о каких именно документах в том или ином случае идет речь. И никаких особых проблем (из серии “Что такое документ?”) ни у кого не возникает. Разве что у просителей, пытающихся на основании одного пакета документов получить в госучреждении новый документ (к примеру, загранпаспорт или УЭК), необходимый им для реализации той или иной цели.

Можно также упомянуть внедренцев СЭД, которые пытаются понять, какие именно документы должны создаваться, храниться, уничтожаться и передаваться в системе, которую хочет получить заказчик.

Вот для облегчения взаимопонимания между создателями, внедренцами и пользователями СЭД (СУД, СДОУ, ECM и т. д. – суть не в названии того, что создается, а в его функциональности и тех возможностях, которые создаваемая система открывает перед пользователями) я и предлагаю многоуровневую классификацию документов (см. ниже), которую набросал сегодня утром с помощью пробной версии программы Mindjet, предназначенной для создания интеллект-карт. Честно говоря, набросал я эту схему не с какой-либо глубинной целью, а просто в ходе изучения возможностей Mindjet. Ведь надо же было на чем-то потренироваться! smile:)
Поэтому предлагаемую вашему вниманию многоуровневую схему классификации документов можно рассматривать как стартовый вариант, требующий совершенствования



Понимаю, что элементы классификации, которые вы видите на экране своего монитора, планшета или смартфона, слишком мелкие. И, возможно, не все их могут разобрать. Поэтому тем, кого данная схема заинтересовала, готов выслать её в виде pdf- или jpg-файла с хорошим разрешением. Или даже в виде mmap-файла (фирменного файла Mindjet), который можно использовать для быстрого и чрезвычайно удобного редактирования этой схемы классификации (как индивидуально, так и в режиме “мозгового штурма”).

Первый уровень этой классификации (признаки, по которым можно классифицировать документы) выглядит так:

• По длительности жизненного цикла;
• По степени первичности;
• По происхождению
• По типу носителя;
• По назначению;
• По степени юридической значимости;
• По степени организованности;
• По содержанию;
• По степени внутренней организации;
• По величине авторского коллектива.

Ну а остальные уровни вы можете найти на схеме. В качестве примера документа (и приложения к нему этой классификации) рассмотрим данный пост. То, что вы видите на экране – это копия тексто-графического документа, созданного одним автором на электронном носителе. По степени организованности это неструктурированный документ (так как в нем нет явно выраженных полей). Что же касается длительности жизненного цикла данного документа, то она зависит от его актуальности. Возможно, кто-то прочтет его и сразу забудет, о чем в нем говорилось.

А других он наведет на определенные размышления и практические шаги. Например, на использование наглядных и хорошо обозримых интеллект-карт (не обязательно с помощью весьма дорогостоящей и суперфункциональной программы Mindjet, интерфейс которой переводить на русский язык в обозримом будущем никто не планирует) для составления технического задания на проектирование или модернизацию СЭД или другой системы, связанной с хранением и/или обработкой оригиналов или копий различных документов (исторических, финансовых, организационно-распорядительных, справочно-нормативных и т. д.).

Комментариев: 2

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

06.02.2013 15:32:10

Хорошая классификация, жалко не видно.
Классификация довольно универсальная, слово документ можно заменить на топор или таракан, схема останется той же, а главное и польза одинаковая. smile:D

06.02.2013 15:42:11

Цитата
слово документ можно заменить на топор или таракан, схема останется той же


Ну не совсем такой же! smile:)
Разновидностей топоров, надо полагать, меньше, а разновидностей тараканов -- больше...
Впрочем, все зависит от глубины исследования и уровня компетентности автора! smile:)

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии