НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Так что же будем делать с определениями документов, господа?

Андрей Колесов
13.02.2013 10:15:34

Разговоры о "природе документов" и об определениях документов, несмотря на заезженность темы, вызывают неизменное оживление в ECM-дискуссиях, правда, в основном за счет привлечения внимания новых участников разговора. Ветеранам темы она давно надоела – сколько можно толочь воду в ступе...

Да, проблема видится в том, что тема, вроде бы, с одной стороны, является актуальной (интерес к ней есть), но с другой – совершенно не решаемой. Стоящей на одном месте.

Но вот - пробный камень для всех наших горячих дискуссий и проверка для их участников на желание и готовность как-то вдвинуть тему с места.

Итак: вот объявление:

Цитата
19 февраля 2013 в 17.30 в Историко-архивном институте (Никольская, д.15) состоится научно-практический семинар, посвященный вопросу стандартизации терминологии отрасли и обсуждению первой редакции проекта стандарта ГОСТ Р 7.0 -2013 "СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"


Вот – тот самый Стандарт, о котором "так долго говорят большивики"…
Хороший пробный камень для проверки готовности общественности перейти от слов к делам...

Про организацию работы по мероприятию я уже писал – это больше напоминают времена "до ИТ-эпохи" и всеобщей секретности доступа к любой информации. Тем не менее, я отправил письмо-запрос (слава богу, можно было по электронной почте) с описание должности, места работы, адреса организации и пр. (хорошо еще, что не требовали справку от отсутствия у меня задолженностей по ЖКХ и многих других сведений).

И довольно оперативно получил ответ с запрошенными документами.
Не думаю, что я нарушил какие-то законы и авторские права, разместив их в общем доступе в Яндекс.Диске (это наняло минуту, считая получение адресов файлов)

Вот они:
1. I ред.-П ГОСТ-Делопроизв. и арх. дело. Термины
2. ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА к ГОСТ Р 7.0....-13
3. На бланке ТК-директору

Вот, в частности, некоторые положения их этих документов:

Цитата
ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу


8. документ (в делопроизводстве и ДОУ): Зафиксированная на материальном носителе документированная информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать и придающими ей юридическую силу
9. документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация, оформленная по установленным правилам
10. архивный документ: Материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, имеющий реквизиты, позволяющие его идентифицировать и подлежащий хранению в силу значимости носителя и информации для граждан, общества и государства.


Как видите, положение о "материальном носителе" четко фиксируется в Стандарте. На многие годы…

Вот еще (из Пояснительной записки):

Цитата
Настоящий стандарт технологически нейтрален, его возможно применять независимо от особенностей технологической среды создания документов, выполнения делопроизводственных операций и хранения документов, созданных в любой форме представления – электронной или бумажной. Возможно также применение стандарта для описания и регламентации процессов работы с документами в информационных системах электронного документооборота.

В данном документе стандартизированы термины и определения, используемые в сфере управления документами на этапе текущего делопроизводства и их архивного хранения.
Основная цель разработки стандарта - установление однозначно понимаемой и непротиворечивой терминологии для использования ее в нормативных и методических документах, научной и учебной литературе, в практической деятельности работников служб документационного обеспечения управления и работников архивов организаций, государственных и муниципальных архивов, в деятельности специалистов в области информационных технологий по разработке, внедрению и эксплуатации систем электронного документооборота

6. Сведения о соответствии проекта стандарта международному стандарту и о форме применения данного стандарта как основы разработки национального стандарта РФ
Настоящий стандарт не имеет аналогичных международных стандартов в данной предметной области.


Подписи к пояснительной записке

Цитата
Руководитель разработки стандарта –

Директор Всероссийского
научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела,
д.и.н., профессор М.В. Ларин

Исполнитель, подготовивший пояснительную записку -

Заведующий сектором стандартизации
отдела документоведения ВНИИДАД,
к.и.н., доцент, эксперт РосИСО Л.Н.Варламова


Так вот вопрос к заинтересованной в теме аудитории, в том числе той ее части, которую можно отнести к экспертному сообществу:

Что делать?

Я лично вижу такие основные варианты ответов
1. Ничего. Поскольку, так все изложено правильно.
2. Ничего. Хотя там написаны вещи, не соответствующие действительности, но подобные стандарты никакого отношение к реальной жизни не имеют. Пусть пишут там, что хотят.
3. Ничего. Хотя там написаны вещи, не соответствующие действительности, но изменить что-то в подобных стандартах мы не в силах.
4. Вмешаться в процесс обсуждения и принятия стандарта, для начала сформулировав свои возражения и отправив их "куда нужно".

Вопрос к аудитории: какой вы ответ выбираете?

P.S. Вот еще все же вопрос:

А за какой же словарь "Управление документами. Определения и термины" получил в начале этого года получил Диплом 1-й степени от Росархива коллектив авторов ВНИИДАД во главе с его директором М.В.Лариным? (см. пост Дипломантов лучших работ документоведения – на сцену!). Хоть глазком взглянуть бы…

Комментариев: 6

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

13.02.2013 13:04:52

Очень хотелось бы ответить по п.2- в таких условиях мы живем сейчас, но они там пишут "Обязательно для применения во всех документах". А я категорически отказываюсь применять эти термины(правда, не все), но я возражаю против:
-определения подлинника(Подлинник- экземпляр первый и/или единственный), т.к делет невозможным практическую работу с электронными документами. Как определить - какой экземпляр первый? Который первым был записан на диск компьютера? А при сдаче подлинника в архив сдавать целиком диск, делая такие диски для каждого документа?
Кроме того, договоры м сейчас имеют несколько экземпляров, равнозначных. И как определить, какой экземпляр -второй? И что, документ у контрагента уже не подлинник?
-Определения архивного документа как материального носителя с закрепленной на нем информацией. Это закрывает возможности электронных архивов с конвертированием форматов. А это необходимо для преемственности хранения. Технические средства будут меняться, нужно будет переконвертировать архивные документы в новые форматы.

13.02.2013 13:18:58

Тем не менее тема поста не то, какие бы вы хотели видеть Стандарт, а что вы готовы сделать для того, чтобы Стандарт был таким, как вам видится.

Что вы предлагаете делать?
Напишите ли вы отзыв на Стандарт? (в приведенных мной документах сказано, как это делать)
Пойдете ли вы на этот научно-практический семинар, чтобы высказать свое мнение?

Вот о чем речь.

13.02.2013 13:31:44

Отзыв напишу. На семинар пойти не смогу, жаль(у меня сдача техпроекта, работаю в очень плотном графике). Был бы вебинар- можно было бы повысказываться.

13.02.2013 13:42:14

Хорошо!

Жду появления других имеющих мнение по данному вопросы, пока что-то активности не видно.

13.02.2013 17:41:53

Я тоже готовлю отзыв, и на семинар постараюсь придти.

Тем временем некоторые коллеги уже выразили своё отношение к проекту стандарта. Вот мнение С.В. Дрокова: это "инновационное перерождение отраслевого стандарта в терминологический базисный фундамент единения". В своем отзыве (см. http://svdrokov.blogspot.ru/2013/02/blog-post_12.html ) он пишет:

Цитата
Следует отметить серьезную работу ВНИИДАД, который отказался от наследования понятий, представленных в бессистемном, шатком и противоречивом нормотворчестве российских законодательных актов. В этом институт проявил несомненное научное предвидение.

13.02.2013 18:08:44

Я там в комментарии спросил - где можно посмотреть собственно "Замечания и предложения" г-на Дрокова на 32 листах. Было бы интересно получить ответ, жду.

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии