Стандарт нуждается в коренной переработке, поскольку не соответствует современным реалиям с области делопроизводства и архивного дела и не обеспечивает развития данной сферы с учетом потребностей общества и существующим уже сегодня техническим возможностям.
Свой вывод я обосную ниже, но обещаю, что свои соображения доведу до сведения разработчиков стандарта и участников предстоящего его обсуждения.
В письменном виде, а также в устном – если на это у меня будет возможность (а то ведь могут и не пустить, было уже). Свои соображения на этот счет я публикую тут, чтобы получить возможные комментарии-отклики, которые готов учесть в окончательном варианте своего отзыва (разумеется, если сочту нужным).
Итак, на мой призыв проявить хоть какую-то свою позицию в отношении проблемы документационной терминологии конкретными делами, а не просто "поболтать" [spoiler] (Так что же будем делать с определениями документов, господа?), откликнулись двое – Ольга Подолина и Наталья Храмцовская. Понимая, что могу опять нарваться на рассуждения о том, что "почему неспецы лезут не в свое дело", считаю себя просто обязанными составить им компанию.
Во-первых, как-то даже неловко, что из всего множества участников наших обсуждений, на это дело решились только представительницы "слабого пола".
Во-вторых, я про свое участие в этом деле решил изначально, как только узнал о существовании данного проекта.
Теперь мои замечания в тезисном изложении на основе имеющийся у меня документов:
1. I ред.-П ГОСТ-Делопроизв. и арх. дело. Термины
2. ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА к ГОСТ Р 7.0....-13
Вот тезисы-обоснования:
1. В пояснительной записке говорится
| Стандарт разработан взамен действующего ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Стандарт устанавливает значения терминов, отражающих терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела, с учетом терминов базового стандарта по управлению документами ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, разработанного на основе международного стандарта ISO 15489-1:2001 «Information and documentation. Records management. General» |
К сожалению, нужно сказать, что стандарт ISO 15489-1:2001 сегодня уже нельзя назвать соответствующим современным реалиям. Проблема заключается еще и в том, что в русском переводе (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007) был допущен ряд принципиальных методических неточностей или даже ошибок.
Авторы явно не учитывают появление более современных международных стандартов и работ в этой области.
К сожалению, авторы нынешнего проекта ничего не говорят о концепции своей работы, не указывать ключевые новшества нового варианта Стандарта. Непонятно – чем он отличается от предыдущих, такого анализа в работе нет.
2. В пояснительной записке говорится:
| Настоящий стандарт технологически нейтрален, его возможно применять независимо от особенностей технологической среды создания документов, выполнения делопроизводственных операций и хранения документов, созданных в любой форме представления – электронной или бумажной. Возможно также применение стандарта для описания и регламентации процессов работы с документами в информационных системах электронного документооборота |
Этот тезис является неверным. Стандарт по-прежнему ориентирован на бумажную форму представления документов и по ряду весьма принципиальных вопросов не может в полной мере использоваться для работы с электронными документами с использованием современных информационных систем (об этом будет сказано ниже).
| В данном документе стандартизированы термины и определения, используемые в сфере управления документами на этапе текущего делопроизводства и их архивного хранения. |
Формулировки данного стандарта уже не соответствуют современной практике. Они фиксируют унаследованные представления, которые мешают развитию делопроизводства и архивного дела.
3. В пояснительной записке говорится:
| Положения проекта стандарта соответствуют действующему законодательству Российской Федерации в сфере информации, документации, архивного дела и национальным стандартам Российской Федерации по управлению документами |
Это неверно! Что и будет показано ниже (по поводу определения документа). Есть законы, которые противоречат данному Стандарту.
С этим тезисом лишь в определенной мере можно согласиться , но проблема заключается в том, что многие положения в унаследованных нормативных документах сегодня уже не соответствуют сегодняшним реалиям и нуждаются в переработке.
| Настоящий стандарт не имеет аналогичных международных стандартов в данной предметной области. |
Это утверждение является неверным. Такие стандарты есть, работы в этой области ведутся постоянно, поскольку это является актуальной и динамически развивающейся сферой.
Вот один из последних, авторитетных примеров:
Многоязычный словарь архивной терминологии (свыше 300 терминов), представленный в августе 2012 года,
на конгрессе Международного Совета Архивов в Брисбене (Австралия), проект http://www.web-denizen.com/
4. Ключевым понятием всего Стандарта является понятие "документ". В этом план принципиальной ошибкой данной работы является отсутствие обсуждения в ней вопросы "для чего нужен документ", какие задачи решаются с его помощью и кем.
Без ответа на этот вопрос, без проведения соответствующего анализа нельзя говорить о том, что изменилось в нашем понимании "документа" за последнее время, в основном за счет появления качественно новых средств работы с документами. Без такого анализа просто невозможно внести качественно новые формулировки по данной предметной области в соответствии с новыми реалиями и перспективами развития ситуации.
5. Главная, принципиальная ошибка Стандарта, которая сразу делает его не соответствующим современной действительности зафиксирована в п. 3.1.8
| 8. документ (в делопроизводстве и ДОУ): Зафиксированная на материальном носителе документированная информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать и придающими ей юридическую силу |
Тезис "зафиксированная на материальном носителе" является принципиально неверный, взятым из "докомпьютерных", бумажных времен. Он сразу же фактически перечеркивает возможность использование "электронных документов", компьютерных информационных систем, современных средств коммуникаций и хранения информации.
Это положение уже достаточно давно признано ошибочным мировым экспертным сообществом, что зафиксировано в ряде официальных международных документах.
Для примера сошлюсь на международный проект http://www.web-denizen.com/ (это тема обсуждалась тут: http://www.pcweek.ru/ecm/blog/ecm/3427.php)
Вот какие определения Document там приведены в английском варианте:
| A single archival, record or manuscript item. Usually physically indivisible. Recorded information or object which can be treated as a unit. 1) Recorded information regardless of medium or characteristics; 2) A single item. An indivisible unit of information constituted by a message affixed to a medium (recorded) in a stable syntactic manner. A document has fixed form and stable content. |
Обратите внимание: везде говорится о "фиксации содержимого", но без уточнения – как именно это делается.
А вот что говорится в определении Electronic Record (электронный архивный документ):
| Information that has been captured and fixed for storage and manipulation in an automated system and that requires the used of the system to render it intelligible by a person. A record created, communicated and/or maintained by means of electronic equipment. Although this term can refer to analogue materials (eg videotapes), it generally refers to records held in digital form on magnetic or optical computer storage media. Data or information that has been captured and fixed for storage and manipulation in an automated system and that requires the use of the system to render it intelligible by a person. Records that are encoded for manipulation by a computer. A record which is in electronic form. Records on electronic storage media; Syn.: machine-readable records/archives |
Более того, положение о "зафиксированная на материальном носителе" не соответствует российскому законодательству.
Вот ссылка (http://www.garant.ru/news/269983/)
| Президент РФ подписал Федеральный закон от 29 июля 2010 г. № 227-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг". Документ устанавливает единую терминологию в отношении электронного документооборота как в сфере связи и телекоммуникаций, так и в сфере госуслуг. В частности, теперь в российском законодательстве дано определение термина "электронный документ". Это документированная информация, представленная в электронном виде, т.е. пригодном для восприятия человеком с использованием ЭВМ, а также для передачи по информационно телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. |
6. Указанная ошибка в определении документа, а фактически – в понимании сути и назначении документа, влечет за собой целый ряд методических проблем в Стандарте в целом. В частности, это касается вопроса "подлинника документа" и ряда других.
7. К сожалению, авторы Стандарта в принципе обошли вниманием понятие, которое в зарубежной терминологии имеет название Record. А без обсуждения этого понятие невозможно решить, в частности, актуальную проблему гармонизации российский и международных стандартов, что затрудняет использование передового мирового опыта и интеграцию России в мировое архивное сообщество.
8. Я не ставлю перед собой задачу анализа всех положение Словаря и приведенных в нем терминов. Речь идет лишь о принципиальных ошибках, которые требуют переработки Стандарта в целом. Но все же из частных вопросов хотел бы обратить, например, на следующее:
| 6. архив (Нрк. архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение архивных документов с целью обеспечения их сохранности и использования |
Все же "склад" и "подразделение, управляющее складом" – это разные вещи.
==========
Я считаю, что приведенные мной аргументы достаточны для того, чтобы сделать общий вывод:
Стандарт нуждается в коренной переработке, поскольку не соответствует современным реалиям с области делопроизводства и архивного дела и не обеспечивает развития данной сферы с учетом потребностей общества и существующим уже сегодня техническим возможностям.
===============================
Вот такой вариант отзыва я предлагаю сейчас нашей читательской аудитории для обсуждения.
Окончательный вариант, я в понедельник отправлю авторам Стандарта.
Общее впечатление удручающее.
1 ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ
Настоящий стандарт устанавливает термины и дает определения понятий, используемых в области делопроизводства и архивного дела[ad1].
[ad1]Для Области применения не введено определение.Нужно раскрыть участников области ДП и АД.
Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах [ad2]документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.
[ad2]Виды нужно перечислить
2 НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ
В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ 7.0 - 99 «СИБИД. Информационно-библиотечная деятельность, библиография. Термины и определения»
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования»
3 СТАНДАРТИЗИРОВАННЫЕ ТЕРМИНЫ С ОПРЕДЕЛЕНИЯМИ
3.1. Общие понятия
1. делопроизводство: Деятельность организации по созданию, обработке, использованию и оперативному хранению документов[ad3]
[ad3]Непонятный перечень, где остальное?
2. документационное обеспечение управления, ДОУ: Отрасль деятельности[ad4], обеспечивающая документирование и организацию работы с документами и документированной информацией в управлении[ad5]
[ad4]Кто занимается отраслью деятельности
[ad5]Значит в делопроизводстве не работают с «документированной информацией»
3. управление документами: Функция организации, заключающаяся в реализации [ad6]единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации на всех стадиях жизненного цикла[ad7] документа
[ad6]Формировать политику нет необходимости? Как тогда ее реализовывать.
[ad7]Нужно назвать все стадии ЖЦД
4. архивное дело: Деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов[ad8] Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов[ad9]
[ad8]Нужно дать определение этой «сфере»
[ad9]Иными словами: Деятельность ВСЕХ со ВСЕМИ архивными документами?
5. служба делопроизводства: Структурное подразделение организации, на которое возложены функции по ведению делопроизводства[ad10], а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях организации
[ad10]Устарело
6. архив (Нрк. архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации[ad11], осуществляющее комплектование, учет, хранение архивных документов с целью обеспечения их сохранности и использования
[ad11]Устарело
7. официальный документ: Документ, созданный юридическим или должностным лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, придающим ему юридическую силу и официальный статус[ad12]
[ad12]В комментариях не нуждается.
8. документ (в делопроизводстве и ДОУ): Зафиксированная на материальном носителе документированная информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать и придающими ей юридическую силу[ad13]
[ad13]Нет слов!
9. документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация, оформленная по установленным правилам[ad14]
[ad14]Определение ни о чем!
12. документная информация: Информация, содержащаяся в документе [ad15]
[ad15]Пустое определение
13. внешние признаки документа: Признаки, отражающие форму, размер и формат документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления
14. внутренние признаки документа: Признаки, отражающие взаимосвязанность и логическую структуру текста документа и возможность отнесения самого документа к какой-либо системе документации[ad16]
[ad16]Нужно определить системы документации, иначе не понятно о чем речь.
15. носитель документированной информации: Материальный объект, используемый для закрепления, хранения и воспроизведения на нем текстовой, звуковой, изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде[ad17]
[ad17]Странный текст
16. текстовой документ: Документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма, либо любым видом специализированного программного продукта (текстовый редактор) или любой системой звукозаписи[ad18]
[ad18]В огороде бузина, а Киеве дядька.
17. письменный документ: Текстовой документ, информация [ad19]которого зафиксирована любым типом письма
[ad19]«Информация» документа не фиксируется письмом. Письмом фиксируются знаки, символы …
18. рукописный документ: Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки[ad20]
[ad20]Браво!!! Наконец-то нет информации. И сразу становится ясно о чем речь! Ловкость рук!
19. электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронно-цифровой форме[ad21] для создания и использования которого необходимы средства вычислительной техники или иные специализированные устройства для воспроизведения текста, звука, изображения
[ad21]В электронно-цифровой форме представлена не информация, а сигналы.
20. электронная копия документа: копия документа, созданная в электронно-цифровой форме[ad22]
[ad22]Пустое определение
…
41. хранение документов: Организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов[ad23]
[ad23]нет комментариев!
3.2. Делопроизводство Документирование
42. документирование: Запись информации на различных носителях [ad24]по установленным правилам
[ad24]На носителях нет возможности записать информацию. Записывают знаки, сигналы и т.п.
43. правила документирования[ad25]: Требования и нормы, устанавливающие порядок документирования
[ad25]Нужно «правила документирования[ad25]» заменить на «порядок документирования» тогда определять нет необходимости!!
44. средства документирования: Средства организационной и компьютерной техники[ad26], используемые для фиксации информации на соответствующем носителе
[ad26]А почему выше по тексту были рукописные документы?
45. система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению[ad27]
[ad27]Пустое определение. Нужно конкретно определить минимально необходимую систему классификации.
46. вид документа: Классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения
47 разновидность документа: Классификационное понятие, обозначающее документы одного вида, различающиеся сферой применения и/или особенностями оформления [ad28]
[ad28]Тут написано для людей – просто и понятно!…
59. электронная подпись: Реквизит электронного документа, используемый уполномоченным должностным лицом для придания электронному документу юридической силы[ad29]
[ad29]Электронная подпись не придает документу юр силы
60. резолюция документа: Реквизит, состоящий из надписи на документе[ad30], сделанной должностным лицом и содержащей указания по его исполнению
[ad30]Определение дано только для бумажного документа. Не учитывает возможности наличия Резолюции других документов.
61. виза документа: Реквизит, состоящий из надписи на документе[ad31], выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа
[ad31]Аналогично п.61
62. гриф ограничения доступа к документу: Реквизит документа, свидетельствующий об особом характере информации[ad32], ограничивающий круг пользователей документа
[ad32]«особый характере информации» отсутствует в действующем законодательстве.
63. гриф согласования: Реквизит документа, выражающий согласие организации или ее органа, не являющегося автором документа, с его содержанием
64. гриф утверждения: Реквизит документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию[ad33]
[ad33]Является одним из элементов …
…
70. отметка о заверении копии (документа): Реквизит документа, используемый для придания копии документа официального статуса[ad34]
[ad34]В чем разница между «официального статуса» и «придающий нормативный или правовой характер»
71. отметка об исполнении документа и направлении его в дело: Реквизит документа, содержащий в себе информацию о месте хранения документа после завершения работы с ним[ad35]
[ad35]«после завершения работы с ним» происходит уничтожение документа, а в деле документ хранится.
72. оттиск печати, печать[ad36]: Реквизит документа, представляющий собой воспроизведение на документе рисунка клише печати, используемый в целях подтверждения подлинности подписи должностного лица, стоящей на документе
[ad36]Нужно указать границы применимости печати!
73. оттиск штампа; штамп[ad37]: Реквизит документа, представляющий собой воспроизведение на документе рисунка клеше штампа, используемый для нанесения на документ отметок служебного характера
[ad37]Аналогично п.72
75. аутентичность электронного документа: Характеристика электронного документа, отражающая способность документа подтверждать[ad38] свое соответствие установленным правилам оформления и дату создания уполномоченным лицом; а также возможность идентифицировать его в системе электронного документооборота, защищенной от несанкционированного доступа [ad39]
[ad38]Документ не способен что-либо подтверждать, в документе находятся только сведения о чем-либо
[ad39]Тут написано непонятно что.
76. достоверность электронного документа: Характеристика электронного документа, заключающаяся в его способности полно и точно отражать информацию [ad40]о подтверждаемых операциях, деятельности или фактах, зафиксированных в нем; а также гарантирующая своевременность его создания лицами, достоверно знающими изложенные факты, средствами, обычно используемыми организацией, при проведении данной операции [ad41]
[ad40]Документ не способен отражать что либо, он является пассивным элементом.
[ad41]При чем тут документ? Описывается характеристика лиц …
77. целостность электронного документа: Характеристика электронного документа, подтверждающая полноту и неизменность его содержания и оформления; а также гарантирующая контроль и фиксирование по установленным правилам все вносимые в документ изменения, дополнения и удаления[ad42]
[ad42]Совершенно наоборот. Целостность – результат проверки указанных тут характеристик.
78. пригодность электронного документа для использования:[ad43] Характеристика электронного документа, в соответствии с которой его можно найти, воспроизвести и интерпретировать
[ad43]Пригодность – результат … аналогично предыдущему пункту.
79. адрес электронной почты: Данные адресата, указываемые в электронном сообщении, используемые для его пересылки по информационно-телекоммуникационным сетям, включая Интернет[ad44]
[ad44]Не точное определение
80. электронное сообщение (в делопроизводстве и управлении документами): письменное сообщение, созданное в электронно-цифровой форме для передачи [ad45]посредством информационно-телекоммуникационной сети, включая Интернет[ad46]
[ad45]Не только для передачи, а для взаимодействия а-та и а-нта, по крайней мере.
[ad46]Очень ограниченный список.
81. оформление документа: Проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования
82. формуляр-образец[ad47] документа: Формуляр документа, используемый при проектировании унифицированных форм документа в определенной системе документации
[ad47]Используется «шаблон».
83. бланк документа: набор реквизитов[ad48], расположенных в определенной последовательности и идентифицирующих автора письменного документа[ad49]
[ad48]Набор реквизитов д.б. установлен (определен).
[ad49]Наличие автора не обязательно.
84. трафаретный текст (документа): Текст унифицированной формы документа[ad50], содержащий постоянную трафаретно оформленную часть и пробелы, для заполнения его переменной части и сохраняющий грамматическую связанность естественного языка
[ad50]В разных местах используются разные термины для определения одного понятия, так низяя.
85. унификация документов: Приведение документов одного вида и наименования к единообразию по составу реквизитов, последовательности их расположения на носителе[ad51], форме представления текста документа
[ad51]Зачем это?
86. унифицированная форма документа; УФД: Совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации[ad52]
[ad52]Не универсально
87. служебное поле унифицированной формы документа: Зона унифицированной формы документа, предназначенная для закрепления ее в технических средствах хранения документов, а также нанесения специальных изображений[ad53]
[ad53]Специальных реквизитов?
88. зона унифицированной формы документа: Часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами
89. табель унифицированных форм документов: Перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов
90. альбом унифицированных форм документа: Сборник унифицированных форм документов и указания по их заполнению
91. текст документа: Информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа
92. форма представления текста документа: Логико-синтаксическая структура и пространственная организация текста документа
93. анкета: Форма представления информации в тексте документа, характеризующая один определенный объект по набору признаков и построенная в виде вопросов и ответов
[ad54]
[ad54]Попутан синтаксис и катарсис. Прежде чем давать определения нужно установить уровень представления предмета определения: сигнальный, знаковый и т.д.
94. таблица: Форма представления информации в тексте документа, имеющая упрощенную логико-синтаксическую структуру и определенную пространственную организацию, позволяющая сопоставить предметы, явления, процессы по определенному набору признаков[ad55]
[ad55]Таблица – это столбцы и строки.Это не «Форма представления информации», а форма представления текста, называется таблица или табличное представление.
95. классификатор видов документов: Классификатор, имеющий в качестве объекта классификации документы, распределенные в нем по видам и разновидностям[ad56]
[ad56]Корявый текст
96. классификатор документной информации: Обобщенное название классификаторов, объектом классификации в которых является информация, содержащаяся в документах[ad57]
[ad57]Первична деятельность, документы вторичны. Должна быть классификация деятельности и с привязкой к ней должны классифицироваться документы. Иначе получается нарушение причинно следственной связи.
Организация работы с документами
97. организация работы с документами: Организация и осуществление [ad58]документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности организации
[ad58]Вообще-то организация – это организация системы управления (нормы, правила …), а осуществление – это реализация системы управления (конкретные действия по установленным правилам)
98. документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки [ad59]
[ad59]Какой-то не завершенный перечень.
99. объем документооборота: Показатель количества документов[ad60], поступивших в организацию и созданных ею за определенный период времени
[ad60]Показатель – это наименование единиц измерения, например, килограмм. А количество – это значение, например, 10.
100. документопоток: Движение документов одного вида или назначения по определенному маршруту
101. плотность документопотока: Количество документов, проходящих через определенный участок обработки документов за единицу времени
[ad61]
[ad61]Чем отличается участок от маршрута?
102. система управления документами: Информационная система, обеспечивающая сбор и включение всех [ad62]документов организации (традиционных и электронных) в единую систему[ad63], управление ими и доступ к ним
[ad62]«Всех» документов нет возможности включить в ЕС, принципиально.
[ad63]Что такое единая система? Как она относится к СУД?
103. электронный документооборот: Документооборот, осуществляемый посредством применения системы электронного документооборота [ad64]
[ad64]Нет стабильности терминов
104. межведомственный электронный документооборот: Электронный документооборот, обеспечивающий взаимодействие систем электронного документооборота органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций[ad65]
[ad65]Неполное определение
105. система электронного документооборота; СЭД: Специализированная автоматизированная система, применяемая для создания и использования электронных документов, обеспечивающая доступ и управление ими и их сохранность[ad66]
[ad66]Уже, примерно, третье определение системы документооборота.
106. ведомственная (корпоративная) система электронного документооборота: Специализированная автоматизированная система, обеспечивающая ведомственный (корпоративный) документооборот[ad67]
[ad67]Это четвертое определение, зачем это нужно?
Но любой отзыв должен содержать обязательную фразу с общим выводом.
Из своего опыта работы (в качестве редактора с присылаемыми для публикации статьями) я знаю несколько вариантов ответа
1. В печать
2. Нет - Необходима доработка (в рамках концепции статьи)
3. Нет - статья нуждается в радикальной переработке
4. Нет - тема, не актуальная для нашего издания
Так каков же общий вывод?
И как я могу вас представить авторам Стандарта? Или вы им отправите отзыв сами?